Check-In Online per gli ospiti
Per rendere la vita più facile ai proprietari di case vacanze, Smoobu ha sviluppato una nuova funzione, il check-in online. Spesso, per la polizia o eventi ufficiali, è necessario raccogliere i dati degli ospiti che vanno oltre i dati del normale processo di prenotazione. Come per esempio la data di nascita o la nazionalità. Ora è facile richiedere automaticamente questi dati ai tuoi ospiti, anche prima che arrivino. Nessun fastidioso riempimento di documenti sul posto.
Grazie alla nuova funzione “Check-in online” in Smoobu, la raccolta dei dati da inviare alla polizia o il check-in online può essere effettuata rapidamente. Ovviamente, tutto questo è criptato e sicuro contro l’accesso da parte di terzi. Ecco come procedere.
Come funziona il “check in online”?
Passaggio 1: quali dati vengono raccolti?
Il primo passo è definire quali dati dei tuoi ospiti vuoi raccogliere. Vai alla categoria Online Check-In. Questi dati possono essere trovati in Smoobu sotto la voce di menu Impostazioni -> Check-in online.
È possibile differenziare qui tra il capo gruppo e gli altri ospiti.
In basso, specifica il testo che dovrebbe apparire nella pagina del modulo. Un esempio:
“Caro ospite,
non vediamo l’ora che arrivi presso la nostra casa vacanze XY. Per prepararti al tuo soggiorno, ti chiediamo gentilmente di compilare il modulo di check-in online e di inviarcelo.
Grazie per la tua collaborazione.
Casa vacanze XY”
Passaggio 2: preparare la spedizione del check- in online
Ora puoi fornire all’ospite il link per il check-in online. Per questo devi creare un modello di messaggio. Puoi scrivere un testo individuale per il tuo ospite e quindi salvare il modello.
Probabilmente già avrai visto la nuova funzionalità in Smoobu. Vai a Impostazioni -> Email automatiche e fai clic su “Crea modello di email”. Personalizza il tuo messaggio e (IMPORTANTE) inserisci nel testo [onlineCheckInLink] nel tuo modello di email.
Specifica se desideri inviarlo manualmente o seleziona “Invia automaticamente questo messaggio” e definisci il periodo di tempo, ad es. 4 giorni prima dell’arrivo (consigliato).
Passaggio 3: invio del messaggio manuale
Accanto a ogni prenotazione troverai l’opzione “invia email personalizzata”. Fare clic su questa opzione e selezionare il modello di posta appropriato in “schema”. Se hai scelto la spedizione automatica nel passaggio 3, puoi sederti e attendere la risposta del tuo ospite senza preoccuparti del passaggio 3.
Passaggio 4: in attesa dell’ospite e della notifica
Ora il tuo ospite deve solo compilare il modulo e inviarlo a te premendo un pulsante. Appena fatto ciò riceverai una notifica via email da parte di Smoobu.
Passaggio 5:
Da ora in poi è possibile accedere ai dati tramite il menu accanto alla prenotazione, modificare o scaricare come file TXT.
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