Le parcours voyageur entièrement automatisé avec Smoobu
Plus vous gérez de propriétés, plus vous réécrivez le même mot de passe Wi-Fi, les mêmes consignes d'arrivée et les mêmes indications pour le parking. Chaque message est vite écrit, mais l'ensemble vous prend des heures, et c'est souvent celui que vous oubliez dont le voyageur avait besoin.
Comment faire pour que chaque voyageur reçoive la bonne information au bon moment, sans y passer vos soirées ? Découvrez dans cet article les étapes pour automatiser tout le parcours voyageur avec Smoobu, de la réservation jusqu'après le départ !
Pour rédiger le tout premier message de la série, inspirez-vous de nos exemples de message de bienvenue en location saisonnière.
L'essentiel en bref :
- un parcours voyageur automatisé envoie la bonne information à chaque étape : après la réservation, avant l'arrivée, pendant le séjour et après le départ
- dans Smoobu, vous rédigez chaque modèle de message une fois, vous choisissez son déclencheur et son horaire, et il part pour chaque réservation, y compris celles déjà enregistrées
- le Guide Voyageur, le check-in en ligne et les codes d'accès des serrures connectées parviennent aux voyageurs par ces mêmes messages
Ce que vous coûte une communication voyageurs gérée à la main
Tant que vous n'avez qu'une propriété, répondre vous-même à chaque voyageur reste simple, et souvent agréable. Mais à chaque propriété supplémentaire, la même méthode se transforme peu à peu en goulot d'étranglement.
Vous perdez d'abord du temps : messages de bienvenue, consignes de départ et horaires d'arrivée sont réécrits pour chaque réservation. Ensuite, un voyageur qui demande le code de la porte pendant que vous dormez doit attendre. Or, sur Airbnb, la communication fait partie des critères notés après le séjour.
Reste enfin la charge mentale. Les consignes d'arrivée sont-elles bien parties ? L'équipe de ménage est-elle au courant du départ tardif ? Confier les messages de routine à un logiciel vous épargne une bonne partie de ces vérifications.
Qu'est-ce qu'un parcours voyageur automatisé ?
Il s'agit de l'ensemble des messages et des outils qui accompagnent le voyageur de sa réservation jusqu'après son départ, chacun au bon moment et sans que vous ayez à y penser. Vous fixez le contenu et l'horaire une seule fois, et ils valent pour toutes les réservations.
Chaque voyageur reçoit ainsi les mêmes informations fiables, que vous gériez un studio ou cinquante propriétés. Et quand le règlement intérieur, le Wi-Fi et vos bonnes adresses sont réunis au même endroit, il trouve seul ses réponses : vous recevez moins de questions de routine.
Comment automatiser le parcours voyageur dans Smoobu ?
Pas besoin de compétences techniques : dans Smoobu, le parcours repose sur quatre éléments qui fonctionnent ensemble, à savoir les messages automatiques, le Guide Voyageur, le check-in en ligne et, si vous avez des serrures connectées, les Appareils Connectés Smoobu.
1. Programmez vos messages automatiques
Tout commence par vos modèles de message. Avec la Communication voyageurs de Smoobu, vous rédigez un modèle, choisissez l'évènement qui le déclenche et son horaire, et Smoobu l'envoie pour chaque réservation concernée. Créez-le dans « Expérience » > « Communication », avec le bouton « Nouveau modèle ».
Chaque modèle suit un « Déclencheur » : « Notification de réservation », « Arrivée », « Départ », « Annulation », « Enregistrement en ligne terminé » ou « Achat supplémentaire ». Pour l'arrivée et le départ, vous réglez l'envoi jusqu'à 30 jours avant ou après.
