Die Gästereise mit Smoobu komplett automatisieren
Als Vermieter einer Ferienwohnung schreibst du dieselben Dinge immer wieder: das WLAN-Passwort, den Weg zur Schlüsselbox, die Check-out-Zeit. Einzeln ist jede Nachricht schnell getippt, zusammen kosten sie aber Stunden. Und wenn du eine vergisst, fehlt dem Gast oft genau die Info, die er gerade braucht.
In diesem Beitrag erfährst du, wie du die ganze Gästereise in Smoobu automatisierst, also alles von der Buchung bis nach der Abreise. Dazu gehören auch der Meldeschein und die Besonderheiten von Airbnb und Booking.com.
Welche Benachrichtigungen du selbst bekommen solltest, liest du in unserem Beitrag zu den Buchungsbenachrichtigungen, die jeder Vermieter einrichten sollte.
Das Wichtigste in Kürze:
- Eine automatisierte Gästereise schickt jedem Gast die passende Information zur richtigen Zeit: nach der Buchung, vor der Anreise, während des Aufenthalts und nach der Abreise.
- In Smoobu schreibst du jede Vorlage einmal, wählst Auslöser und Zeitpunkt, und Smoobu verschickt sie für jede passende Buchung.
- Gästemappe, Online-Check-in und Türcode kommen über Platzhalter in denselben Nachrichten zu deinen Gästen.
- Der Online-Check-in sammelt die Daten für den Meldeschein. Den Meldeschein selbst erstellst du über einen Partner wie AVS oder Feratel MeldeClient.
Was dich Gästekommunikation von Hand kostet
Mit einer Ferienwohnung ist es kein Problem, jedem Gast selbst zu schreiben. Viele Vermieter mögen diesen persönlichen Kontakt auch. Mit jeder weiteren Unterkunft wird daraus aber ein Engpass, und das merkst du an drei Stellen:
- Zeit: Willkommensnachricht, Anfahrt und Check-out-Hinweise schreibst du für jede Buchung neu, obwohl sie fast immer gleich sind.
- Antwortzeit: Fragt ein Gast nach dem Türcode, während du schläfst oder im Auto sitzt, steht er vielleicht ratlos vor der Tür.
- Alles im Blick behalten: Ging die Check-in-Info raus? Weiß die Reinigungskraft vom späten Check-out? Wer das alles im Kopf behalten muss, schaut ständig aufs Handy.
Gäste bewerten nach dem Aufenthalt auch die Kommunikation. Langsame oder fehlende Antworten können sich deshalb in deinen Bewertungen zeigen.
Wie sieht eine automatisierte Gästereise aus?
Du legst Inhalt und Zeitpunkt jeder Nachricht einmal fest, und sie gilt für jede Buchung. So bekommt jeder Gast dieselben verlässlichen Infos, egal ob du eine Wohnung vermietest oder zwanzig. Ein typischer Ablauf sieht so aus:
| Nachricht | Auslöser und Zeitpunkt | Inhalt |
|---|---|---|
| Buchungsbestätigung | Buchung, sofort | Dank, Reisedaten und wann die Check-in-Infos folgen |
| Infos vor der Anreise | Ankunft, ein paar Tage vorher | Adresse, Anfahrt, Link zur Gästemappe und zum Online-Check-in |
| Check-in-Details | Ankunft, 2 Tage vorher | Türcode oder Schlüsselbox, Parken |
| Kurze Nachfrage | Ankunft, 1 Tag danach | Ist alles in Ordnung, fehlt etwas? |
| Check-out-Erinnerung | Abreise, 1 Tag vorher | Check-out-Zeit und was vor der Abreise zu tun ist |
| Dankeschön | Abreise, 1 Tag danach | Dank für den Aufenthalt und die Bitte um ehrliches Feedback |
So richtest du die Gästereise in Smoobu ein
Technisches Wissen brauchst du dafür nicht. Die Gästereise besteht aus vier Teilen, die ineinandergreifen: Nachrichtenvorlagen, die Digitale Gästemappe, der Online-Check-in und, wenn du Smart Locks nutzt, Smoobu Smart Devices.
1. Automatische Nachrichten anlegen
Herzstück der Gästereise sind deine Nachrichtenvorlagen. Sie gehören zur Gästekommunikation von Smoobu und liegen unter „Gästeerlebnis > Kommunikation“. Dort klickst du auf „Neue Vorlage“. Wenn du nicht bei null anfangen möchtest, nimmst du mit „Wähle eine Startvorlage“ einen fertigen Text als Grundlage.
Für jede Vorlage wählst du einen Auslöser, also das Ereignis, auf das die Nachricht folgt: „Buchung“, „Ankunft“, „Abreise“, „Stornierung“, „Online-Check-ins abgeschlossen“ oder „Zusatzkauf“ in der Gästemappe. Bei Ankunft und Abreise legst du fest, wie viele Tage vorher oder nachher die Nachricht rausgeht, bis zu 30 Tage.
