Comunicaciones para Propietarios de Alquileres Vacacionales

La comunicación con tus huéspedes es crucial para tu éxito como propietario de un alquiler vacacional o como anfitrión a corto plazo. Automatizar tus comunicaciones puede ser una buena manera de evitar errores y ahorrar tiempo en la gestión de alojamientos turísticos.

¿Cómo deben de ser las comunicaciones con tus huéspedes?

Las comunicaciones con los huéspedes son cualquier forma de comunicación entre anfitrión y huésped en los diferentes tipos de alojamientos vacacional que existen. Esto incluye desde llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes y publicaciones en las redes sociales. El contacto personal con los huéspedes es una manera de hacer que los huéspedes se sientan cómodos, den buenas opiniones y de que regresen en el futuro.

La industria del alquiler vacacional se basa en ofrecer un servicio ejemplar a sus clientes. Al fin y al cabo, destaca la cercanía y facilidad en el trato a los huéspedes por encima de otros tipos de alojamientos. El comienzo de estas comunicaciones se produce ya desde el momento en el que el huésped contacta en el proceso de reserva o realiza una reserva directa. Los mensajes que los antiguos huéspedes reciben después de su estancia, casi siempre en forma de emails o newsletter, suponen otra forma de comunicación.

Esta cercanía con los huéspedes ayuda a reforzar los lazos de confianza y les permite sentirse más seguros en caso de que surjan dudas o preguntas durante la estancia. De esta forma se evitan malentendidos y se ofrece toda la información necesaria.

Momentos de comunicación entre huésped y anfitrión

1. Solicitudes de reserva o reservas directas.
2. Confirmación de reserva.
3. Guía del huésped digital, que incluye datos como contraseñas, información de llegada, aparcamiento, sobre el funcionamiento de las instalaciones.
4. Correo electrónico con solicitud para el registro en línea.
5. Entrega de llaves a la llegada.
6. Devolución de llaves.
7. Mensaje de agradecimiento y/o invitación a valorar la estancia.
8. Newsletters (ofertas especiales, felicitaciones de Navidad, actualización sobre renovaciones o alojamientos adicionales, etc.)

Tipos de formas de comunicación con los huéspedes

La comunicación con los huéspedes puede ser directa, por escrito o en formato digital. Durante la llegada de los viajeros, es decir, en el check in, se produce esa comunicación directa entre huésped y anfitrión al realizar la entrega de llaves.

No obstante, la comunicación por escrito, tanto en papel como digital, en aplicaciones o por correo electrónico, o incluso desde cualquier plataforma de alojamientos vacacionales como Airbnb o Booking.com, forman parte todas ellas de una forma de comunicación necesaria. Los grandes portales de  alojamiento incluso usan un chatbot para liviar la carga, una forma bastante común para responder a preguntas frecuentes.

Mejora la relación con tus huéspedes

Es muy importante que, como anfitrión, construyas una relación positiva y cordial con tus clientes de alquiler vacacional. Puedes empezar a través del contacto personal por teléfono o un intercambio cordial al encontrarte con ellos en persona. Pero de igual forma, puedes ponerte en contacto con ellos de forma digital y automatizada. Mediante una herramienta de automatización de mensajes la comunicación digital con los huéspedes mejora, y ayuda a reforzar la idea de que el huésped se sienta entendido en todo momento.

La falta de contacto físico puede acarrear malentendidos. Mediante correos electrónicos suenan mucho más personalizados si nos dirigimos a los invitados por sus nombres, en lugar de una fórmula genérica. De forma muy sencilla puedes implementar esto en tus ajustes.

La comunicación sin contacto se ha convertido también en la mejor forma de prevenir y mantener las medidas de contacto y sanitarias a raíz de la pandemia. Los propietarios de alquiler de vacaciones han tenido que

Cómo conseguir una comunicación automática exitosa

1. 1. Estrategia de comunicación consistente

      Mantente siempre amigable y cordial con tus huéspedes, de forma respetuosa e invitado siempre a que interactúen contigo si así lo quieren.

   2. Aprovecha el momento perfecto

      Envía la confirmación de reserva inmediatamente después de la reserva. También puedes enviar el horario de llegada antes de la misma. El truco está en anticiparse a la información que pueden necesitar.

