Políticas de cancelación para alquileres vacacionales: una guía completa

Las políticas de cancelación para alquileres vacacionales son un componente fundamental para garantizarte una gestión exitosa de propiedades y mejorar la experiencia del huésped. Al empezar a gestionar un alojamiento destinado a la actividad turística, muchos anfitriones noveles pasan por alto esta parte del proceso, sin saber cuáles son los problemas que pueden surgir por no tener una política de cancelación clara.

Con esta guía pretendemos proporcionarte una visión más profunda sobre la importancia de tener políticas de cancelación efectivas, los diferentes tipos disponibles, cómo funcionan en plataformas populares como Airbnb, Booking y Vrbo, así como las desventajas de no tener una política clara. Con estas pautas será mucho más fácil obtener mejores resultados, atraer a viajeros en las plataformas de alquiler y no reducir la rentabilidad de tu negocio de alquiler vacacional.

¿Qué entendemos por políticas de cancelación?

Las políticas de cancelación son esenciales para proporcionar seguridad financiera tanto al propietario como al huésped. Sin políticas claras, pueden surgir una serie de problemas:

1. Pérdidas económicas

La falta de una política de cancelación efectiva puede resultar en pérdida de ingresos significativa para el propietario. Cancelaciones de último minuto o sin penalización pueden dejar vacíos en el calendario de reservas que son difíciles de llenar.

2. Descenso en la tasa de ocupación

Los propietarios dependen de la planificación para administrar eficazmente sus propiedades. Cancelaciones repentinas pueden afectar la disponibilidad y la gestión de recursos, como la limpieza y el mantenimiento, a la vez que decrecer la tasa de ocupación, que se traducirá directamente en pérdidas y calendarios vacíos.

3. Desconfianza entre los huéspedes

La ausencia de una política clara puede generar desconfianza en los huéspedes, quienes pueden sentirse inseguros al reservar si no conocen los términos de cancelación. Esto puede resultar en una disminución de las reservas y generarte una mala reputación como anfitrión, ya que se preguntarán qué problemas tiene el alojamiento.

4. Equilibrio entre flexibilidad y seguridad financiera

Sin una política adecuada, puede ser difícil encontrar el equilibrio entre ser flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes de los huéspedes y del mercad, y garantizar la seguridad financiera del alquiler vacacional.

Como ves, las condiciones de cancelación no son un tema que habría que tomarse a la ligera, sino que habría que tratar y aquilatar basándonos en problemas reales que pueden surgir.

Antes de decantarte por una política de cancelación u otra, conviene estudiar los tipos más comunes para alquileres vacacionales. Analizando las necesidades de tu alquiler vacacional, las de tu grupo objetivo y las condiciones de cada plataforma de alquiler, encontrarás que estos tipos que mencionamos a continuación son los más comunes.

Tipos de políticas de cancelación

Existen varios tipos comunes de políticas de cancelación, cada una con sus propias condiciones y términos. Algunos de los más comunes incluyen:

1. Cancelación flexible

Permite la cancelación gratuita hasta un número específico de días antes de la llegada, con un reembolso completo dependiendo de la antelación de la cancelación.

2. Cancelación moderada

Ofrece un reembolso completo si la cancelación se realiza con cierta antelación (generalmente entre 5 y 14 días antes del check-in), y un reembolso parcial si se cancela con menos antelación.

3. Cancelación estricta

Suele requerir una cancelación con más antelación para recibir un reembolso completo, y solo se ofrece un reembolso parcial o ninguno si se cancela más cerca de la fecha de llegada.

4. Cancelación superestricta o no-reembolsable

Esta política generalmente ofrece poco o ningún reembolso, incluso si la cancelación se realiza con mucha antelación.

Políticas de cancelación en Airbnb, Booking y Vrbo

Cada plataforma de alquiler vacacional tiene sus propias tarifas de cancelación, que pueden variar en términos de flexibilidad y condiciones generales, así como del servicio de alojamiento ofertado. Aquí te traemos un resumen de cómo funcionan en Airbnb, Booking y Vrbo:

Airbnb

• Flexible: se aplica una tarifa de servicio adicional.
• Moderada: requiere cancelación al menos 5 días antes del check-in para un reembolso completo
• Estricta: requiere cancelación al menos 14 días antes del check-in para un reembolso completo.
• Superestricta: se aplican condiciones específicas y puede requerir documentación adicional.

Descubre más sobre las condiciones y política de cancelación de Airbnb en esta guía.

Booking

• Flexible: varía según la política del proveedor, pero generalmente permite cancelaciones gratuitas hasta unos días antes del check-in.
• Moderada: ofrece un reembolso completo si se cancela con al menos 5-14 días de antelación.
• Estricta: se permite la cancelación de las reservas realizadas con una antelación mínima, generalmente entre 14 y 30 días antes del check-in, para recibir un reembolso parcial.

Si te interesa saber más sobre la política de cancelación de Booking.com, echa un vistazo a nuestra guía enfocada al tema.

Vrbo

La plataforma de alquileres Vrbo trabaja con una política de cancelación basada en días previos a la fecha de llegada, por lo que las condicione variarán (del reembolso total al no-reembolsable) según el momento de la cancelación.

Para saber más en profundidad sobre la política de cancelación de Vrbo para anfitriones, esta guía te ayudará.

¿Cómo evitar que los huéspedes cancelen la reserva?

