Guida al check-in online per i proprietari di case vacanze

Ecco come puoi raccogliere i dati dei tuoi ospiti senza contatto diretto e in modo legale.

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Con il check-in online, i tuoi ospiti possono fare il check-in prima del loro arrivo. I moduli di registrazione e le scartoffie appartengono al passato. Qui puoi scoprire come funziona il check-in digitale e quali vantaggi ti porta come host.

Cos’è il check-in online?

Con il check-in online, tutti i dati necessari per il check-in vengono trasmessi in forma digitale – cioè senza moduli cartacei. Questo può essere fatto via e-mail, tramite un browser web o un’applicazione.

1. Origine: Check-in online per i viaggi aerei

Il termine check-in online proviene originariamente dai viaggi aerei ed è emerso negli anni 2000. Il processo permette ai viaggiatori di trasmettere in maniera autonoma i loro dati personali, come la data di nascita, la nazionalità o il numero di documento, alla compagnia aerea online. Questo non solo fa risparmiare tempo in aeroporto, ma assicura anche che le informazioni riservate rimangano protette.

Dall’inizio della pandemia di SARS-COV-2 (Covid 19), il check-in online è diventato molto importante anche per ragioni igienico-sanitarie. Inoltre, la digitalizzazione del processo di check-in è un guadagno anche in termini ambientali.

2. Check-in online  per le tue case vacanze

Il check-in online è ora disponibile non solo per i viaggi aerei, ma anche per hotel, ristoranti, case vacanze e così via. In particolare, nel caso di appartamenti e case vacanze può essere combinato molto bene con il trasferimento delle chiavi senza contatto per mezzo di una cassetta di sicurezza per chiavi, una serratura elettronica o una serratura smart.

Questo elimina un sacco di stress per i padroni di casa e i viaggiatori perché non devono più essere nello stesso posto allo stesso momento. Soprattutto all’arrivo, ci possono spesso essere ritardi dovuti a ingorghi e ritardi dei voli. Con una combinazione di check-in online e trasferimento di chiavi senza contatto, il check-in e il check-out diventano flessibili in termini di orari.

3. Protezione e sicurezza dei dati

Oltre all’igiene e al fattore-tempo, anche la questione della protezione dei dati è un vantaggio del check-in online. Quando si prenota, spesso vengono raccolti solo i dati più rilevanti, come nome, indirizzo e dettagli di contatto. A volte, però, le autorità richiedono informazioni aggiuntive. In questo caso, il check-in online offre una buona opportunità per trasferire i dati sensibili in modo sicuro e nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati. Dato che tutto viene fatto online, gli ospiti possono fare il check-in comodamente da casa o in viaggio con il loro smartphone prima del loro arrivo.

Come funziona lo strumento del check-in online su Smoobu?

Check-in online per i proprietari di case vacanze ᐅ Guide

Con la funzione di check-in online, Smoobu ha ulteriormente ampliato il suo Channel Manager per le case vacanze. Gli host possono ora raccogliere ulteriori dati dagli ospiti e trasmetterli alle autorità. La trasmissione è semplice, senza contatto diretto e conforme ai requisiti legali. La fastidiosa compilazione di moduli di registrazione all’arrivo appartiene ormai al passato. Se lo desideri, puoi anche impostare una raccolta di pagamenti da parte di terzi (depositi) e automatizzare l’invio del modulo online ai tuoi ospiti. Per esempio, puoi inviare automaticamente un’e-mail due giorni prima dell’arrivo. Qui imparerai passo dopo passo come impostare il check-in online in Smoobu:

1. Quali dati vengono raccolti?

Per prima cosa devi impostare quali dati dei tuoi ospiti vuoi richiedere. Puoi distinguere tra l’ospite principale e gli ospiti aggiuntivi. Per farlo, vai su Impostazioni -> Check-in online in Smoobu.

Puoi scegliere tra diversi campi standard come nome, sesso, nazionalità, numero ID, ecc. Seleziona le informazioni di cui hai bisogno. Inoltre, puoi aggiungere altri campi, richiedere una firma elettronica o permettere agli ospiti di caricare allegati.

Poi anche puoi specificare il testo che vuoi che appaia nella pagina del richiesta del check-in.

Per esempio:

“Gentile ospite, Siamo lieti della tua visita. In preparazione al tuo soggiorno, ti chiediamo gentilmente di compilare il modulo di check-in online e di inviarcelo.

Grazie per la collaborazione

La tua famiglia XY”.

2. Preparare il messaggio

Ora devi scrivere un breve messaggio per il tuo ospite. Puoi anche salvare il testo come modello di messaggio per altri ospiti in futuro. Poi invia il link che li reindirizza al check-in online.

Puoi trovare la funzione messaggio in Smoobu sotto Impostazioni -> Messaggi -> Crea messaggio. Personalizza il tuo messaggio e assicurati di aggiungere il segnaposto o placeholder [onlineCheckInLink] al tuo modello di e-mail.

Ora puoi scegliere se vuoi sempre inviare il messaggio manualmente o se vuoi automatizzarlo. Per farlo, clicca su “Invia questa e-mail automaticamente” e imposta in quale momento vuoi che avvenga l’invio (ad esempio sempre due giorni prima dell’arrivo).

3. Invio dell’e-mail

Accanto ad ogni prenotazione troverai l’opzione “Invia email”. Clicca su questa opzione e seleziona il modello di e-mail appropriato. Se vuoi, puoi personalizzare ulteriormente l’e-mail qui. Se hai scelto l’invio automatico nel passo 3, non devi fare nulla ora.

4. Aspetta il feedback dell’ospite

Il tuo ospite ora compila il modulo e te lo rimanda premendo un pulsante. Non appena questo è avvenuto, riceverai una notifica via e-mail.

5. Richiamare e gestire i dati

Ora puoi accedere ai dati tramite il menu accanto alla prenotazione, modificarli o scaricarli come file TXT.

Conclusione

  • Il check-in online fa risparmiare tempo e protegge l’ambiente. I tuoi ospiti possono fare il check-in prima del loro arrivo.
  • Se vuoi, puoi automatizzare la notifica del check-in online e non devi preoccuparti più di nulla.
  • Il check-in è senza contatto e rispetta le linee guida sanitarie.
  • Puoi raccogliere i dati dei tuoi ospiti, trasmessi in forma criptata e che non possono essere visualizzati da terzi.

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