¿Qué es un PMS para Alquiler Vacacional?

Los sistemas de reserva son ampliamente usados en la industria hotelera, pero desde el despegue de los alquileres vacacionales se han convertido en una herramienta casi indispensable para la gestión de alquileres profesionales. ¿Quieres saber cómo un PMS para alquiler vacacional podría ayudarte? Aquí te lo contamos.

Si eres propietario de un apartamento turístico y buscas una forma de administrar de forma más eficiente y rápida cada reserva de tus huéspedes, entonces un sistema de reservas puede ser una excelente solución para tu negocio de alquiler.

¿Qué es un PMS o sistema de reservas? ¿En qué consiste?

Un property management system (PMS) o sistema de gestión de propiedades es un software que permite a anfitriones y propietarios administrar su propiedad en línea.

Los PMS provienen originalmente de los sistema de reservas hoteleras. En esta guía encontrará las razones por las que debe tener un sistema de reservas para administrar sus alquileres de vacaciones.

Los primeros sistemas aparecieron en la industria hotelera a principios de la década de 1980 y originalmente eran un sistema de reserva especializado para reservar y facturar habitaciones de hotel. Las nuevas soluciones modernas ofrecen muchas características adicionales, como disponibilidad, motor de reservas, administrar pagos y controlar de manera centralizada la comunicación con los huéspedes.

A día de hoy es posible encontrar sistemas de reservas online gratuitos, pero no todos te ofrecen las mismas condiciones y herramientas esenciales para ti. Sigue leyendo para descubrir qué elementos necesitas en un PMS.

¿Cuál es la mejor forma de usar un PMS para alquiler vacacional?

Muchos sistemas de gestión de alquileres tienen un Channel Manager integrado que interactúa con otros portales de reserva. Este software de alquileres conecta el PMS, por ejemplo, con Airbnb , Booking.com o Vrbo , y garantiza que el calendario de reservas se sincronice automáticamente después de cada reserva. De esta forma, se evitan reservas dobles y los huéspedes siempre ven la disponibilidad actual de las habitaciones o alquileres de vacaciones, por lo que se consiguen más reservas directas. En nuestra guía de Channel Manager puedes conocer las ventajas de un Channel Manager para anfitriones de alquileres vacacionales.

Software de gestión todo en uno y en la nube

Estas soluciones todo en uno están principalmente basadas en la nube. Esto significa que los anfitriones no tienen que instalar un programa, aplicación o aplicación adicional en su computadora, sino que simplemente inician sesión en su cuenta a través de un navegador de Internet. Las aplicaciones y dispositivos móviles también permiten el acceso sobre la marcha mediante un teléfono inteligente o una tableta.

Diferencias entre un PMS para alquiler vacacional y hoteles

Como mencionamos anteriormente, los sistemas de gestión de propiedades provienen de la industria hotelera, pero también tienen grandes ventajas para los alojamientos turísticos. Sin embargo, dado que los hoteles y los apartamentos turísticos tienen diferentes requisitos, los softwares de gestión para hoteles y un software de alquileres difieren entre sí. Estas son las principales diferencias:

1. Tipo de habitación vs. apartamento completo

   Un hotel puede tener varios tipos de habitaciones, muchas habitaciones idénticas. Cuando se reserva una habitación, a menudo hay habitaciones alternativas disponibles. Así, en el software para hotel es suficiente definir diferentes tipos de habitaciones y luego especificar cuántas están disponibles por tipo. Por lo general, el número de habitaciones no cambia. Además, las habitaciones del hotel suelen estar ubicadas en el mismo edificio o en el mismo complejo y por tanto tienen la misma dirección.

   Los apartamentos de vacaciones o las casas de vacaciones, por otro lado, son únicos. Una vez reservado el apartamento, no hay sustituto disponible. Por lo tanto, un PMS para alquileres vacacionales tiene que tener la capacidad de realizar cada listado como una propiedad individual. Después de todo, no solo el tamaño y las comodidades son diferentes, sino también la dirección. Con el tiempo, la cantidad de alquileres vacacionales también puede cambiar. Por lo tanto, es importante que el PMS sea flexible al respecto y permita modificaciones sobre la marcha.

2. Cuenta de usuario

   En un hotel, varios usuarios necesitan acceder al PMS a diario (administración, recepción, equipo de limpieza, etc.), por lo que son necesarias varias cuentas de usuario. En un alquiler vacacional, generalmente solo una persona es el administrador. Sin embargo, en este caso, un simple dispositivo móvil permite al anfitrión acceder cómodamente al PMS en cualquier instante. Dado que no suele haber un sistema de recepción en un alquiler vacacional, también resulta muy útil una opción para realizar el check-in online o el self check-in.

3. Coste

   Muchos hoteles pertenecen a cadenas internacionales que gestionan muchos alojamientos y habitaciones / dormitorios. Estas empresas tienen grandes ingresos y beneficios elevados y pueden permitirse costosos PMS. El propietario promedio de un alquiler vacacional, por otro lado, tiene de 3 a 5 unidades. Por lo tanto, los anfitriones prefieren una plataforma rentable para administrar sus propiedades.

4. Canales de reserva

   También existen diferencias clave en los portales de reservas para hoteles y alquileres a corto plazo. Para los hoteles, la conexión con las principales agencias de viajes online (también conocidas como OTA) como Booking.com , Expedia o Agoda es muy importante. Sin embargo, para los alquileres vacacionales los portales como Airbnb, Vrbo u otros portales especializados son más importantes que las OTA.

5. Integraciones de terceros

   Las API, las integraciones de terceros o las interfaces con otros proveedores de software son cruciales para los software de gestión de propiedades en hoteles, hostales y alojamientos vacacionales. Los hoteles necesitan integraciones con el software del hotel, como los sistemas de gestión de pagos con tarjeta de crédito, el software de pedidos, el software de ventas adicionales o los sistemas de punto de venta. En un alquiler vacacional, por otro lado, a menudo trabajan con plataformas que automatizan tanto como sea posible. Para ellos, por ejemplo, la integración de software para precios dinámicos , sistemas de monitoreo o cerraduras inteligentes es crucial.

Ventajas de un PMS para alquiler vacacional

• Channel Manager : un channel manager vale siempre la pena, pues permite la gestión de reservas directas desde una plataforma centralizada para una como para múltiples propiedades de alquiler.
• Calendario centralizado: sincronización de calendarios de reservas en tiempo real que evita las reservas dobles.
• Cuentas de usuario : varios usuarios pueden acceder al mismo tiempo.
• Comunicación con los huéspedes : bandeja de entrada y salida de tu correo electrónico desde una misma interfaz, lo que te permite ofrecer un mejor servicio al cliente y la experiencia del huésped.
• Integraciones / API : conexión a todos los principales softwarres y otros canales de distribución.
• Automatización : permite automatizar mejor tus flujos de trabajo y plantillas.
• Optimización : podrás obtener una información más certera sobre cómo optimizar tu negocio.
• Software en línea y en la nube: accede desde cualquier lugar a través de cualquier navegador web o desde cualquier lugar a través de la aplicación móvil y la web móvil.

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