Fattura elettronica per affitti brevi

Se gestisci una struttura ricettiva per affitti brevi (casa vacanza, affittacamere, B&B, locazione breve), probabilmente avrai già sentito parlare della famigerata fattura elettronica. Ma di cosa si tratta esattamente? Quando è obbligatoria? E come puoi emetterla correttamente? In questa guida, risponderemo a tutte queste domande, offrendoti una panoramica completa su come utilizzare le fatture elettroniche per la tua attività di case vacanza.

Che cosa si intende per "fatturazione elettronica"?

La fattura elettronica è un documento fiscale che viene creato, trasmesso e conservato in formato digitale, anziché cartaceo. In Italia, la fattura elettronica è obbligatoria per tutte le operazioni tra soggetti con partita IVA. Le fatture elettroniche vengono inviate tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall'Agenzia delle Entrate.

Perché la fatturazione elettronica è importante per gli host di case vacanza?

Per gli host e i property manager che gestiscono una struttura ricettiva, poter emettere una fattura elettronica è importante per diversi motivi:

• Conformità fiscale: in Italia, la fattura elettronica è obbligatoria per le attività professionali con partita IVA. Non emettere una fattura elettronica potrebbe comportare sanzioni fiscali.
• Maggiore efficienza: automatizzare e digitalizzare il processo di fatturazione riduce il rischio di errori e semplifica la gestione dei pagamenti.
• Trasparenza e professionalità: fornire ai tuoi ospiti fatture elettroniche aumenta la tua affidabilità come host, soprattutto per coloro che sono in viaggio d'affari e prenotano per conto della loro azienda.

Da quando è obbligatoria la fatturazione elettronica?

L'obbligo generale di fattura elettronica per le attività professionali con partita IVA è in vigore dal 1° gennaio 2019.

Dal 1° luglio 2022, si è esteso ai soggetti in regime forfettario che, nell'anno precedente, hanno registrato ricavi compresi o superiori a 25.00€.

Dal 1° gennaio 2024, l'obbligo è diventato universale, estendendosi alla parte restante dei contribuenti, sia per le attività B2B (business to business) che per quelle B2G (business to government).

Quando è obbligatorio emettere una fattura elettronica per affitti brevi?

L'obbligo di fatturazione elettronica dipende da diversi fattori, tra cui la tua attività fiscale e il tipo di cliente. Ecco quando devi emettere una fattura elettronica:

1. Se hai una partita IVA: se affitti la tua casa vacanza, affittacamere o bed & breakfast come attività professionale, emettere una fattura elettronica è obbligatorio.
2. Se l'ospite è un'impresa o un/a professionista con partita IVA: se l'ospite ti chiede di emettere una fattura, devi poterla generare in formato elettronico, anche se tu non hai partita IVA,.
3. Regime forfettario o ordinario: se sei in regime forfettario o ordinario, la fattura elettronica è comunque obbligatoria.

Come funziona la fattura elettronica per affitti brevi?

La fattura elettronica per affitti brevi segue le stesse regole delle fatture tradizionali, ma viene inviata tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che la trasmette automaticamente all'Agenzia delle Entrate.

Chi affitta case vacanza deve emettere fatture XML, firmarle digitalmente e conservarle in formato digitale per 10 anni. I file devono includere tutti i dati obbligatori: dati del locatore, del conduttore, importi e aliquote IVA (se applicabili), oltre a eventuali ritenute d'acconto e firma digitale.

Fattura elettronica e regime fiscale: cosa cambia per gli host in regime ordinario o forfettario?

• Regime ordinario: gli host in regime ordinario devono applicare l'IVA sulle fatture, salvo esenzioni. La fattura elettronica permette di includere il calcolo dell'IVA in modo semplice e professionale.
• Regime forfettario: gli host in regime forfettario, non applicano l'IVA sulla fattura. Tuttavia, devono comunque emettere la fattura elettronica, senza IVA, e indicare l'esenzione nella dicitura corretta: "Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, n.190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018".

