Portale Alloggiati Web: comunica i dati dei tuoi ospiti

Stai per aprire una struttura ricettiva? Che si tratti di una casa vacanza, un bed&breakfast, un affittacamere o un agriturismo, all’arrivo dei primi ospiti dovrai fare i conti con il portale Alloggiati Web.

In questa guida completa scoprirai di cosa si tratta, a cosa serve e come funziona Alloggiati Web, il servizio online della Polizia di Stato per proprietari e gestori di affitti brevi.

Che cos’è il portale Alloggiati Web?

Alloggiati Web (chiamato anche AlloggiatiWeb) è una piattaforma online tramite cui proprietari e gestori di affitti brevi possono (e devono) comunicare le generalità dei loro ospiti alle diverse Questure.

Dal 7 gennaio 2013 questo portale, sviluppato dalla Polizia di Stato italiana, è l’unico mezzo di trasmissione dei dati relativi gli ospiti. Prima della digitalizzazione, i proprietari di strutture ricettive dovevano presentarsi personalmente alla Questura di competenza e compilare le cosiddette “schedine alloggiati”. Dato che le generalità degli ospiti vanno comunicate massimo 24 dall’arrivo alla struttura, questo significa che i gestori delle strutture ricettive più capienti e frequentate dovevano recarsi in Questura quasi tutti i giorni!

Per risparmiare tempo sia ai gestori di affitti brevi che ai funzionari statali responsabili, si è deciso di digitalizzare questo servizio. Per cui, da alcuni anni ormai è possibile compilare le schedine alloggiati comodamente online sul portale della Questura. Ma è obbligatorio registrare i propri ospiti in Italia? E a cosa serve?

Obbligo di comunicazione delle generalità degli ospiti alla Polizia

L’obbligo di comunicare le generalità ai propri ospiti è definito all’articolo 109 del Testo unico delle Leggi di Pubblica sicurezza. Questo stabilisce che:

I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma, possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti.

Ai gestori e proprietari di locazioni turistiche spetterà inoltre l’obbligo di compilare una schedina di dichiarazione delle generalità degli ospiti all’autorità locale di pubblica sicurezza entro le ventiquattro ore successive al loro arrivo. In caso di tardiva o mancata comunicazione sono previste delle sanzioni severe: una multa da 206 euro e fino a tre mesi di reclusione.

Inoltre, come stabilito dal Decreto del Ministero dell’Interno sulla Gazzetta Ufficiale del 14 ottobre 2021, i dati degli ospiti che si fermano presso la struttura per meno di 24 ore devono essere comunicati entro 6 ore al massimo dal check-in.

Le ragioni di tale obbligo sono semplici: verificando l’identità degli ospiti, la polizia potrà evitare situazioni pericolose per gli host e per i cittadini.

Aggiornamento del portale Alloggiati Web: gennaio 2022

Il 18 gennaio 2022, il portale Alloggiati Web è stato aggiornato. Questo articolo si riferisce al funzionamento di Alloggiati Web dopo l’aggiornamento.

Per maggiori informazioni sulle modifiche introdotte, consulta questo articolo pubblicato sul sito ufficiale della Polizia di Stato.

Come funziona Alloggiati Web?

Il funzionamento del portale Alloggiati Web è molto semplice. Tuttavia la piattaforma, secondo molti, non è propriamente intuitiva e facile da usare.

Per iniziare, apri il tuo browser preferito. Vai quindi sul sito dedicato da computer, smartphone o tablet e clicca su “Accesso”.

Per accedere ti serviranno due cose:

1. Credenziali di accesso
2. Scheda dei Codici, chiamati anche Codici Dispositivi, Codici di Sicurezza oppure OTP (One Time Password).

Come ottenere credenziali di accesso Alloggiati Web

Per ottenere le credenziali di accesso, ti dovrai rivolgere alla tua Questura di riferimento. Di solito, si tratta della Questura più vicina alla tua struttura ricettiva.