Platzhalter machen jede Nachricht persönlich. Setzt du [firstGuestName], [arrivalDate] oder [apartment] ein, trägt Smoobu beim Versand die Daten der jeweiligen Buchung ein. Eine neue Vorlage gilt auch für Buchungen, die du schon hast, solange ihr Sendezeitpunkt noch in der Zukunft liegt.
Smoobu-Tipp: Bucht ein Gast kurzfristig, ist der Sendezeitpunkt einer Nachricht wie „3 Tage vor Ankunft“ schon vorbei, und Smoobu überspringt sie. Aktiviere deshalb bei wichtigen Nachrichten „Vorlage auch senden, wenn das Ereignis bereits vorbei ist“. Teste jede Vorlage außerdem mit einer Buchung unter deiner eigenen E-Mail-Adresse.
Alle Einstellungen erklärt unser Hilfeartikel zu den automatischen Nachrichten.
2. Die Digitale Gästemappe einrichten
Die Digitale Gästemappe ist ein Willkommensbuch im Browser, das Smoobu für jede Buchung anlegt. Jeder Gast öffnet seinen eigenen Link und findet Anfahrt und Karte, Hausregeln, WLAN-Details, lokale Empfehlungen und buchbare Extras.
Du schaltest sie unter „Gästeerlebnis > Gästemappe“ ein, aktivierst die Standardelemente, die du brauchst, und legst eigene Inhaltsblöcke an, etwa zum Parken oder zur Kaffeemaschine. Für jeden Block legst du fest, wann der Gast ihn sieht: „Vor der Ankunft“, „Während des Aufenthalts“, „Nach dem Check-out“ oder in mehreren dieser Zeiträume.
Wichtig dabei: Die Zeiträume wechseln um Mitternacht, nicht zur Check-out-Zeit. Was der Gast am Abreisetag noch braucht, zum Beispiel den Türcode, hakst du deshalb zusätzlich bei „Nach dem Check-out“ an.
Den Link verschickst du mit dem Platzhalter [guestAppLink] in deiner Buchungsbestätigung oder Anreisenachricht. Wie die Einrichtung im Detail geht, steht in unserem Hilfeartikel zur Gästemappe. Ideen für den Inhalt findest du in unserem Guide zur digitalen Gästemappe.
3. Online-Check-in und Meldeschein
Mit dem Online-Check-in geben Gäste ihre Daten vor der Anreise ein, statt an der Tür Formulare auszufüllen. Du richtest das Formular einmal unter „Gästeerlebnis > Online-Check-in“ ein. Es gilt für dein ganzes Konto, nicht pro Unterkunft, und die Daten landen auf der Buchung in Smoobu.
Den Link verschickst du mit dem Platzhalter [onlineCheckInLink]. Er läuft 30 Tage nach seiner Erstellung ab. Bei Buchungen mit langem Vorlauf schickst du ihn daher am besten erst kurz vor der Anreise, zum Beispiel mit deinen Infos vor der Anreise.
In Deutschland kommt der Meldeschein dazu. Nach § 29 des Bundesmeldegesetzes müssen ausländische Gäste am Anreisetag einen Meldeschein von Hand unterschreiben, für deutsche Gäste gilt das seit 2025 nicht mehr.
Der Online-Check-in sammelt die Daten dafür. Die Unterschrift holst du trotzdem am Anreisetag ein, auf Papier oder über ein elektronisches Verfahren, das das Gesetz zulässt.
Arbeitet deine Gemeinde mit AVS (Deutschland) oder Feratel MeldeClient (Deutschland, Österreich, Liechtenstein, Schweiz), verbindest du diesen Partner mit Smoobu. An jeder Buchung öffnest du dann das Meldeformular, in dem die Daten aus dem Online-Check-in meist schon stehen. Wie das genau funktioniert, zeigt unser Hilfeartikel zum Meldeschein.
Zwei praktische Einstellungen dazu: Mit dem Auslöser „Online-Check-ins abgeschlossen“ geht eine Nachricht raus, sobald der Gast das Formular abgeschickt hat. Mit der Bedingung „Nur senden, wenn der Online-Check-in abgeschlossen ist“ bekommen nur eingecheckte Gäste eine Nachricht, etwa die mit dem Türcode. Mehr dazu im Hilfeartikel zum Online-Check-in.
4. Smart Locks verbinden
Mit Smoobu Smart Devices verbindest du unterstützte Smart Locks, etwa von Nuki, Tedee, Yale oder igloohome. Smoobu erzeugt dann für jede neue Buchung in einer Unterkunft mit verbundenem Schloss einen Türcode, und der Platzhalter [seamAccessCode] setzt ihn in deine Check-in-Nachricht ein.
