Politiche di cancellazione per affitti brevi

Le politiche di cancellazione per affitti brevi (case vacanze, bed&breakfast, agriturismi) sono una componente fondamentale per garantire il successo dell’attività, migliorare l’esperienza degli ospiti ed evitare problemi.

In questa guida completa scoprirai vantaggi e svantaggi delle diverse condizioni di cancellazione, i termini di cancellazione disponibili su Airbnb, Booking e Vrbo e i consigli su come evitare le cancellazioni degli ospiti.

Politiche di cancellazione per case vacanze

Quando iniziano a gestire una struttura ricettiva, molti gestori alle prime armi trascurano questo aspetto, ignari dei problemi che possono derivare dalla mancanza di termini di cancellazione chiari. Tuttavia, politiche di cancellazione ben ponderate sono essenziali per garantire la sicurezza finanziaria e la tranquillità di host e ospiti.

Ecco alcuni problemi che possono sorgere dalla mancanza di condizioni di cancellazione chiare.

Perdita finanziaria

L’assenza di una politica di cancellazione efficace può comportare una significativa perdita di entrate per i proprietari di case vacanza e altre strutture ricettive.

In caso di cancellazioni dell’ultimo minuto, termini di cancellazione troppo flessibili possono lasciare dei periodi difficili da colmare nel calendario delle prenotazioni. Offrire sempre e solo l’opzione di cancellazione gratuita, invece, potrebbe attirare un maggior numero di prenotazioni ma causarti delle ingenti perdite economiche.

Calo del tasso di occupazione

I proprietari di affitti brevi devono pianificare al meglio le attività quitidiane per gestire in modo efficace le loro proprietà turistiche. Le cancellazioni improvvise possono influire sulla disponibilità e sulla gestione delle risorse, come le pulizie e la manutenzione. Inoltre, possono avere un impatto sui tassi di occupazione.

Diffidenza degli ospiti

I turisti potrebbero esitare a prenotare la tua casa vacanza se, durante il processo di prenotazione online, non capiscono i termini di cancellazione. Questo può portare a un calo delle prenotazioni e a una cattiva reputazione.

Squilibrio tra flessibilità e sicurezza finanziaria

Per trovare un equilibrio tra la flessibilità necessaria per adattarsi alle mutevoli esigenze dei viaggiatori e la sicurezza finanziaria alla base della tua attività, devi stabilire una politica di cancellazione adeguata.

Le diverse politiche di cancellazione per gli affitti brevi

Come puoi vedere, le condizioni di cancellazione non sono una questione da prendere alla leggera, ma devono essere discusse e ponderate in base ai problemi reali che potrebbero sorgere.

Quindi, prima di scegliere una politica di cancellazione o un’altra, è bene dare un’occhiata ai tipi più comuni di politica di cancellazione per gli affitti vacanze. Analizzando le esigenze della tua casa vacanza, quelle del tuo gruppo target e le condizioni di ogni piattaforma di prenotazione, sarai in grado di mettere in atto la migliore politica di cancellazione per la tua attività.

Ecco una panoramica delle politiche di cancellazione più comuni.

Cancellazione flessibile

Consente la cancellazione gratuita fino a un certo numero di giorni prima dell’arrivo, con un rimborso completo del pagamento anticipato in base alla data di cancellazione.

Cancellazione moderata

Offre un rimborso completo se la cancellazione viene effettuata con un certo anticipo (di solito tra i 5 e i 14 giorni prima del check-in) e un rimborso parziale se la cancellazione viene effettuata con un preavviso minore.

Cancellazione rigida

In genere la cancellazione deve essere effettuata con un certo anticipo per ottenere un rimborso completo. Se la cancellazione viene effettuata a ridosso della data di arrivo viene offerto solo un rimborso parziale o nessun rimborso.

Cancellazione super-rigida o non rimborsabile

Questa politica offre generalmente un rimborso minimo o nullo, anche se la cancellazione viene effettuata con largo anticipo.