   3. Disponibilidad

      Es buena idea dejar un número de emergencia para casos importantes en el que puedas estar localizable en cualquier momento.

   4. Tiempos de respuesta cortos

      No pasa nada si no puedes resolver un problema al instante, pero mediante una correcta automatización de tu buzón de correo puedes dar cierta información a tus huéspedes o comunicarles que ya estás trabajando en ello o que el problema ha sido resuelto.

Toda la información necesaria a su alcance

Ofrecer toda la información relativa a contraseñas, direcciones, reglas de convivencia, limpieza, contactos de importancia o demás es fundamental en un negocio de alquiler.

Aunque puede parecer que son muchos detalles a tener en cuenta, ofrecer una óptima atención al cliente, tanto en cualquier plataforma de alquiler como tu propio sitio web, puede marcar la diferencia entre el éxito o el declive de tu alquiler turístico.

Ahorra tiempo automatizando la comunicación digital

Durante la gestión de alquiler y en la comunicación con tus invitados, es importante responder rápidamente y ser amigable, incluso después de varias consultas. Además, es conveniente asegurarte de que haya alguien siempre disponible en caso de emergencias y de que los invitados no tengan que esperar mucho tiempo hasta obtener la información.

Si usas el Channel Manager de Smoobu, puedes crear plantillas de correos dirigidos a todo tu registro de viajeros. Es en este tipo de situaciones cuando un software de alquiler como el nuestro puede ser de mayor ayuda para tu alquiler vacacional.

Así es como Smoobu puede ayudarte con las comunicaciones de tus huéspedes de alquiler vacacional

Bandeja de entrada unificada (gestiona todos los mensajes a través de Smoobu)

Puedes leer y responder mensajes desde tu página principal de Smoobu. No tendrás que iniciar sesión en tu cuentas de Airbnb, Booking.com, Vrbo o similares.

Envía mensajes automáticamente

Con Smoobu también puedes enviar mensajes automáticos. Puede configurar el momento exacto en el que desees enviar tus mensajes. Tiene sentido, por ejemplo, enviar confirmaciones de reservas automáticas después de la reserva o un correo electrónico con direcciones e información relativa dos días antes de la llegada.

También puedes enviar un correo electrónico de agradecimiento una semana después de la salida y solicitar una reseña en el portal de reservas que se utilizó para la reserva. Si trabajas con proveedores de servicios externos, como personal de limpieza, también puede notificarles automáticamente cuando lleguen nuevos huéspedes a tu vivienda de alquiler.

Plantillas de mensajes de correo electrónico automatizadas

A continuación, se muestran algunos ejemplos de plantillas automatizadas:

• Confirmación de la reserva después de haberla recibido.
• Recordatorios para ti.
• Información adicional durante la estancia.
• Revisiones durante la estancia para asegurarte de que todo está bien.
• Informar a los proveedores externos sobre llegadas y salidas.

Check in online: sin contacto y respetuoso con el medio ambiente

Gracias a la función de registro en línea, tus huéspedes pueden registrarse antes de su llegada. Todos los datos relevantes, como el número de pasaporte o la nacionalidad, se cifran y se envían de forma segura.

Guía del huésped digital

Con Smoobu puedes crear una guía del huésped digital individual para cada huésped. Puedes acceder a él a través de un enlace y enviar automáticamente por correo electrónico. Además de toda la información relevante sobre tu apartamento de vacaciones o casa de vacaciones y sus alrededores, también puede ofrecer servicios adicionales como un refrigerador lleno a llegada, alquiler de bicicletas, etc. Gracias a esta guía gratuita, se consigue mejorar la experiencia del huésped.

Administra tus reseñas de Airbnb

En la plataforma de reservas de Airbnb, las reseñas son el factor decisivo para asegurarte el éxito como anfitrión. A más críticas positivas, más reservas. Así de simple.

Con Smoobu no solo podrás administrar los mensajes de sus huéspedes, sino también leer y responder a las reseñas de Airbnb de huéspedes anteriores.

En definitiva, automatizar y optimizar las comunicaciones de tu alquiler vacacional no solo te reportará mejores críticas por parte de tus huéspedes, sino que ahorrarás tiempo, esfuerzo y demás quebraderos de cabeza relativos a la gestion de tus propiedades.

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