Voici une séquence type :
| Message | Déclencheur et horaire | Contenu |
|---|---|---|
| Confirmation | « Notification de réservation », envoi immédiat | Remerciements, dates du séjour et date d'envoi des informations d'arrivée |
| Avant l'arrivée | « Arrivée », quelques jours avant | Adresse, accès, lien du Guide Voyageur et du check-in en ligne |
| Informations d'arrivée | « Arrivée », deux jours avant (pour le code d'accès) | Code de la porte, boîte à clés, stationnement |
| Pendant le séjour | « Arrivée », le lendemain | Une question simple : tout se passe bien ? |
| Rappel de départ | « Départ », la veille | Heure de départ et consignes avant de partir |
| Remerciements | « Départ », dans les deux jours suivants | Merci pour le séjour, invitation à laisser un avis sincère |
Les balises personnalisent chaque message. Insérez [firstGuestName], [arrivalDate] ou [apartment], et elles se remplissent avec les données de la réservation au moment de l'envoi. Notez qu'un nouveau modèle s'applique aussi aux réservations existantes dont l'heure d'envoi est encore à venir.
Astuce Smoobu : rédigez vos modèles pour Airbnb et Booking.com en texte simple, car ces deux plateformes retirent la mise en forme. Airbnb bloque les liens envoyés plus de 48 heures après le départ, et Booking.com vous laisse écrire jusqu'à sept jours après. Envoyez vos remerciements à temps.
Pour tous les réglages, découvrez comment configurer des messages automatiques dans notre centre d'aide.
2. Activez le Guide Voyageur
Le Guide Voyageur de Smoobu est un livret d'accueil numérique créé automatiquement pour chaque réservation. Le voyageur ouvre son lien personnel, sur son téléphone par exemple, et y retrouve l'itinéraire, une carte, le règlement intérieur, les informations Wi-Fi, vos bonnes adresses et les extras à réserver.
Dans « Expérience » > « Guide Voyageur », activez le guide, puis créez vos blocs de contenu, par exemple sur le tri des déchets. Pour chacun, cochez les périodes d'affichage souhaitées : « Avant l'arrivée », « Pendant le séjour » ou « Après le départ ».
Attention : ces périodes changent à minuit, et non à l'heure d'arrivée ou de départ. Si vous affichez le code de la porte dans le guide, cochez donc aussi « Après le départ » pour qu'il reste visible le matin du départ.
Pour envoyer le guide automatiquement, ajoutez la balise [guestAppLink] à votre confirmation de réservation ou à votre message d'avant l'arrivée. Le centre d'aide explique en détail comment configurer le Guide Voyageur.
3. Proposez le check-in en ligne
Avec le check-in en ligne, vos voyageurs saisissent leurs informations avant d'arriver, au lieu de remplir des papiers sur place. Vous composez le formulaire une seule fois pour tout le compte, dans « Expérience » > « Check-in en ligne », et les données s'affichent sur la réservation.
Le lien part dans vos messages avec la balise [onlineCheckInLink], et le formulaire peut aussi s'afficher dans le Guide Voyageur. Le lien expire 30 jours après sa création et ne sert qu'une fois : pour une réservation faite longtemps à l'avance, envoyez-le plutôt quelques jours avant l'arrivée.
Vous pouvez aussi n'envoyer un message, celui qui contient le code d'accès par exemple, qu'une fois le check-in en ligne terminé.
En France, vos voyageurs étrangers, européens compris, doivent remplir et signer une fiche individuelle de police dès leur arrivée, que vous louiez un meublé de tourisme, un gîte ou une chambre d'hôtes. Elle se conserve six mois et n'est transmise à la police ou à la gendarmerie que sur demande.
Le formulaire peut recueillir la plupart de ces informations à l'avance : nom, date et lieu de naissance, nationalité et adresse. Pour le téléphone mobile et l'e-mail, également demandés sur la fiche, ajoutez au besoin un champ personnalisé.
En revanche, Smoobu ne transmet aucune donnée aux autorités. Faire signer la fiche à l'arrivée et la conserver restent de votre ressort. Tous les champs du formulaire sont décrits dans l'article du centre d'aide sur le check-in en ligne.