Per iscriverti dovrai compilare un modulo cartaceo che, in alcuni casi, dovrai depositare personalmente in Questura. Fortunatamente, molte Questure si stanno modernizzando e in alcuni casi è possibile inviare i documenti via e-mail, PEC, posta ordinaria o fax. Controlla il sito web della Questura della tua regione più vicina o contattala direttamente per sapere come puoi iscriverti.

Riceverai quindi:

• Utente
• Password
• PUK

Dopo il primo utilizzo, puoi cambiare la password ricevuta. Scegline una che puoi ricordare facilmente!

Nota bene: se gestisci più strutture ricettive (hotel, B&B o agriturismi), dovrai creare un profilo su Alloggiati Web per ognuna di esse. Se invece sei proprietario di case vacanze, appartamenti e affittacamere localizzate nella stessa giurisdizione, potrai utilizzare un solo profilo Alloggiati Web per l’invio delle tue schedine.

Come generare i Codici di Sicurezza e One Time Password (OTP)

Esistono due processi diversi per scaricare la tua Scheda dei Codici:

• Stai utilizzando Alloggiati Web per la prima volta.
• Hai già usato Alloggiati Web prima dell’aggiornamento del gennaio 2022.

In entrambi i casi, dovrai cliccare su “Supporto” > “Recurepa Credenziali”

Se è la prima volta che usi Alloggiati Web, clicca su “Scarica i Codici di Accesso”, altrimenti scegli “Scarica i Codici di Accesso con il Certificato Digitale”. Hai tempo fino alla scadenza del tuo Certificato Digitale per migrare ai Codici di Sicurezza.

Questi Codici di Sicurezza non sono altro che una serie di stringhe numeriche da 4 cifre, divise in 16 gruppi. Ogni volta che vorrai accedere ad Alloggiati Web per registrare i tuoi ospiti, ti verrà chiesto di inserire la tua “One Time Password”: una combinazione casuale di questi codici.

Come accedere al portale Alloggiati Web

Una volta in possesso delle credenziali e dei codici di accesso necessari, potrai accedere alla cosiddetta “Area di Lavoro”. Come fare?

1. Clicca su “Accesso” > “Area di Lavoro (Codici) oppure clicca direttamente sul collegamento rapido “Accedi all’area di Lavoro del portale alloggiati”
2. Inserisci il tuo nome utente e la tua password
3. Digita la tua OTP sul tastierino numerico

Dal momento che questa password è diversa ogni volta, assicurati di avere la tua Scheda Codici sempre a portata di mano.

Hai tre tentativi a disposizione, altrimenti verrai disconnesso e dovrai inserire nuovamente il tuo nome utente e la tua password per accedere all’Area di Lavoro.

Ben fatto! A questo punto verrai indirizzato alla pagina principale della tua Questura di competenza.

Come registrate gli ospiti sul portale Alloggiati Web

Da qui potrai compilare, inviare e salvare le schedine alloggiati. Nella barra superiore dei menu della tua Area di Lavoro, clicca su “Inserimento”.

La Polizia di Stato distingue tra il cosiddetto “Ospite Singolo” e gruppi di ospiti.

• Quando ricevi un ospite che viaggia da solo nella tua struttura ricettiva, dovrai inserire i dati di questo Ospite Singolo e poi cliccare su “Conferma”. Nella pagina seguente clicca su “Invio Schedine” > “Invia Tutti”.
• Nel caso di famiglie o gruppi di amici, per prima cosa inserirai i dati relativi al Capo Gruppo o Capo Famiglia e poi quelli delle persone connesse. Una volta terminata la registrazione di ogni ospite, clicca su “Invio Schedine” > “Invia Tutti”.

