Con il check-in online, i tuoi ospiti possono fare il check-in alla casa vacanze prima del loro arrivo e senza bisogno di contatto diretto con l'host. I moduli di registrazione e le scartoffie appartengono al passato! Scopri in questo articolo come funziona il check-in digitale e quali vantaggi comporta per gestori e proprietari di affitti brevi.
Cos'è il check-in online?
Attraverso il check-in online, tutti i dati necessari per il check-in (e quindi la registrazione dell'ospite presso la struttura turistica) vengono trasmessi in formato digitale - cioè senza moduli cartacei. Ciò può essere fatto via email, tramite un browser web o un'applicazione per telefono.
Origine: check-in online per i viaggi aerei
Il termine "check-in online" proviene originariamente dal campo dei viaggi aerei ed è diventato popolare negli anni 2000. Il processo permette ai viaggiatori di trasmettere in maniera autonoma i loro dati personali alla compagnia aerea online: data di nascita, nazionalità e numero del documento d'identità. Non solo fa risparmiare tempo in aeroporto, ma assicura anche che le informazioni riservate rimangano protette.
Dopo la pandemia di SARS-COV-2 (Covid 19), il check-in online è diventato importante anche per ragioni igienico-sanitarie. Inoltre, la digitalizzazione del processo di check-in è un passo avanti anche dal punto di vista della sostenibilità ambientale.
Check-in online per le tue case vacanze
Al giorno d'oggi, il check-in online non è possibile solo per i viaggi aerei, ma anche per la registrazione presso strutture ricettive: hotel, case vacanza, bed&breakfast, alloggi turistici e così via.
In particolare, nel caso di appartamenti e case vacanze, può essere combinato molto bene con l'arrivo autonomo (o self check-in). L'ospite riceve le chiavi dell'alloggio prenotato senza bisogno di contatto fisico, per mezzo di una cassetta di sicurezza, una serratura elettronica o una serratura smart.
In questo modo potrai evitare problemi sia per te che per i tuoi ospiti, in quanto non dovrete necessariamente essere nello stesso posto allo stesso momento. Ritardi dovuti a ingorghi stradali o problemi con i voli capitano spesso, e il self check-in ti permette di gestirli senza stress.
Con una combinazione di check-in online e trasferimento di chiavi senza contatto, check-in e check-out diventano semplici e flessibili in termini di orari.
Per saperne di più: dai un'occhiata alla nostra guida completa "Vantaggi e svantaggi del self check-in per case vacanza".
Protezione e sicurezza dei dati
Oltre al fattore tempo, anche la questione della protezione dei dati è un vantaggio del check-in online. Quando si prenotano delle strutture ricettive, spesso gestori e property manager devono raccogliere solo i dati più rilevanti, come nome, indirizzo e dettagli di contatto. In alcuni stati, però, le autorità richiedono informazioni aggiuntive.
In Italia per esempio, tutti i proprietari di strutture ricettive hanno l'obbligo di comunicare le generalità degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web entro le 24 ore dal check-in. I dati richiesti per compilare una schedina Alloggiati sono:
- Data di arrivo;
- Permanenza;
- Cittadinanza;
- Luogo di nascita;
- Cognome e nome degli ospiti;
- Data di nascita;
- Sesso;
- Luogo di rilascio, tipo e numero del documento di riconoscimento.
Il check-in online offre quindi una buona opportunità per trasferire i dati sensibili in modo sicuro e nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati. Dato che tutto viene fatto online, gli ospiti possono fare il check-in comodamente da casa o in viaggio con il loro smartphone, prima del loro arrivo alla tua proprietà.
Come funziona lo strumento di check-in online di Smoobu?
Con la funzione di messaggistica automatizzata, Smoobu ha ulteriormente ampliato il suo pacchetto channel manager all-in-one per case vacanze e altre strutture ricettive extra-alberghiere.
Questa potente funzionalità permette a proprietari e gestori di alloggi turistici di raccogliere i dati degli ospiti e trasmetterli alle autorità in modo semplice ed efficiente. Compilare moduli di registrazione lunghi e noiosi all'arrivo è ormai un ricordo del passato.
Se lo desideri, puoi anche impostare una raccolta di pagamenti da parte di terzi (depositi) e automatizzare l'invio del modulo online ai tuoi ospiti. Per esempio, puoi inviare automaticamente un'email due giorni prima dell'arrivo, richiedendo che ti comunichino le informazioni necessarie.
Scopri come impostare il check-in online di Smoobu in 5 passaggi.
1. Decidi quali dati richiedere
Per prima cosa devi impostare quali dati richiedere ai tuoi ospiti. Puoi distinguere tra ospite principale e ospiti aggiuntivi. Per farlo, accedi a Smoobu e vai su "Impostazioni" -> "Check-in online".