Come puoi verificare che la tua fattura elettronica sia in regola?

Per assicurarti che la tua fattura elettronica sia conforme alla legge, devi:

• Verificare i dati del destinatario: assicurati di inserire correttamente il codice fiscale o la partita IVA dell'ospite (se applicabile), il Codice Destinatario alfanumerico di 7 cifre SDI e l'indirizzo PEC.
• Controllare l'applicazione delle imposte: se sei in regime ordinario, verifica che l'aliquota IVA sia corretta. Se sei in regime forfettario, ricorda di inserire la dicitura di esenzione.
• Assicurarti che la fattura sia inviata tramite SdI: la trasmissione tramite il Sistema di Interscambio è fondamentale per garantirne la validità.

Come archiviare le fatture elettroniche: obblighi legali e metodi consigliati

In Italia, le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale per un periodo di 10 anni.

La conservazione deve essere conforme alle normative fiscali, che richiedono l'utilizzo di un sistema di conservazione elettronica a norma. Questo sistema garantisce che le fatture siano leggibili, integre, e facilmente accessibili in caso di controlli da parte dell'Agenzia delle Entrate.

Obblighi legali di archiviazione:

1. Archiviazione digitale: le fatture elettroniche devono essere redatte e archiviate in formato XML o in altri formati digitali che siano leggibili e non modificabili.
2. Accesso e consultazione: devi garantire che le fatture XML possano essere facilmente consultabili in qualsiasi momento.
3. Integrità e autenticità: le fatture elettroniche devono essere protette contro modifiche non autorizzate, e devono essere firmate digitalmente, se richiesto dalla normativa.
4. Durata della conservazione: le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni, come previsto dal Codice Civile e dalle normative fiscali.

Metodi consigliati per l'archiviazione digitale delle fatture elettroniche

Chiaramente, non puoi conservare le tue fatture elettroniche in raccoglitori cartacei. Dovrai quindi contare su sistemi digitale. Ecco alcuni esempi:

• PEC e Sistema di Interscambio: il Sistema di Interscambio (SdI) conserva le fatture elettroniche inviate, ma è comunque consigliabile conservarle in duplice copia per una maggiore sicurezza.
• Servizi di conservazione elettronica a norma: esistono diversi servizi online che offrono archiviazione digitale delle fatture, conforme alle normative italiane.
• Software gestionale con funzione di fatturazione elettronica inclusa: un software che integra la gestione delle fatture elettroniche con quella delle case vacanze, come Smoobu, ti permette di archiviare automaticamente le fatture. Tuttavia, trattandosi di una funzione pensata principalmente per la gestione degli affitti brevi e non per la conservazione a norma delle fatture, è consigliabile affiancare una soluzione di archiviazione dedicata.

Come gestire le fatture elettroniche con Smoobu

Smoobu è una delle migliori piattaforme di gestione degli affitti brevi sul mercato. Offre agli host diversi strumenti per semplificare e automatizzare le operazioni quotidiane: channel manager, comunicazione automatizzata con gli ospiti, strumenti di reportistica e, se questo non bastasse, anche una nuova funzione di fatturazione elettronica.

Ecco come puoi usare Smoobu per gestire le tue fatture elettroniche:

1. Emissione automatica delle fatture: Smoobu genera automaticamente le fatture elettroniche per ogni prenotazione, includendo tutte le informazioni necessarie, come i dettagli dell'importo, le imposte applicabili e i dati dell'ospite.
2. Integrazione con il Sistema di Interscambio (SdI): Smoobu si occupa dell'invio delle fatture tramite SdI, garantendo che tutte le fatture siano conformi e trasmesse correttamente all'Agenzia delle Entrate.
3. Gestione delle imposte: puoi configurare Smoobu in modo che calcoli correttamente l'IVA, a seconda del tuo regime fiscale (ordinario o forfettario).
4. Archiviazione elettronica integrata: le fatture emesse restano disponibili su Smoobu finché non vengono cancellate manualmente dall’host. È una funzione utile per tenere traccia dei documenti nel tempo e accedervi con facilità. Tuttavia, per garantire un'archiviazione a norma di legge, ti consigliamo di utilizzare anche una soluzione certificata.

