Conditions d'annulation en location saisonnière

Les conditions d’annulation pour les locations saisonnières font partie des éléments essentiels à mettre en place pour assurer une gestion réussie de votre activité, améliorer l’expérience voyageur et éviter les problèmes. Découvrez dans ce guide les avantages et les inconvénients liés aux conditions d’annulation, les différents types d’annulation disponibles sur Airbnb, Booking et Abritel ainsi que des conseils pour éviter les annulations.

Les conditions d’annulation en location saisonnière

Définir des conditions d’annulation d’une réservation est une étape essentiel pour assurer la sécurité financière du propriétaire et du voyageur. En l’absence de politiques claires, un certain nombre de problèmes peuvent survenir. Découvrez-les.

Perte financière

L’absence d’une politique d’annulation efficace peut entraîner une perte importante de revenus pour les propriétaires de location saisonnière. Les annulations de dernière minute ou les annulations sans pénalité peuvent laisser des périodes vides dans le calendrier de réservations qui sont difficiles à rattraper.

Baisse du taux d’occupation

Les propriétaires doivent planifier leurs tâches au mieux pour gérer efficacement leurs propriétés. Les annulations soudaines peuvent affecter la disponibilité et la gestion des ressources, telles que le nettoyage et l’entretien, tout en impactant le taux d’occupation, ce qui se traduira directement par des pertes financières et de réservations.

Méfiance des voyageurs

L’absence d’une politique claire peut susciter la méfiance des voyageurs qui peuvent hésiter à réserver s’ils ne connaissent pas les conditions d’annulation mises en place. Cela peut entraîner une baisse des réservations et vous donner une mauvaise réputation en tant qu’hôte.

Équilibre entre flexibilité et sécurité financière

Sans une politique d’annulation appropriée, il peut être difficile de trouver l’équilibre entre la flexibilité nécessaire pour s’adapter à l’évolution des besoins voyageurs et du marché, et la garantie de la sécurité financière de la location saisonnière.

Comme vous pouvez le constater, les conditions d’annulation ne sont pas une question à prendre à la légère, mais doivent être discutées et évaluées en fonction des problèmes réels qui peuvent survenir. Dans tous les cas les modalités de remboursement/frais d’ annulation devront être explicites.

De ce fait, avant d’opter pour une politique d’annulation ou une autre, il est bon d’étudier les types de politiques d’annulation les plus courants en location saisonnière. En analysant les besoins de votre location de vacances, ceux de votre groupe cible et les conditions de chaque plateforme de location, vous pourrez mettre en place la meilleure politique d’annulation pour votre activité.

Les différents types de conditions d’annulation en location saisonnière

Il existe plusieurs types de politiques d’annulation, chacune avec ses propres conditions. Parmi les plus courantes, on retrouve :

Annulation flexible

Elle permet une annulation gratuite jusqu’à un certain nombre de jours avant l’arrivée, avec un remboursement complet en fonction de la date d’annulation.

Annulation modérée

Elle offre un remboursement complet si l’annulation est faite un certain temps à l’avance (généralement entre 5 et 14 jours avant l’arrivée), et un remboursement partiel si l’annulation est faite avec un préavis plus court.

Annulation stricte

L’annulation doit généralement être faite plus longtemps à l’avance pour obtenir un remboursement complet, et seul un remboursement partiel ou aucun remboursement est offert si l’annulation est faite plus près de la date d’arrivée.

Annulation super stricte ou non remboursable

Cette politique n’offre généralement que peu ou pas de remboursement, même si l’annulation est faite longtemps à l’avance.

Politiques d’annulation sur Airbnb, Booking et Abritel

Chaque plateforme de location saisonnière met en place ses propres frais d’annulation, qui peuvent varier en fonction de la flexibilité et des conditions générales, ainsi que du service d’hébergement proposé.

Retrouvez ci-dessous un aperçu de leur fonctionnement sur Airbnb, Booking et Abritel.

Conditions d’annulation Airbnb

• Flexibles : jusqu’à 24h avant l’arrivée, remboursement intégral des voyageurs.
• Modérés : annulation au moins 5 jours avant l’arrivée pour obtenir un remboursement complet
• Fermes : annulation au moins 30 jours avant la date d’arrivée.
• Strictes : annulation au moins 14 jours avant l’enregistrement pour un remboursement intégral et dans les 48h qui suivent la réservation.
• Super strictes : des conditions spécifiques s’appliquent et peuvent nécessiter des documents supplémentaires

Guide Smoobu : découvrez-en davantage sur les conditions d’annulation Airbnb.

Conditions d’annulation Booking.com

• Flexibles : peut varier en fonction de la politique du fournisseur, mais permet généralement des annulations gratuites jusqu’à quelques jours avant l’enregistrement.
• Modérées : remboursement intégral en cas d’annulation au moins 5 à 14 jours à l’avance.
• Strictes : les annulations effectuées au moins 14 à 30 jours avant l’enregistrement donnent droit à un remboursement partiel.

Guide Smoobu : découvrez-en davantage sur conditions d’annulation de Booking.com.

Conditions d’annulation Abritel

Concernant l’annulation sur Abritel, la plateforme de location applique des conditions d’annulation basées sur le nombre de jours précédant la date d’arrivée, de sorte que les conditions varient (du remboursement intégral au non-remboursement) en fonction du moment de l’annulation.

Guide Smoobu : découvrez-en davantage sur les conditions d’annulation d’Abritel.