Puoi scegliere tra diverse informazioni standard come nome, sesso, nazionalità, numero ID, ecc. Seleziona i dati di cui hai bisogno. Inoltre, puoi aggiungere altri campi, richiedere una firma elettronica o permettere agli ospiti di caricare allegati.
Poi anche specificare il testo che vuoi che appaia nella pagina del check-in online inviata al tuo ospite.
Per esempio:
"Gentile ospite, siamo lieti di riceverti presto nella nostra struttura vacanziera. In preparazione al tuo soggiorno, ti chiediamo gentilmente di compilare il modulo di check-in online e d'inviarcelo.
Grazie per la collaborazione
La famiglia XY".
2. Prepara il testo della email
A questo punto devi scrivere un breve messaggio per il tuo ospite. Puoi anche salvare il testo come modello (template email) per altri ospiti in futuro, risparmiando così tempo utile. Aggiungi quindi il link che reindirizza al check-in online.
Puoi trovare la funzione messaggi sul tuo account Smoobu sotto "Impostazioni" -> "Comunicazione" -> "Crea". Personalizza il tuo messaggio e assicurati di aggiungere il placeholder [onlineCheckInLink] al tuo modello di email.
Puoi scegliere se inviare il messaggio manualmente o se automatizzarlo. Per farlo, clicca su "Invia automaticamente" e imposta in quale momento vuoi che l'email venga inviata (ad esempio due giorni prima dell'arrivo alla tua casa vacanze).
3. Invia l'email di check-in online
Accanto ad ogni prenotazione troverai l'opzione "Invia email". Clicca su questa opzione e seleziona il modello email adatto. Se lo desideri, puoi personalizzare ulteriormente l'email.
Se invece hai selezionato l'invio automatico al punto 3, puoi saltare questo passaggio.
4. Attendi la risposta dell'ospite
Ora tocca al tuo ospite compilare il modulo e rimandartelo. Non appena avrà infinito d'inserire i dati tramite il link che gli hai inviato, riceverai una notifica via email.
5. Consulta e gestisci i dati
Tutto fatto! Ora puoi accedere ai dati tramite il menu accanto alla prenotazione, modificarli o scaricarli come file TXT.
Self check-in per affitti brevi: le ultime novità
A fine 2024 e inizio 2025, il tema del self check-in è tornato al centro del dibattito per chi gestisce case vacanza in Italia. Alcune ordinanze comunali e regionali hanno iniziato a limitare o vietare l’utilizzo di cassette di sicurezza, smart lock e accessi automatizzati senza presenza fisica, soprattutto per ragioni di sicurezza pubblica e identificazione degli ospiti.
Nel nostro articolo "Stop al self check-in? Ecco cosa cambia per gli host", abbiamo approfondito la situazione, segnalando i primi casi concreti e offrendo alcuni consigli pratici per adeguarsi alle nuove regole senza compromettere l’esperienza di soggiorno dei tuoi ospiti.
Nonostante le restrizioni iniziali, si sta discutendo per regolamentare meglio il check-in da remoto e garantire la sicurezza pubblica. Il check-in online resta perfettamente legale e consigliato, a patto che venga affiancato da un controllo documenti conforme alla normativa locale.
Entro 24 ore: l’obbligo di comunicazione dei dati degli ospiti
Ricordia che, per legge, tutti i dati degli ospiti devono essere trasmessi entro 24 ore dal loro arrivo sul portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
Questa regola vale indipendentemente dal tipo di check-in utilizzato (fisico o digitale) e rappresenta un obbligo fondamentale per ogni host o gestore di affitti brevi.
Grazie al check-in online integrato in Smoobu, puoi raccogliere in anticipo i dati necessari e inviarli in modo tempestivo, evitando dimenticanze e semplificando la gestione burocratica.
Conclusione
Ecco 6 modi in cui la funzione di check-in online di Smoobu semplificherà la tua vita di host o property manager di affitti a breve termine:
- Praticità: il check-in online fa risparmiare tempo e non fa male all'ambiente. I tuoi ospiti possono fare il check-in prima del loro arrivo.
- Professionalità: gli host moderni e professionali non si affidano più alle scartoffie, ma preferiscono processi che permettono di semplificare e snellire l'esperienza dei loro ospiti.
- Legalità: rispettare la normativa italiana in materia di affitti brevi è più semplice con il check-in online. In questo modo eviti sanzioni e gestisci l’accoglienza in modo conforme, sicuro e tracciabile.
- Automatizzazione: se vuoi, puoi automatizzare la richiesta di check-in online, di modo da non doverti preoccupare più di nulla.
- Protezione dei dati: puoi raccogliere dati personali dei tuoi ospiti, i quali, trasmessi in forma criptata, non possono essere visualizzati da terzi.
- Igiene: questo tipo di check-in è senza contatto e rispetta le linee guida sanitarie.