Termini di cancellazione su Airbnb, Booking e Vrbo

Ogni sito di prenotazione offre ai suoi host diverse spese di cancellazione. Queste variano in termini di flessibilità, periodo di cancellazione e condizioni dei termini, oltre che in base al servizio di alloggio offerto (prenotazione diretta o richiesta di prenotazione).

Ecco una panoramica delle condizioni di cancellazione tra cui scegliere su Airbnb, Booking e Vrbo.

Termini di cancellazione Airbnb

• Flessibili: i tuoi ospiti possono cancellare gratuitamente fino a 24 ore prima della data di check-in, secondo il fuso orario locale.
• Moderati: gli ospiti devono cancellare la prenotazione almeno 5 giorni prima del check-in per ottenere un rimborso completo.
• Semirigidi: rimborso completo se la cancellazione avviene almeno 30 giorni prima della data di arrivo. Rimborso del 50% se cancellano tra i 7 e i 30 giorni prima della data di arrivo alla casa vacanze
• Rigidi: cancellando tra i 7 e i 14 giorni prima del check-in, gli ospiti possono ottenere il 50% dell’apporto pagato.

Per saperne di più: dai un’occhiata alla nostra guida “Termini di cancellazione Airbnb”

Politica di cancellazione Booking.com

• Condizione super flessibile: cancellazione gratuita in qualsiasi momento prima del check-in.
• Condizione personalizzata: i proprietari delle strutture ricettive possono scegliere fino a che giorno permettere cancellazioni gratuite. Inoltre, possono selezionare la percentuale dovuta in caso di cancellazione dopo tale data.
• Tariffa non rimborsabile: in caso di cancellazione, l’ospite non riceverà indietro la somma pagata.

Per saperne di più: dai un’occhiata alla nostra guida “Politica di cancellazione di Booking.com”

Vrbo

La piattaforma di affitti Vrbo applica una politica di cancellazione basata sull’intervallo di tempo tra la conferma della prenotazione e la data di arrivo (60 giorni, 30/60 giorni, 30/14 giorni e via dicendo). Pertanto, le condizioni di prenotazione variano da rimborso totale a prenotazione non rimborsabile, a seconda del momento della cancellazione.

Come evitare che gli ospiti cancellino una prenotazione?

Come puoi immaginare o probabilmente hai già sperimentato, una cancellazione (soprattutto se dell’ultimo minuto e in alta stagione) può mettere in crisi i tuoi piani e persino influenzare le prenotazioni future.

Una cancellazione non comporta solo una perdita economica, ma influisce anche sulla gestione della tua proprietà in affitto: servizi di pulizia, servizi di check-in, ecc.

Anche se non puoi evitare le cancellazioni d’emergenza dovute a circostanze eccezionali, puoi fare in modo che i viaggiatori non cancellino o, se lo fanno, che le prenotazioni cancellate non causino grossi problemi alla tua attività.

Indica chiaramente le politiche di cancellazione in vigore

Può sembrare ovvio, ma specificando le condizioni di cancellazione nel tuo annuncio sulle piattaforme di prenotazione e sul tuo sito web di prenotazione diretta, eviterai questo tipo di malintesi.

Assicurati di adattare le informazioni a tutti i portali di prenotazione perché, come già detto, le condizioni di cancellazione possono variare da una piattaforma all’altra.

Un’opzione chiara e sicura per l’ospite è quella di firmare un contratto di affitto vacanze che includa tutti i dettagli e i possibili scenari di cancellazione.

Richiedi un deposito al momento della prenotazione

Un altro modo per evitare una perdita del 100% in caso di cancellazione della prenotazione è quello di chiedere un deposito ai tuoi ospiti. Sarà importante indicare chiaramente in fase di prenotazione che questo anticipo non è rimborsabile.

Offri promozioni e sconti dedicati

Quando devi riempire il calendario e assicurarti una prenotazione completa, una strategia vincente è quella di offrire uno sconto se l’ospite conferma il suo arrivo in anticipo pagando un deposito. Offrire sconti e promozioni è un modo strategico per attirare i tuoi futuri viaggiatori.