Assicurati sempre che tutti i dati forniti siano corretti prima di proseguire con la procedura di invio delle schedine alloggiati. Infine, se l’invio dei dati alla Questura è andato a buon fine, al termine della procedura apparirà un riquadro con la scritta: Inserimento Effettuato con successo, utilizza la funzione ANALISI INVII per verificare. Clicca su “OK”.

In alternativa alla compilazione delle schedine online, potrai caricare dei file di testo precompilati con tutte le informazioni richieste in formato .txt. Per farlo, clicca su “File” sulla barra nera dei menu operativi.

A cosa serve la funzione “Analisi”?

Nella barra nera dei menu operativi della tua Area di Lavoro, puoi cliccare su “Analisi”. Qui troverai l’elenco delle schedine alloggiati inviate in giornata.

Se non sei sicuro che l’invio sia andato a buon fino, puoi controllare in questa sezione.

Come scaricare le ricevute di invio delle informazioni

Per legge, i proprietari di strutture ricettive devono conservare le ricevute relative all’invio delle schedine degli ospiti tramite il portale Alloggiati Web. Le ricevute devono essere archiviate in un luogo sicuro per 5 anni dopo la data di check-in degli ospiti della struttura ricettiva.

Nella sezione “Ricevute” della barra dei menu operativi potrai scaricare le ricevute dell’invio delle schedine relative agli ultimi 30 giorni. Assicurati quindi di scaricare le ricevute in tempo e conservarle in un archivio privato o supporto di memorizzazione esterno, possibilmente in doppia copia.

Quali sono i dati degli ospiti da comunicare alla Questura?

Le informazioni sugli ospiti richieste dalla Legge sono:

• Tipo alloggiato: Ospite Singolo, Capo Famiglia o Capo Gruppo
• Data di arrivo
• Permanenza: nel caso in cui l’ospite decida di prolungare il soggiorno presso la tua struttura, dovrai inviare una nuova schedina alloggiati.
• Cittadinanza
• Luogo di nascita: nel caso di ospiti internazionali, va inserito lo Stato. Per gli ospiti italiani invece va inserito il Comune.
• Cognome e nome
• Data di nascita
• Sesso: dovrai scegliere tra maschio e femmina.
• Luogo di rilascio, tipo e numero del documento di identità (documento di riconoscimento): questo punto è valido per gli ospiti singoli e per i capi gruppo, ma non è richiesto per gli altri membri del gruppo o della famiglia.

Cosa fare se il portale Alloggiati non funziona?

A volte può capitare che il portale Alloggiati Web non funzioni. Come visto in precedenza, in caso di mancata comunicazione alla Questura, potresti incorrere in alcune ripercussioni. Quindi, come soddisfare gli adempimenti burocratici ed evitare una multa salata?

Prima di tutto, cerca di capire se il problema dipende da te. Ad esempio, controlla se la tua connessione internet funziona e se stai inserendo il nome utente, la password e i codici di sicurezza corretti. Se sei sicuro che il problema provenga da Alloggiati Web, non temere. Potrai inviare loro le schedine alloggiati dei tuoi ospiti in maniera diversa.

Ecco come fare:

1. Sul sito della Polizia di Stato, trova l’indirizzo PEC della Questura di riferimento. Conserva quest’informazione da qualche parte, perché potrebbe servirti nuovamente in futuro.
2. Crea un file in formato txt con le generalità degli ospiti della tua struttura ricettiva.
3. Invia una PEC (posta elettronica certificata) alla Questura segnalando il problema ed allegando il file txt con le tue schedine alloggiati. Nota bene: affinché la comunicazione abbia valore legale, devi utilizzare il tuo indirizzo e-mail PEC.

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In aggiunta, Smoobu collabora con diverse integrazioni partner che gestiscono diversi aspetti relativi all’industria degli affitti brevi. Chekin, ad esempio, è uno strumento che automatizza i processi di segnalazione delle generalità degli ospiti alla Questura! Vuoi saperne di più? Testa Smoobu con la nostra prova gratuita di 14 giorni.

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