Cos'è un PMS per le case vacanze?

Il PMS (dall’inglese Property Management System, ovvero un sistema di gestione delle proprietà) proviene originariamente dal settore alberghiero. In questa guida troverai le ragioni per cui dovresti avere un sistema di prenotazione per gestire le tue case vacanze.

Cos’è un PMS?

Un Property Management System (PMS) è un software che permette agli host, ai proprietari privati e agli amministratori di proprietà di gestire le loro proprietà in affitto online. I primi sistemi apparvero nell’industria alberghiera nei primi anni ’80 ed erano originariamente un sistema di prenotazione specializzato per riservare e fatturare le camere d’albergo. Le soluzioni moderne oggi offrono molti strumenti aggiuntivi per l’industria delle case vacanze, come mostrare le disponibilità, le prenotazioni, gestire i pagamenti e controllare la comunicazione con gli ospiti in maniera centralizzata.

PMS con Channel Manager integrato

Molti sistemi di gestione delle proprietà hanno un Channel Manager integrato che si interfaccia con altri portali di prenotazione. Il Channel Manager collega il PMS per esempio ad Airbnb, Booking.com o Vrbo, e assicura che il calendario delle prenotazioni sia sincronizzato automaticamente dopo ogni prenotazione. Questo evita gli overbooking e gli ospiti vedono sempre la disponibilità aggiornata delle camere o delle case vacanze. Nella nostra guida puoi conoscere tutti vantaggi che possono avere i proprietari di case vacanze utilizzando un Channel Manager.

Software tutto incluso basato sul sistema cloud

Queste soluzioni tutto incluso sono per lo più basate su un sistema cloud. Questo significa che gli host non devono installare un programma, un’applicazione o un’app extra sul loro computer, ma semplicemente accedere al loro account tramite un browser Internet. Le applicazioni mobili e i browser mobili permettono anche di accedere a tutte le funzioni in movimento utilizzando uno smartphone o un tablet.

Differenze tra PMS per hotel e per case vacanze

Come menzionato sopra, i sistemi di gestione della proprietà provengono dall’industria alberghiera – ma hanno grandi vantaggi anche per le proprietà in affitto per le vacanze. Tuttavia, dato che gli hotel e le proprietà in affitto a breve termine hanno caratteristiche e requisiti diversi, un buon software per hotel e soluzioni software per case vacanze differiscono l’uno dall’altro.

Queste sono le principali differenze:

1. Tipo di camera vs. intero appartamento

Un hotel può avere diversi tipi di camere, ma molte camere identiche. Quando una camera viene prenotata, ci sono spesso camere alternative disponibili. Quindi nel software dell’hotel è sufficiente definire diversi tipi di camere e poi specificare quante sono disponibili per tipo. Il numero di camere poi di solito non cambia. Inoltre, le camere d’albergo sono di solito situate nello stesso edificio o nello stesso complesso e quindi hanno lo stesso indirizzo.

Gli appartamenti o le case vacanza, invece, sono unici. Una volta che i clienti fanno una prenotazione online e prenotano un’unità, non c’è un sostituto disponibile. Un PMS per le case vacanze ha quindi bisogno della capacità di mappare ogni annuncio come una proprietà individuale. Dopo tutto, non solo le dimensioni e i servizi sono diversi, ma anche gli indirizzi. Nel corso del tempo, anche il numero di case vacanza può cambiare. Pertanto, è importante che il PMS sia flessibile anche per questi casi.

2. Account per uno o più utenti

In un hotel, diversi utenti hanno bisogno di accedere al PMS su base giornaliera (amministrazione, reception, pulizie, ecc.), quindi sono necessari più accoun. Nella gestione delle case vacanze, di solito se ne occupa solo una persona. In questo caso, avere un’applicazione mobile è utile: l’host può accedere comodamente al PMS anche mentre è in movimento dal suo smartphone. Dato che di solito non c’è una reception nelle case vacanza, un’opzione per il check-in online o il self check-in risulta anche molto utile.

3. Costi

Molti hotel appartengono a catene internazionali che gestiscono molte stanze/camere da letto. Queste aziende hanno grandi entrate e alti profitti e possono facilmente permettersi costosi PMS. Il proprietario medio di case vacanze, d’altra parte, ha da 3 a 5 unità in media. Pertanto, gli host hanno bisogno di una piattaforma economica per gestire le loro proprietà.

4. Canali di prenotazione

Ci sono anche differenze chiave nei portali di prenotazione per gli hotel e per gli affitti a breve termine. Per gli hotel, l’integrazione con le principali agenzie di viaggio online (conosciute anche come OTA) come Booking.com, Expedia o Agoda è molto importante. Per le case vacanza, portali come Airbnb, Vrbo o altri portali di nicchia sono più importanti delle OTA.

5. Integrazioni di terze parti

Le connessioni API, le integrazioni di terze parti o le interfacce con altri fornitori di software sono cruciali per i sistemi di gestione delle proprietà per hotel, ostelli e anche case vacanze. Gli hotel hanno bisogno di funzioni per il software alberghiero come i sistemi di gestione delle entrate, il software per gli ordini, il software per l’upsell, i sistemi di punti vendita e di pagamento. I proprietari di case vacanze, d’altra parte, spesso lavorano con piattaforme che automatizzano già il più possibile. Per loro, per esempio, l’integrazione di software per i prezzi dinamici, i sistemi di monitoraggio, le serrature intelligenti e l’esperienza degli ospiti sono cruciali.

Vantaggi di un PMS per le case vacanze

• Channel Manager: già fondamentale se si lavora con su piattaforme diverse.
• Calendario centralizzato: sincronizzazione dei calendari di prenotazione in tempo reale -> niente più overbooking.
• Account multipli: più utenti possono accedere contemporaneamente.
• Comunicazione con gli ospiti: comunicazione unificata messaggi in entrata e in uscita.
• Integrazioni /API: connessione a tutti i principali software e fornitori di terze parti.
• Automazione: molti flussi di lavoro e modelli possono essere automatizzati.
• Ottimizzazione: le statistiche del carico di lavoro ti aiutano a migliorare.
• Software basato sul cloud: accesso ovunque tramite qualsiasi browser web o in movimento tramite app mobile e web mobile.

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