4. Envoyez les codes d'accès automatiquement
Avec les Appareils Connectés Smoobu, vous reliez vos serrures connectées compatibles à votre compte, et Smoobu crée un code d'accès pour chaque nouvelle réservation. La balise [seamAccessCode] l'insère dans votre message d'arrivée : le voyageur le reçoit sans que vous ayez à le recopier.
Le code n'est créé que dans les 72 heures qui précèdent l'arrivée : programmez donc le message qui le contient à moins de trois jours de l'arrivée, deux jours avant par exemple. Notez que les réservations antérieures à la connexion de la serrure ne reçoivent pas de code automatiquement.
Ce module payant coûte 4 € par serrure connectée et par mois, après un essai gratuit de 14 jours qui démarre à la connexion de la première serrure. Avec Nuki, il faut aussi un abonnement « Smart Hosting » actif et un Nuki Keypad pour chaque serrure.
Ce que vous et vos voyageurs y gagnez
Une fois le parcours en place, les messages de routine se passent de vous, et ce temps vous revient pour vos annonces, vos prix ou un vrai jour de repos.
Pour le voyageur, des consignes envoyées à temps, une arrivée simple et un guide qui répond à ses questions laissent moins de place à la frustration. Un bon avis n'est jamais garanti, mais vous écartez ainsi plusieurs causes fréquentes de commentaires négatifs.
Sur Airbnb, Smoobu peut aussi évaluer vos voyageurs : une fois les avis automatiques activés, il publie un avis cinq étoiles deux jours après le départ, à partir de modèles prédéfinis que vous choisissez. Si un séjour s'est mal passé, rédigez plutôt votre propre avis avant cette échéance.
Ce que Smoobu automatise au-delà des messages
Le parcours voyageur n'est qu'une partie de votre gestion. Le Channel Manager de Smoobu synchronise vos calendriers et vos prix sur Airbnb, Booking.com, Abritel et vos autres plateformes, ce qui vous aide à éviter les doubles réservations.
Avec le Créateur de site internet, vous construisez votre propre site doté d'un moteur de réservation, pour recevoir des réservations directes ; sa publication nécessite une formule payante. Enfin, la Tarification Dynamique Smoobu, un module payant, calcule vos prix à la nuit et les envoie à vos plateformes connectées.
Pour gagner du temps sur d'autres tâches, découvrez notre guide des outils d'automatisation pour la location saisonnière.
Questions fréquentes
Non, il vous aide à la préparer. Vérifiez que votre formulaire demande chaque information du modèle officiel, y compris le téléphone mobile et l'e-mail, au besoin avec un champ personnalisé. La signature à l'arrivée et la conservation pendant six mois vous reviennent, et Smoobu ne transmet rien aux autorités.
Si la réservation arrive après l'heure d'envoi prévue, par exemple un message « trois jours avant l'arrivée » pour une réservation faite la veille, Smoobu ne l'envoie pas. Activez l'option « Envoyer le modèle même si le déclencheur est passé » sur chaque message que tout voyageur doit recevoir.
Si Smoobu doit être le seul expéditeur, oui. Les messages programmés sur Airbnb ou dans l'Extranet sont envoyés par la plateforme elle-même, ce qui peut créer des doublons. Si un message actif dans l'Extranet a le même contenu qu'un modèle Smoobu, Smoobu n'envoie pas le sien.
En résumé
Un parcours automatisé donne à chaque voyageur la bonne information au bon moment, et vous restez libre d'intervenir personnellement quand c'est utile. Configurez une fois vos messages, votre Guide Voyageur, le check-in en ligne et vos codes d'accès : ils s'appliquent ensuite à chaque nouvelle réservation.
Essayez Smoobu gratuitement pendant 14 jours et testez le parcours voyageur automatisé sur vos propres propriétés !
