Was ist ein Property Management System (PMS)? ᐅ Anleitung

Property Management Systeme (PMS) oder „Immobilienverwaltungssysteme“ kommen ursprünglich aus der Hotelbranche. Darum lohnt sich ein Buchungssystem auch bei der Verwaltung deiner Ferienwohnung.

Was ist ein PMS?

Ein Property Management System (PMS) ist eine Software, mit der Hotels und Vermieter ihre Mietobjekte online verwalten können. Die ersten Systeme kamen Anfang der 80er-Jahre in der Hotelbranche auf und waren ursprünglich ein spezialisiertes Buchungssystem zur Reservierung und Abrechnung von Hotelzimmern.

Moderne Lösungen bieten viele zusätzliche Funktionen wie das Anzeigen der Verfügbarkeit, die Möglichkeit zum Buchen und Reservieren, das Verwalten von Zahlungen und die zentrale Steuerung der Kommunikation mit den Gästen. Es gibt mittlerweile viele PMS-Anbieter für Hotels, aber auch spezielle Software-Lösungen, die sich an Vermieter von Ferienwohnungen richten.

PMS mit integriertem Channelmanager

Viele Property Management Systeme haben einen Channelmanager integriert, der Schnittstellen zu anderen Buchungsportalen hat. Der Channelmanager verbindet das PMS zum Beispiel mit Airbnb, Booking.com, FeWo-direkt oder anderen externen Buchungskanälen und sorgt dafür, dass der Buchungskalender nach jeder Buchung automatisch synchronisiert wird. So werden Doppelbelegungen vermieden und die Gäste sehen immer die aktuellen Verfügbarkeiten der Zimmer bzw. Ferienwohnungen. In unserer Channelmanager Anleitung erfährst du, welche Vorteile ein Channelmanager für FeWo-Vermieter hat.

Cloudbasierte All-in-One-Software

Diese All-in-One-Lösungen sind meist cloudbasiert. Das bedeutet, dass die Nutzer nicht extra ein Programm auf dem Computer installieren müssen, sondern sich einfach über einen Internetbrowser in ihren Account einloggen. Mobile Apps ermöglichen den Zugang zur Property Management Software auch von unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet.

Unterschiede zwischen PMS für Hotels und Ferienwohnungen

Property Management Systeme kommen zwar aus der Hotelbranche, aber haben auch Vorteile bei der Vermietung von Ferienwohnungen. Da Hotels und FeWos jedoch verschiedene Anforderungen haben, unterscheiden sich gute Hotelsoftware und Software für Ferienwohnungen voneinander.

Das sind die Hauptunterschiede:

  1. Zimmertyp vs. separate Wohnung

    Ein Hotel hat zwar mehrere Zimmertypen, aber viele identische Zimmer. Wenn ein Zimmer gebucht ist, stehen oft Ausweichzimmer zur Verfügung. In der Hotelsoftware reicht es also aus, wenn man verschiedene Zimmertypen definieren kann und dann noch angibt, wie viele pro Typ vorhanden sind. Die Anzahl der Zimmer ändert sich dann meist nicht mehr. Außerdem liegen die Hotelzimmer in der Regel im selben Haus oder derselben Anlage und haben somit dieselbe Adresse.

    Ferienwohnungen sind hingegen einzigartig. Ist die Wohnung gebucht, steht kein Ersatz zur Verfügung. Ein PMS zur Verwaltung von Ferienwohnungen braucht daher die Möglichkeit, jede Wohnung als einzelnes Objekt hinzuzufügen. Schließlich sind nicht nur die Größe und Ausstattung verschieden, sondern auch die Adresse. Im Laufe der Zeit kann sich auch die Anzahl der FeWos ändern. Daher ist es wichtig, dass auch die Ferienwohnung-Software zur Verwaltung da flexibel ist.

  2. Benutzerkonto

    Im Hotel müssen mehrere Benutzer täglich auf das PMS zugreifen (Rezeption, Reinigung etc.), daher sind mehrere Benutzerkonten notwendig.

    Bei einer Ferienwohnung ist meist nur eine Person Verwalter. Allerdings ist in diesem Fall eine mobile App hilfreich, damit der Vermieter auch bequem von unterwegs auf das PMS zugreifen kann.

    Da es bei Ferienwohnungen meistens keine Rezeption gibt, ist eine Möglichkeit zum Online Check-in oder Self Check-in ebenfalls sinnvoll.

  3. Kosten

    Viele Hotels gehören zu internationalen Ketten, die viele Zimmer verwalten und einen hohen Umsatz erzielen. Diese Betriebe können sich zur Verwaltung von Gästen ein teures PMS problemlos leisten.

    Der durchschnittliche FeWo-Vermieter hat hingegen 3-5 Einheiten. Er braucht daher eine kostengünstige Lösung zur Verwaltung.

  4. Buchungskanäle

    Auch bei den Buchungskanälen gibt es Unterschiede zwischen den Ansprüchen von Hotels und Ferienwohnungen. Bei Hotels ist die Anbindung der großen Online-Buchungsseiten wie Booking.com oder Agoda wichtig. Aber viele Hotels arbeiten auch mit Reisebüros zusammen.

    Für die Verwaltung von Ferienunterkünften sind neben Booking.com eher Portale wie Airbnb, FeWo-direkt oder Nischenportale wichtiger.

  5. Integrationen/Schnittstellen

    Integrationen bzw. Schnittstellen zu anderen Softwareanbietern sind entscheidend für den Nutzen eines PMS für Hotels bzw. FeWos. Hotels benötigen Schnittstellen zu Hotelsoftware wie Revenue-Management-Systemen, Auftragssoftware, Upsell-Software oder Point-of-Sale-Systemen.

    Besitzer von Ferienwohnungen hingegen arbeiten häufig mit Programmen, die möglichst viel automatisieren. Für sie ist beispielsweise die Integration von Softwares für dynamische Preisgestaltung, Überwachungssystemen oder Smart Locks entscheidend.

Vorteile eines PMS für Ferienwohnungen

  • Channelmanager: lohnt sich bereits bei zwei verschiedenen Plattformen.
  • Zentraler Kalender: Synchronisierung der Buchungskalender in Echtzeit -> keine Doppelbelegungen mehr.
  • Benutzerkonten: mehrere Benutzer können gleichzeitig zugreifen.
  • Gästekommunikation: zentrale Steuerung der Kommunikation.
  • Integrationen/API: Anbindung an alle wichtigen Softwares.
  • Automatisierung: viele Arbeitsabläufe können automatisiert werden.
  • Optimierung: Statistiken der Auslastung helfen beim Verbessern.
  • Cloudbasierte Software: Zugriff über jeden Webbrowser oder unterwegs über die mobile App.

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