Den Code erzeugt Smoobu erst in den 72 Stunden vor der Anreise. Plane die Nachricht mit dem Code deshalb für weniger als drei Tage vorher ein, zum Beispiel zwei Tage. Buchungen, die du schon vor dem Verbinden des Schlosses hattest, bekommen nicht automatisch einen Code.
Smart Devices ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul: Du zahlst 4 € pro verbundenem Schloss und Monat, zusätzlich zu deinem Smoobu-Abo. Die 14-tägige kostenlose Testphase beginnt erst, wenn du dein erstes Schloss verbindest. Für Nuki-Schlösser brauchst du außerdem ein Smart-Hosting-Abo bei Nuki und ein Keypad.
Was bei Airbnb und Booking.com anders ist
Bei Buchungen über Airbnb und Booking.com schickt Smoobu deine Nachrichten über das Nachrichtensystem des Portals, nicht per E-Mail. Das klappt nur mit einer vollständigen Verbindung: Portale, die über iCal verbunden sind, tauschen nur Kalenderdaten aus. Details stehen in unserem Hilfeartikel zu Nachrichten mit Airbnb und Booking.com.
Beide Portale entfernen Formatierungen, schreib deine Vorlagen für sie also als reinen Text. Airbnb blockiert Links in Nachrichten, die mehr als 48 Stunden nach der Abreise verschickt werden, und später auch die Nachrichten selbst. Plane dein Dankeschön mit Link daher innerhalb von zwei Tagen nach der Abreise ein.
Bei Booking.com kannst du Gästen bis sieben Tage nach der Abreise aus der Buchung schreiben. Booking.com filtert außerdem manchmal externe Links heraus, etwa zur Gästemappe. Dann hilft es, die Domain im Extranet als vertrauenswürdigen Link einzutragen.
Bei Airbnb kann Smoobu außerdem deine Gäste für dich bewerten. Mit den automatischen Airbnb-Bewertungen veröffentlicht Smoobu zwei Tage nach dem Check-out eine 5-Sterne-Bewertung mit einer der vorgegebenen Vorlagen, die du auswählst. Lief ein Aufenthalt schlecht, bewertest du den Gast vorher selbst, dann entfällt die automatische Bewertung.
Was du und deine Gäste davon haben
Läuft die Gästereise von allein, gewinnst du Zeit für deine Unterkünfte, deine Preise oder einfach einen freien Abend. Und wenn es darauf ankommt, meldest du dich trotzdem persönlich.
Deine Gäste bekommen rechtzeitig Anleitungen, einen einfachen Check-in und eine Gästemappe mit Antworten. Das garantiert keine gute Bewertung, räumt aber einige häufige Gründe für Ärger aus dem Weg. Viele Fragen sind so schon beantwortet, bevor der Gast sie stellt.
Smoobu nimmt dir übrigens nicht nur Nachrichten ab. Der Channelmanager von Smoobu hält Kalender und Preise auf Airbnb, Booking.com, FeWo-direkt/Vrbo und weiteren Portalen auf demselben Stand und hilft dir so, Doppelbuchungen zu vermeiden. Weitere Ideen, wie du dir Arbeit sparst, findest du in unserer Anleitung zur Automatisierung deiner Ferienunterkunft.
Häufige Fragen zur automatisierten Gästekommunikation
Für ausländische Gäste ja: Sie unterschreiben nach dem Bundesmeldegesetz am Anreisetag einen Meldeschein. Deutsche Gäste müssen das seit 2025 nicht mehr. Für die Kurtaxe können Land und Gemeinde aber eigene Regeln haben. Frag deshalb bei deiner Gemeinde nach, was bei dir gilt.
Meist ging die Nachricht raus, bevor der Code erzeugt war. Bei kurzfristigen Buchungen wartet Smoobu nicht auf den Code, wenn der Sendezeitpunkt schon vorbei ist. Sieh den Code dann in der Buchung nach und schick ihn dem Gast selbst.
Ja. Du ergänzt in jeder Vorlage mit „Sprache hinzufügen“ weitere Sprachversionen, und das Sprachfeld der Buchung entscheidet, welche Version der Gast bekommt. Smoobu kann eine Version auch mit KI übersetzen. Lies den Text aber, bevor du speicherst.
Fazit: Smoobu übernimmt die Routine
Mit einer automatisierten Gästereise bekommt jeder Gast rechtzeitig, was er braucht, und du kannst dich trotzdem jederzeit persönlich melden. Nachrichten, Gästemappe, Online-Check-in und Türcodes richtest du einmal ein, danach laufen sie bei jeder Buchung mit.
Teste Smoobu 14 Tage kostenlos und probier deine erste automatische Nachricht gleich aus!