Comment empêcher les voyageurs d’annuler une réservation ?

Comme vous pouvez l’imaginer ou l’avez probablement vécu, une annulation (surtout si elle est de dernière minute) peut mettre un frein à vos projets et même affecter des réservations futures.

En effet, une annulation va entraîner une perte financière mais va aussi affecter la gestion de votre location : services de nettoyage, services de check-in etc.

Bien que vous ne soyez pas à l’abri d’une annulation d’urgence due à des circonstances exceptionnelles, vous pouvez prendre certaines mesures pour vous assurer que les voyageurs n’annulent pas ou, s’ils le font, que les réservations annulées n’entraînent pas de gros problèmes pour votre activité.

Annoncer clairement la politique d’annulation dès le 1er contact

Cela peut sembler évident, mais en précisant vos conditions d’annulation dans votre annonce sur les plateformes de réservation et sur votre propre site internet de réservations directes, vous éviterez ce genre de malentendu.

Veillez à adapter les informations sur toutes les plateformes, car, comme indiqué précédemment, les conditions d’annulation peuvent varier d’un site de réservation à l’autre.

Une option claire et sûre pour l’hôte est de signer un contrat de location saisonnière, sur lequel figureront tous détails et les scénarios d’annulation possibles.

Demander un acompte lors de la réservation

Un autre moyen d’éviter une perte de 100 % sur une réservation annulée est de demander un paiement anticipé. Il est important de préciser au voyageur que cet acompte n’est pas remboursable.

Proposer des promotions et des réductions en cas de confirmation

Lorsque vous devez remplir le calendrier et assurer une réservation complète, une stratégie consiste à offrir une réduction si le voyageur confirme son arrivée à l’avance via le paiement d’ arrhes. Inciter via une réduction est un moyen stratégique d’attirer vos futurs voyageurs.

Une communication ouverte et amicale

À l’ère du numérique, le contact humain est particulièrement important. En montrant à vos invités que vous êtes un hôte ouvert et accueillant, vous susciterez plus de sympathie et donnerez envie aux voyageurs de séjourner chez vous.

Demander la raison

Vous pouvez demander à vos invités la raison de l’annulation. Connaître la cause des annulations pourra vous aider à voir s’il y a des points à améliorer dans votre location de vacances, ou vous donnera la tranquillité d’esprit de savoir que l’annulation n’était pas de votre faute.

Comment gérer une annulation de réservation par l’hôte ?

Le contraire peut aussi se produire : c’est peut-être vous qui devrez annuler la réservation. Comment gérez-vous cette situation en tant qu’hôte ? Bien qu’il s’agisse probablement d’une décision mûrement réfléchie et justifiée, comme dans le cas des restrictions de voyage pendant la pandémie ou d’une maladie entraînant une annulation d’urgence, il est vrai que les réservations annulées par l’hôte peuvent être mal perçues par les voyageurs.

Les plateformes de réservation sont également assez sévères à l’égard des hôtes qui annulent régulièrement des réservations, il est donc important d’annuler qu’en cas de grande nécessité et de proposer des solutions au voyageur, si possible.

5 conseils pour éviter les annulations de réservation

1. Tenir son calendrier de réservations à jour : vous éviterez ainsi les problèmes de doubles réservations entraînant des annulations. Utilisez un Channel Manager pour gérer toutes les réservations de manière centralisée. Il s’agit d’un outil stratégique pour assurer une location sans accroc depuis le moment de la réservation jusqu’au départ du client.
2. Être transparent dans votre règlement intérieur : si vous n’acceptez les animaux de compagnie, les fêtes ou les grands groupes, vous devez être clair dans vos points de contact, surtout avant d’accepter la réservation.
3. S’assurer que les règles sont comprises. Soyez clair dans vos annonces sur les plateformes
4. Communiquer rapidement et efficacement avec les voyageurs : si un problème survient avec la réservation ou si vous avez besoin d’annuler, assurez-vous de communiquer avec les voyageurs le plus rapidement possible. Offrez-leur des alternatives ou des solutions pour minimiser les perturbations de leurs plans de voyage.
5. Proposer une alternative ou une réduction : si vous devez finalement annuler une réservation, vous pouvez éviter un mauvais avis en proposant une alternative au voyageur, par exemple à une autre date ou dans un autre logement que vous gérez, ainsi qu’une réduction pour le désagrément causé.

En résumé : des conditions d’annulation claires pour un location sereine

En résumé, instaurer des politiques d’annulation en location saisonnière est essentiel pour définir un cadre autour de vos réservations. Elles vous permettent de :

1. vous assurer des revenus malgré des annulations.
2. inspirer la confiance de vos futures voyageurs.
3. vous positionner comme professionnel aux yeux de vos futurs invités
4. faciliter la gestion de votre activité et de votre calendrier de réservation.

N’oubliez jamais de communiquer clairement vos politiques d’annulation pour éviter les malentendus et les conflits potentiels avec les voyageurs, afin que la réputation de votre entreprise ne fasse que s’améliorer au fil du temps.

L’utilisation d’intégrations et d’outils comme un Channel Manager pour vous aider dans la gestion quotidienne aura également un impact positif sur votre activité et évitera les problèmes classiques, tels que les doubles réservations ou les annulations inattendues. Découvrez Smoobu en action pendant 14 jours gratuitement et propulsez la gestion de votre location saisonnière.

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