Como bien podrás imaginar o hayas seguramente experimentado en primera persona, una cancelación (especialmente si es de última hora) puede dar al traste con tus planes e incluso afectar a otras reservas de alojamiento. No solo por la pérdida económica que supone esto, sino porque afectará también a la gestión de aspectos como la limpieza o el registro de huéspedes.

Aunque no estarás libre de sufrir cancelaciones de emergencia por circunstancias excepcionales, lo cierto es que hay algunos aspectos que pueden poner en práctica para que los viajeros no cancelen o, si lo hacen, estas reservas canceladas no te supongan un gran problema.

Dejar clara la política de cancelación del alojamiento desde el primer contacto

Sonará obvio, pero no sería la primera vez que un huésped alega no saber qué clase de cancelación se aplica en tu alquiler vacacional por no haber leído bien las condiciones de la reserva.

Dejando claro en la descripción del anuncio en las plataformas de reserva y en el resumen de las condiciones evitarás este tipo de malentendidos. Asegúrate de ajustar la información en todas las plataformas, ya que como mencionábamos antes, pueden variar según el sitio de reservas.

Una opción clara y segura para el anfitrión es firmar un contrato de alquiler vacacional, en el que se explicarán los detalles y posibles escenarios de darse una cancelación.

Pedir un adelanto del precio final al hacer la reserva

Otra manera de evitar que la reserva cancelada genera un 100% de pérdidas, es pedir un anticipo. Será importante dejar claro al huésped que esta señal no será reembolsable.

Ofrecer promociones y descuentos por confirmar

En momentos en los que necesites llenar el calendario y asegurarte una reserva completa, una estrategia será ofrecer un descuento si el huésped confirmara su llegada con antelación, a sabiendas de que podría perder el dinero en caso de cancelar en el último momento, pero incentivando con un descuento será una buena forma de atraerlo.

Comunicación abierta y cordial

En la era digital, el trato humano cobra especial importancia. Hacer ver a tus huéspedes que eres un anfitrión abierto y hospitalario les generará más empatía. Asimismo, será también una forma de conectar con ellos y poder observar si peligra la reserva.

No tener miedo de las opiniones

Saber la causa de las cancelaciones será la forma más importante de prevención para el futuro. Conocer las razones de los huéspedes te hará ver si hay aspectos que mejorar de tu alquiler de vacaciones, o darte la tranquilidad de que la cancelación no ha sido a causa de ti.

Conocer a tu público objetivo

Si recibes muchas cancelaciones, una razón puede ser que te estés dirigiendo al público equivocado. Quizás el alojamiento no se adapta a sus necesidades y deciden optar por otra vivienda, por ejemplo. Sea como fuere, conocer de primera mano qué elementos, flexibilidades y consideraciones a tener en cuenta de tu grupo objetivo te permitirá mejorar tus servicios y ofrecerles realmente el alojamiento que buscan.

¿Cómo gestionar las consecuencias de tener que cancelar la reserva de un huésped?

Puede darse el caso inverso: que seas tú el que tenga que cancelar la reserva. ¿Cómo lidiar con ello como anfitrión? Aunque seguramente sea una decisión meditada y por razones de peso, como ocurrió con las restricciones de viaje durante la pandemia, o que una indisposición lleve a una cancelación de emergencia, lo cierto es que las reservas canceladas por el anfitrión pueden ser mal recibidas por los viajeros.

Las plataformas de reservas son también bastante severas con aquellos anfitriones que cancelen reservas asiduamente, por lo que será importante no abusar de ello y ofrecerle al huésped soluciones, si es posible.

Así podrás evitar problemas y situaciones que afecten a tu reputación de negocio por cancelar reservas:

1. Tu calendario debe estar siempre actualizado: así no tendrás problemas de dobles reservas ni solapamientos que deriven en cancelaciones.
2. Usar un Channel Manager para gestionar todas las reservas de forma centralizada: un channel manager es el mejor aliado a la hora de evitar problemas en el negocio, desde el momento de la reserva hasta la salida del huésped.
3. Sé transparente con las normas de tu alquiler vacacional: si no aceptas a niños, mascotas, fiestas o grupos numerosos, deberás ser claro antes de aceptar la reserva. Asegúrate bien de que los huéspedes están de acuerdo con las normas para evitar problemas.
4. Sé claro en los anuncios en las plataformas: compartir exhaustivamente información y fotografías de la vivienda evitará que huéspedes con necesidades especiales (por ejemplo, personas con poca movilidad) reserven por error.
5. Ofrecer una alternativa o descuento: si después de todo te ves en la necesidad de cancelar una reserva, podrás evitar una mala reseña ofreciendo una alternativa de alojamiento al huésped, por ejemplo en otra fecha u otro alojamiento que gestiones, y un descuento por las molestias causadas.

Conclusiones

En resumen, las políticas de cancelación para alquileres vacacionales son esenciales para proporcionar seguridad financiera, promover la confianza del huésped y facilitar una gestión eficaz de la propiedad. Al comprender la importancia de estas políticas, los diferentes tipos disponibles y cómo funcionan en plataformas populares como Airbnb, Booking y Vrbo, los propietarios pueden tomar decisiones informadas que beneficien tanto a ellos como a sus huéspedes.

Recuerda siempre comunicar claramente tus políticas de cancelación para evitar malentendidos y conflictos potenciales con los viajeros, de manera que la reputación de tu negocio solo mejore con el tiempo.

El uso de integraciones y herramientas, como un channel manager, que te ayuden en la gestión diaria también tendrá una repercusión positiva en tu negocio y evitarás los problemas clásicos, como las dobles reservas o cancelaciones inesperadas.

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