Check-in en ligne pour propriétaires de location saisonnière

Mettez les formulaires papiers au placard et passez à la version en ligne du Check-in pour votre location saisonnière. En offrant la possibilité aux voyageurs de s’enregistrer en ligne, vous simplifierez le traitement des données tout en proposant une expérience fluide et moderne à vos visiteurs. Découvrez dans ce guide complet tout ce que vous devez savoir sur le Check-in en ligne.

Qu’est-ce que le Check-in en ligne pour location saisonnière ?

Le Check-in en ligne est une étape importante lors d’un séjour en location courte durée. Il permet de récolter toutes les informations légales pour louer votre propriété sans souci. Aujourd’hui, le Check-in peut se faire en ligne. Toutes les données nécessaires à l’enregistrement sont transmises via un formulaire en ligne. Le Check-in en ligne peut se faire par courriel, via un navigateur web ou une application mobile.

Le Check-in en ligne offre de la souplesse. En effet, les voyageurs peuvent compléter le formulaire avant leur arrivée et ainsi profiter pleinement une fois arrivée dans votre location. Côté voyageur, il y a un véritable avantage en termes de flexibilité et de liberté.

Côté propriétaire ou hôte, vous recevez directement les informations pertinentes sans avoir à vous déplacer pour récupérer le formulaire papier poussiéreux d’autrefois. C’est une situation  gagnant-gagnant !

Quels sont les avantages du Check-in en ligne pour location courte durée ?

La gestion de location saisonnière peut parfois prendre beaucoup de temps. Alors pourquoi ne pas se simplifier la vie quand c’est possible ?

1. Flexibilité et gain de temps : les voyageurs peuvent remplir le formulaire en amont et ainsi profiter pleinement de leur location de vacances dès leur arrivée.
2. Sécurité des données : le traitement des données personnelles n’est pas à prendre à la légère sous peine d’être épinglé par le RGPD. En choisissant le bon support pour effectuer votre enregistrement en ligne, le transfert des données sera sécurisé et crypté.
3. Choix des données collectées : en fonction des besoins et de la législation locale, les données collectées peuvent varier. Mettez l’accent seulement sur les informations nécessaires.
4. Traitement des données facilité : plus besoin de scanner vos formulaires papiers. Plus de problème de déchiffrage des écritures. Tout est digitalisé.
5. Sans contact : dans le contexte sanitaire actuel, limiter les contacts est un atout, surtout quand l’opération peut être réalisée en ligne facilement et en toute sécurité.

Pour autant l’accueil des voyageurs n’est pas impacté par la mise en place de ce dispositif.

Un Check-in complet et sans contact

Outre le formulaire d’enregistrement en ligne, vous pouvez également instaurer une arrivée des voyageurs autonome et sans contact dans votre location de vacances. Beaucoup de propriétaires de location font le choix d’installer des serrures intelligentes par exemple ou des boitiers de clés sécurisé.

Cela leur permet d’offrir aux voyageurs la possibilité d’arriver quand il le souhaite. Ils gagnent ainsi en flexibilité et en autonomie. De votre côté, vous évitez des déplacements à des heures parfois tardives ou de faire appel à un service de conciergerie pour la remise des clés. Votre activité de location gagne ainsi en souplesse et en efficacité. En savoir plus sur les serrures intelligentes et le smart home.

Comment fonctionne l’outil de Check-in en ligne chez Smoobu ?

Grâce à la fonction d’enregistrement en ligne, Smoobu a encore élargi son offre de gestionnaire de canaux pour les locations courte durée. En tant que propriétaire, vous pouvez désormais collecter des données auprès de vos voyageurs et les transmettre au besoin aux autorités compétentes facilement, sans contact et conforme aux exigences légales en vigueur. Exit les formulaires papiers, place au digital !

Si vous le souhaitez, vous pouvez même automatiser l’envoi du formulaire de Check-in à vos voyageurs à un moment clé. Exemple : programmer l’envoi d’un e-mail deux jours avant l’arrivée des voyageurs.

Comment configurer l’enregistrement en ligne dans Smoobu ?

Quelles sont les données collectées ?

Tout d’abord, vous définissez les données que vous souhaitez collecter auprès de vos invités. Vous pouvez faire la différence entre le voyageur principal et les voyageurs accompagnateurs. Pour ce faire, allez dans Paramètres -> Check-in en ligne dans Smoobu.

Vous pouvez choisir entre différents champs standard tels que le nom, le sexe, la nationalité, le numéro de de carte d’identité, etc. Sélectionnez les informations personnelles dont vous avez besoin et écartez celles qui ne vous sont pas utiles. En outre, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires, demander une signature électronique ou donner la possibilité aux voyageurs de télécharger des documents si besoin.

Préparez le message

Vous devez maintenant écrire un court message à votre voyageur. Vous pouvez également enregistrer le texte comme modèle de message pour les voyageurs suivants. Envoyez ensuite le lien vers le formulaire du Check-in en ligne.

Vous trouverez la fonction de message dans Smoobu sous Paramètres -> Messages -> Créer un message. Personnalisez votre message et veillez à ajouter le caractère générique [onlineCheckInLink] à votre modèle d’e-mail.

Décidez si vous souhaitez envoyer le message manuellement ou si vous voulez l’automatiser. Pour ce faire, cliquez sur « Envoyer cet e-mail automatiquement » et définissez le moment (par exemple, toujours deux jours avant l’arrivée voyageurs).

Par exemple :

« Cher(e) X,

Nous nous réjouissons de votre visite. Pour préparer votre séjour, veuillez remplir le formulaire d’enregistrement en ligne et nous le renvoyer.

Merci beaucoup pour votre aide.

En attendant de vous recevoir, je vous souhaite une belle journée. 

Votre prénom »

Envoi de l’e-mail

À côté de chaque réservation, vous trouverez l’option « Envoyer un e-mail ». Cliquez sur cette option et sélectionnez le modèle d’e-mail correspondant. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser davantage l’e-mail ici. Si vous avez sélectionné l’envoi automatique à l’étape 3, vous n’avez plus rien d’autre à faire.

Attendez le retour voyageur

Entre temps, le voyageur remplit le formulaire et vous le renvoie une fois complété. Dès que cela sera fait, vous recevrez une notification par e-mail.

Accédez aux données

Vous pouvez maintenant accéder aux données via le menu à côté de la réservation, les éditer ou les télécharger sous forme de fichier TXT.

Conclusion : 5 raisons de passer au Check-in en ligne pour votre location saisonnière

1. Gain de temps et flexibilité : le formulaire peut être rempli en amont à la convenance des voyageurs
2. Une solution digitale, sans papier et plus respectueuse de l’environnement
3. Possibilité d’automatiser la notification du Check-in en ligne à vos voyageurs. Un souci en moins pour vous
4. Inscription sans contact et conforme aux directives Covid-19
5. Sécurité et cryptage des données voyageurs assurés. Aucune consultation ne peut être effectuée par des tiers.

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