Garantisci una comunicazione aperta e amichevole

Nell’era digitale, il tocco umano è particolarmente importante. Mostrando ai tuoi ospiti che sei un padrone di casa amichevole e ospitale in fase di prenotazione, genererai più simpatia e farai in modo che i viaggiatori vogliano soggiornare da te.

Se ricevi principalmente prenotazioni dirette, puoi impostare un’email automatica (ma personalizzata). Dai il benvenuto ai tuoi ospiti e informali che hanno la tua piena disponibilità in caso di domande o consigli locali.

Chiedi ai tuoi ospiti un feedback

Non aver paura di chiedere ai tuoi ospiti il motivo della cancellazione. Conoscere le ragioni che hanno spinto i tuoi ospiti a cancellare il soggiorno può aiutarti a capire se ci sono aspetti da migliorare nella tua casa vacanza. Oppure potrai avere la tranquillità di sapere che la cancellazione non è dipesa da te.

E se fossi tu a dover cancellare la prenotazione degli ospiti?

Può anche accadere il contrario: potresti essere tu a dover cancellare la prenotazione. Come devi comportarti in questa situazione in qualità di host? Anche se probabilmente si tratta di una decisione ben ponderata e giustificata, come nel caso di restrizioni di viaggio durante una pandemia o di una malattia che porta a una cancellazione d’emergenza, è vero che le prenotazioni cancellate dall’host possono essere percepite male dagli ospiti.

Inoltre, le piattaforme di prenotazione sono piuttosto severe nei confronti degli host che cancellano regolarmente le prenotazioni. Per cui, è importante cancellare una prenotazione solo quando è assolutamente necessario e offrire una soluzione, se possibile.

4 consigli per evitare di dover cancellare delle prenotazioni

1. Tieni aggiornato il calendario delle prenotazioni: in questo modo eviterai situazioni di overbooking, che ti costringeranno a cancellare una delle prenotazioni. Utilizza un channel manager per gestire tutte le prenotazioni in modo centralizzato. Si tratta di uno strumento strategico per garantire un affitto senza problemi dal momento della prenotazione fino alla partenza del cliente.
2. Assicurati che i tuoi annunci siano chiari e trasparenti: se non accetti animali domestici, feste o gruppi numerosi, devi essere chiaro nei tuoi punti di contatto, soprattutto in fase di prenotazione.
3. Comunica in modo rapido ed efficace: se si verifica un problema con la prenotazione o se devi cancellarla, assicurati di comunicare con i tuoi ospiti il più rapidamente possibile.
4. Offri un’alternativa o uno sconto: se alla fine devi cancellare una prenotazione, puoi evitare una recensione negativa offrendo al viaggiatore un’alternativa. Ad esempio, puoi offrire un soggiorno scontato in un’altra data o presso un’altra struttura da te gestita. Se collabori con negozi locali (ad esempio per il noleggio di biciclette), puoi offrire un buono per compensare gli ospiti del disagio causato.

Conclusione: politiche di cancellazioni chiare per i tuoi affitti brevi

L’introduzione di politiche di cancellazione chiare e trasparenti è fondamentale. Sarai infatti in grado di:

• Garantire delle entrate nonostante le cancellazioni.
• Non perdere la fiducia agli occhi dei potenziali futuri ospiti.
• Posizionarti come professionista del settore degli affitti brevi.
• Semplificare la gestione della tua attività e del tuo calendario di prenotazioni.

Non dimenticare mai di comunicare chiaramente la tua politica di prenotazione per evitare incomprensioni e potenziali conflitti con gli ospiti.

Anche l’utilizzo di integrazioni e strumenti come il channel manager di Smoobu per la gestione quotidiana dei tuoi affitti avrà un impatto positivo sulla tua attività ed eviterà i classici problemi come le doppie prenotazioni o le cancellazioni inaspettate. Scopri la nostra soluzione in azione per 14 giorni gratuitamente.

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