I sistemi di gestione delle proprietà, o PMS (dall’inglese Property Management System) provengono originariamente dall'ambito alberghiero. Con il decollo del settore delle case vacanze, i PMS sono diventati uno strumento indispensabile per la gestione professionale degli affitti anche per privati o piccole attività.
Se possiedi un appartamento per vacanze e stai cercando un modo per gestire le prenotazioni degli ospiti in modo più efficiente e veloce, un sistema di gestione delle proprietà come quello offerto da Smoobu potrebbe essere la soluzione che stavi cercando. Scopri qui di seguito come e perché.
Cos'è un PMS?
Un Property Management System (PMS) è un software che permette agli host, ai proprietari privati e agli amministratori di gestire i loro alloggi turistici. I primi sistemi di gestione delle proprietà apparvero nell'industria alberghiera nei primi anni '80. Inizialmente erano specializzati nella gestione delle prenotazioni e nella fatturazione delle camere d'albergo. Le soluzioni moderne offrono molte funzioni aggiuntive, come la verifica della disponibilità, lo strumento di prenotazione, la gestione dei pagamenti e il controllo centralizzato della comunicazione con gli ospiti.
Oggi è possibile trovare sistemi di gestione delle proprietà online gratuiti, ma non tutti offrono le stesse condizioni e gli stessi strumenti essenziali. Continua a leggere per scoprire quali sono gli elementi di cui hai bisogno in un PMS per proprietari di case vacanze.
PMS con Channel Manager integrato
Molti sistemi di gestione delle proprietà, come quello di Smoobu, hanno un Channel Manager integrato che si interfaccia con altri portali di prenotazione. Il Channel Manager collega il software di gestione utilizzato a Booking.com, Airbnb o Vrbo, per citarne alcuni, e assicura che il calendario delle prenotazioni venga sincronizzato automaticamente ad ogni prenotazione. In questo modo si evita il rischio di overbooking (doppie prenotazioni). I tuoi ospiti vedranno sempre la disponibilità attuale delle camere o delle case vacanza, indipendentemente dal numero di siti di affitti su cui promuovi i tuoi annunci. Nella nostra guida sui channel manager puoi trovare maggiori informazioni sui vantaggi per gli host di affitti turistici.
Software tutto incluso basato sul sistema cloud
Queste soluzioni tutto incluso sono principalmente basate su un sistema cloud. Ciò significa che gli host non devono installare un programma, o un'applicazione aggiuntiva sul proprio computer per accedere al software di PMS, ma semplicemente accedere al proprio account tramite un browser web (e una connessione internet). Le app e i dispositivi mobili consentono inoltre l'accesso anche in movimento, tramite smartphone o tablet.
Differenze tra PMS per hotel e per case vacanze
Come menzionato sopra, i sistemi di gestione della proprietà provengono dall'industria alberghiera - ma presentano notevoli vantaggi anche per le case vacanze. Tuttavia, dato che gli hotel e le proprietà in affitto a breve termine hanno caratteristiche e requisiti diversi, un buon software di gestione PMS per hotel e uno per case vacanze differiscono l'uno dall'altro.
Queste sono le principali differenze:
1. Camera d'hotel vs. appartamento turistico
Un hotel può avere diversi tipi di camere, molte delle quali identiche. Quando una camera viene prenotata, ci sono spesso camere alternative disponibili. Per questo motivo, nel software alberghiero è sufficiente definire diversi tipi di camere e specificare quante disponibilità ci sono per ogni tipo. Di solito il numero di camere rimane lo stesso e non cambia nel corso del tempo. Inoltre, le stanze d'albergo sono solitamente situate nello stesso edificio o nello stesso complesso e quindi hanno lo stesso indirizzo.
Gli appartamenti o le case vacanze, invece, sono unici. Una volta che gli ospiti prenotano un'unità, solitamente non c'è un'alternativa disponibile nella stessa zona e allo stesso prezzo. Per questo motivo, un PMS per affitti turistici deve essere in grado di gestire ogni annuncio come una proprietà individuale. Nel corso del tempo, anche il numero di case vacanze può cambiare. Pertanto, è importante che il PMS sia flessibile e che consenta modifiche immediate.
2. Account per uno o più utenti
In un hotel, diversi utenti hanno bisogno di accedere al PMS su base giornaliera (amministrazione, reception, pulizie, ecc.), quindi sono necessari più account e un sistema che sia in grado di funzionare su più dispositivi contemporaneamente. In una casa vacanza, di solito l'amministratore è una sola persona. Il sistema di gestione delle proprietà di Smoobu permette comunque di avere account aggiuntivi, che possono essere condivisi con partner o famigliari, o anche con personale che si occupa di servizi quali la pulizia della casa vacanze. Inoltre, per la gestione delle case vacanze, avere un'applicazione mobile è essenziale: l'host può accedere comodamente al PMS anche mentre è in movimento dal suo smartphone. Dato che di solito non c'è una reception nelle case vacanza, è molto utile anche un'opzione per il check-in online o il self check-in (o arrivo autonomo).
3. Costi
Molti hotel appartengono a catene internazionali che gestiscono molte strutture ricettive. Queste società hanno entrate importanti e profitti elevati per cui si possono permettere PMS costosi. Il proprietario medio di una casa vacanza, invece, ha 3-5 unità. Per questo motivo, questi ultimi preferiscono una soluzione economica per gestire le loro proprietà turistiche.
4. Piattaforme di prenotazione
Ci sono differenze fondamentali nei portali di prenotazione per gli alberghi e in quelli per gli affitti a breve termine. Per gli hotel, l'integrazione con le principali agenzie di viaggio online (conosciute anche come OTA) come Expedia o Agoda è molto importante. Per le case vacanza, piattaforme come Airbnb, Vrbo o altri portali di nicchia come Agriturismo.it sono più rilevanti delle OTA.
5. Integrazioni di servizi terzi
Le connessioni API, le integrazioni di terze parti o le interfacce con altri fornitori di software sono cruciali per i sistemi di gestione delle proprietà per hotel, ostelli e anche case vacanze. Gli hotel hanno bisogno d'integrazioni con i diversi software di servizi alberghieri: sistemi di gestione dei pagamenti con carta di credito, software per gli ordini e per le vendite aggiuntive. I proprietari di case vacanze, d'altra parte, spesso lavorano con piattaforme che automatizzano diversi passaggi fondamentali, facilitando e ottimizzando l'amministrazione della proprietà. Per loro, per esempio, l'integrazione di software per la creazione prezzi dinamici, i sistemi di monitoraggio e le serrature intelligenti sono cruciali.
Vantaggi del PMS di Smoobu per la gestione delle tue case vacanze
- Channel manager: fondamentale se si lavora con su piattaforme di prenotazione diverse.
- Calendario centralizzato: sincronizzazione dei calendari di prenotazione in tempo reale -> niente più overbooking.
- Account multipli: più utenti possono accedere contemporaneamente.
- Comunicazione con gli ospiti: comunicazione unificata dei messaggi in entrata e in uscita.
- Integrazioni /API: connessione a tutti i principali software e fornitori di servizi terzi.
- Automazione: processi e modelli di lavoro possono essere automatizzati.
- Ottimizzazione: le statistiche sulle prenotazioni e sulle entrate ti aiutano a migliorare.
- Software basato sul cloud: accesso ovunque tramite qualsiasi browser web e in movimento tramite smartphone.