Vantaggi della fattura elettronica per gli host di case vacanza

L'adozione della fattura elettronica non solo aiuta a rispettare gli obblighi fiscali, ma offre anche una serie di vantaggi per gli host di case vacanza:

1. Maggiore efficienza: automatizzare la fatturazione per i tuoi affitti brevi riduce il tempo speso nella gestione manuale delle fatture, consentendoti di concentrarti su altre attività.
2. Riduzione degli errori: generare automaticamente le fatture riduce il rischio di errori e sviste che possono verificarsi durante la creazione manuale dei documenti.
3. Semplificazione delle dichiarazioni fiscali: la gestione elettronica facilita la trasmissione delle informazioni all'Agenzia delle Entrate, rendendo più semplice la dichiarazione dei redditi.
4. Migliore immagine professionale: emettere una fattura elettronica, anziché cartacea, rende l'host più professionale e trasparente agli occhi dei clienti, specialmente quelli che viaggiano per motivi professionali.
5. Conformità alle normative: la fattura elettronica garantisce il rispetto delle normative fiscali in modo semplice e sicuro.

Dai un'occhiata alla registrazione del nostro webinar, live il 17 dicembre 2025, per saperne di più sulla Fatturazione Elettronica di Smoobu:

Risposte alle domande comuni sulle fatture elettroniche per affitti brevi

Se non ho una partita IVA, devo comunque emettere una fattura elettronica?

No, se affitti come persona fisica e in modo occasionale, senza partita IVA, non sei obbligato a emettere fattura elettronica. In questi casi puoi rilasciare una ricevuta non fiscale, indicando i dati dell’ospite, l’importo ricevuto e l’eventuale ritenuta d’acconto del 21%.

Fa eccezione il caso in cui l’ospite sia una persona giuridica, come un’azienda o un professionista con partita IVA: in quel caso, anche senza partita IVA, sei tenutə a emettere fattura elettronica tramite SdI.

Cosa succede se non emetto la fattura elettronica?

Non emettere una fattura elettronica quando obbligatorio potrebbe portare a sanzioni fiscali. Si tratta di multe da 250€ a oltre 2.000€, o fino al 70% dell’imposta dovuta, con un minimo di 300€. È fondamentale rispettare le normative fiscali italiane per evitare problemi legali.

La fattura elettronica può essere emessa anche per i soggiorni brevi di una sola notte?

Sì, la fattura elettronica può essere emessa anche per soggiorni di breve durata, come per una sola notte, se l'ospite ne fa richiesta o se l'attività è svolta con partita IVA.

Se sono in regime forfettario, posso emettere fatture elettroniche senza IVA?

Sì, se sei in regime forfettario, emetterai fatture elettroniche senza IVA, indicando l'esenzione nella dicitura corretta. Ricorda però che l'emissione della fattura elettronica è obbligatoria.

Come posso gestire le fatture elettroniche per gli ospiti internazionali?

Per gli ospiti internazionali, la fattura elettronica va emessa come per gli ospiti italiani, ma senza IVA (in quanto l'operazione è considerata fuori campo IVA se l'ospite è residente all'estero). Devi comunque inviare la fattura tramite il Sistema di Interscambio.

Se emetto una fattura elettronica, mi devo preoccupare anche della ricevuta?

No, se emetti una fattura elettronica valida tramite SdI, non serve rilasciare anche una ricevuta case vacanze: la fattura ha già valore fiscale e sostituisce la ricevuta.

La ricevuta è necessaria solo se non hai partita IVA e stai affittando in modo occasionale, quindi fuori dall’obbligo di fatturazione elettronica. In quel caso va consegnata all’ospite al momento del pagamento.