So erstellst du eine Rechnung für deine Ferienwohnung

In dieser Anleitung für FeWo-Vermieter erfährst du, wie du eine Rechnung für die Gäste deiner Ferienwohnung erstellst und was du dabei beachten musst.

Musst du eine Rechnung für deine Ferienunterkunft ausstellen?

Häufig übernehmen Buchungsportale für Ferienunterkünfte wie Booking.com, Airbnb oder FeWo-direkt die Zahlungsabwicklung bei der Vermietung der Ferienwohnung. In einigen Fällen musst du jedoch selbst Rechnungen erstellen, zum Beispiel bei Direktbuchungen über deine eigene Vermieter-Homepage oder ein integriertes Buchungssystem.

In deiner Rechnung führst du alle Kosten und Leistungen für den im Mietvertrag angegebenen Zeitraum detailliert auf. Wenn du deine Unterkunft privat vermietest, bist du nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Es reicht, wenn du die Zahlung mit einer Quittung dokumentierst. Bei gewerblicher Vermietung bist du gesetzlich verpflichtet, Rechnungen für deine Gäste auszustellen.

Was muss eine Rechnung für Ferienwohnungen enthalten?

Du bist dir nicht sicher, was du beim Schreiben einer Rechnung für deine Ferienvermietung beachten musst? Es gibt ein paar Kriterien, die deine Rechnung erfüllen muss, damit sie formal korrekt ist.

Folgende Angaben muss deine Rechnung enthalten:

• Gegenstand der Rechnung: Rechnung über die Vermietung einer Ferienimmobilie
• Fortlaufende Rechnungsnummer (erst ab einem Betrag von 150 Euro brutto nötig)
• Rechnungsdatum
• Name und vollständige Anschrift des Vermieters
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Vermieters (erst ab einem Betrag von 150 Euro brutto nötig)
• Name und vollständige Anschrift des Hauptgastes
• Adresse des Mietobjekts sowie die Anzahl der Reisenden
• Detaillierte Abrechnung der gebuchten Dienstleistungen und Zusatzleistungen, ihr Bereitstellungsdatum und ihre Menge
• Zahl der Übernachtungen
• An- und Abreisedaten
• Einheitspreis ohne MwSt. für das Mietobjekt und die gebuchten Zusatzleistungen
• ggf. Kurtaxe oder andere lokale Zusatzgebühren
• ggf. gewährte Preisermäßigung und vereinbarte Minderungen
• Zahlungsmodalitäten (EC-Karte, Banküberweisung, PayPal etc.)
• Zahlungsfrist und die Sanktionen für verspätete Zahlungen
• Gesamtbetrag ohne MwSt.
• Steuersatz bzw. Hinweis auf ermäßigten Steuersatz oder Steuerbefreiung bei Kleingewerbe
• Gesamtbetrag (einschließlich MwSt.)

Was muss eine Quittung für deine FeWo enthalten?

Bei der privaten Vermietung von Ferienwohnungen reicht es, wenn du eine Quittung für deine Gäste ausstellst.

• Fortlaufende Quittungsnummer
• Datum der Ausstellung
• Beschreibung der Leistung
• Unterschrift
• Zahlungsbetrag

Rechnungen für Ferienwohnungen einfach erstellen mit Smoobu

So legst du eine Vorlage für Rechnungen an

Mit Smoobu kannst du deine eigene Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen erstellen und alle nötigen Daten eintragen. Dabei kannst du verschiedene Angaben als Standard definieren.

Dazu gehören:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers (Vermieter)
• Name und Anschrift des Urlaubsgastes
• Rechnungsnummer
• Zahlungsfrist
• Anpassung des Mehrwertsteuersatzes an die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen
• Personalisierung der Fußzeile mit deinen Zahlungsinformationen und -methoden
• Die Möglichkeit, weitere persönliche Anmerkungen hinzuzufügen
• Links für direkte Zahlungen (z. B. PayPal)

Deine Standardeinstellungen werden für alle Rechnungen übernommen. Du kannst sie bei Bedarf vor dem Versenden noch anpassen. Die Buchung wird als Standardelement genommen, aber du kannst auch zusätzliche Leistungen auflisten, selbst wenn die Mehrwertsteuersätze unterschiedlich sind.

Rechnungen direkt aus der Buchung erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen, klickst du direkt auf die gewünschte Buchung. Die persönlichen Daten des Reisenden werden dann automatisch in die Rechnung aufgenommen. Auch die Berechnung der Gesamtsumme, der Netto- und Bruttobeträge erfolgt automatisch. Sobald du auf „Erstellen“ klickst, wird eine PDF-Datei mit allen Daten erstellt. Du kannst diese Rechnung nun an deinen Gast schicken und sie für deine Buchhaltung auf deinem Computer oder in der Smoobu-App speichern.

Rechnungen automatisch per E-Mail versenden

Wenn du noch mehr Zeit sparen möchtest, kannst du deine Rechnungen an deine Mailvorlagen anhängen. Dazu klickst du auf -> Rechnung anhängen / Add invoice und schon wird das von dir erstellte PDF-Dokument an die E-Mail angehängt.

Du kannst diese E-Mails dann automatisiert versenden oder beim manuellen Versand als Vorlage nutzen. Denke nur immer daran, die Rechnung jedes Mal rechtzeitig vor dem Versandzeitpunkt zu erstellen.

Um sicherzugehen, dass die Rechnung auch beim Gast ankommt, solltest du deine Smoobu-Mailadresse nutzen.

Rechnung personalisieren

Um deine Rechnung zu personalisieren und deine Marke als FeWo-Vermieter zu stärken, kannst dein Logo auf der Rechnungsvorlage hinzufügen. So wird deine Gästekommunikation einheitlich und dein Vermietungsgeschäft wirkt noch professioneller. Du hast außerdem die Möglichkeit, einen persönlichen Text in deine Rechnungen einzufügen und die Fußzeile weiter anzupassen.

So findet der Gast deine Zahlungsinformationen

Deine Zahlungsinformationen sind der Fußzeile der Rechnung aufgeführt. So weiß dein Gast, welche Zahlungsmodalitäten (Überweisung, Kreditkarte etc.) du anbietest und wie er die Zahlung vornehmen kann.

Wenn du möchtest, kannst du auch einen Zahlungslink zu Paypal in die Fußzeile einfügen. Dieser enthält automatisch den Gesamtbetrag der Rechnung und wenn der Kunde bezahlt, wird das Geld sofort auf deinem PayPal-Konto gutgeschrieben.

5 Gründe für die Ausstellung einer Rechnung

1. Du bist deinen Gästen gegenüber transparent.
2. Du zeigst, dass du dein Vermietungsgeschäft professionell führst.
3. Du führst die Kosten für Miete, Reinigung, zusätzliche Dienstleistungen etc. detailliert auf. So gibt es für deine Gäste keine bösen Überraschungen.
4. Dank der Rechnung sind deine Mieteinnahmen dokumentiert und du kannst bei der Steuererklärung darauf zurückgreifen.
5. Du erfüllst die gesetzlichen Vorgaben.

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