7 Buchungsbenachrichtigungen, die jeder Vermieter einrichten sollte

Als Gastgeber behältst du Gästeanfragen, Reinigungspläne und mehrere Buchungsportale gleichzeitig im Blick. Überall kommen eigene Benachrichtigungen an, und gerade die wichtigste geht dabei schnell unter.

In diesem Beitrag erfährst du, welche sieben Benachrichtigungen sich lohnen, was passiert, wenn du eine verpasst, und woher jede kommt: von Smoobu, von deinen Portalen oder von anderen Tools.

Das Wichtigste in Kürze:

• Sieben Benachrichtigungen zählen besonders: neue Buchungen, Stornierungen, Buchungsänderungen, Gästenachrichten, Smart-Lock-Meldungen, Reinigungs-Updates und Auszahlungen.
• Buchungs-E-Mails schickt Smoobu automatisch, und du legst fest, was zusätzlich als Push in der App ankommt.
• Benachrichtigungen zu Airbnb- und Booking.com-Nachrichten, Auszahlungsmeldungen, Zutrittsmeldungen und Reinigungsmeldungen kommen weiterhin aus den jeweiligen Apps.

Warum verpassen Gastgeber Buchungsbenachrichtigungen?

Meist liegt es nicht an fehlender Sorgfalt, sondern an zu vielen Quellen und ungünstigen Einstellungen. Das sind die häufigsten Gründe:

• Zu viele Apps: Für jedes Portal, jedes Smart Lock und jeden Reinigungsdienst eine eigene App heißt: Du wechselst ständig zwischen mehreren Posteingängen.
• Benachrichtigungsflut: Wenn jede App Push-Nachrichten schickt, sieht eine wichtige Buchungsänderung aus wie Werbung und wird schnell weggewischt.
• Zeitzonen: Internationale Gäste schreiben oft, während du schläfst. Eine Frage zum Check-in wartet dann stundenlang auf eine Antwort.
• Nur E-Mail: Buchungs-E-Mails landen manchmal im Spam- oder Werbeordner und werden dort zu spät gesehen.

Was eine verpasste Benachrichtigung kosten kann

Für Gäste kann eine verpasste Nachricht bedeuten, dass sie ohne Check-in-Infos vor der Tür stehen oder auf ihre Frage nach einer früheren Anreise keine Antwort bekommen. Für dich heißt das: Die Unterkunft ist nicht fertig, eine Gebühr für zusätzliche Gäste wird nie berechnet oder Tage bleiben nach einer Stornierung gesperrt.

Auch die Portale achten auf deine Reaktionszeit. Laut Airbnb wirkt sich deine Antwortrate, also der Anteil der Anfragen und Buchungsanfragen, die du innerhalb von 24 Stunden beantwortest, auf deinen Superhost-Status und deine Platzierung in den Suchergebnissen aus.

Und die Gäste merken es. Eine schnelle, klare Antwort beruhigt jemanden, der bald an einen neuen Ort reist. Eine späte Antwort lässt dagegen Zweifel an der Buchung aufkommen, und Kommunikation ist ein Thema, das Gäste in Bewertungen oft ansprechen.

Diese 7 Benachrichtigungen solltest du einrichten

Zu jeder Benachrichtigung erfährst du mit einem Beispiel, worum es geht, was eine verpasste Meldung für Gäste und für dich bedeutet und woher du sie bekommst.

1. Neue Buchungen

• Worum es geht: Eine Meldung, sobald ein Gast auf einem deiner verbundenen Portale bucht.
• Beispiel: Ein Gast bucht am Freitagabend per Sofortbuchung für Samstag.
• Folgen für Gäste: Gäste erwarten kurz nach der Buchung eine Bestätigung und eine Willkommensnachricht. Kommt nichts, fragen sie sich, ob die Buchung geklappt hat.
• Folgen für dich: Verpasst du die Meldung, erfährt deine Reinigungskraft vielleicht zu spät vom Gästewechsel. Siehst du die Meldung sofort, bleibt dir der Abend, um die Reinigung zu organisieren.
• So bekommst du sie in Smoobu: E-Mails zu „Neue Buchung“ sind immer eingeschaltet, Push-Benachrichtigungen in der Smoobu-App kannst du dazuschalten. Auch deine Reinigungskraft kann Buchungsbenachrichtigungen bekommen, über ein kostenloses Teamkonto mit Lesezugriff.

2. Stornierungen

• Worum es geht: Eine Meldung, dass ein Gast einen anstehenden Aufenthalt storniert hat.
• Beispiel: Ein Gast storniert eine Juliwoche einen Monat vor der Anreise.
• Folgen für Gäste: Der Gast möchte wissen, dass die Stornierung angekommen ist und was er laut deinen Stornierungsbedingungen zurückbekommt.
• Folgen für dich: Je früher du es weißt, desto mehr Zeit hast du, die Tage neu zu vergeben, zum Beispiel mit einem angepassten Preis oder Mindestaufenthalt.
• So bekommst du sie in Smoobu: E-Mails zu „Cancel Booking“ sind immer eingeschaltet, Push ist optional. Kommt eine Stornierung herein, gibt Smoobu die Tage auf deinen verbundenen Portalen wieder frei, ohne dass du sie von Hand entsperren musst.

3. Änderungswünsche und Buchungsänderungen

• Worum es geht: Eine Meldung, wenn ein Gast die Reisedaten ändert, Personen hinzufügt oder ein Haustier mitbringen möchte.
• Beispiel: Zwei Tage vor der Anreise möchte ein Gast zwei weitere Personen zur Buchung hinzufügen.
• Folgen für Gäste: Gäste brauchen eine Antwort, um ihre Reise zu planen. Müssen sie warten, sind sie kurz vor der Anreise verunsichert.
• Folgen für dich: Verpasst du die Anfrage, berechnest du vielleicht die Gebühr für zusätzliche Gäste nicht oder es fehlen Betten, Bettwäsche und Handtücher.
• So bekommst du sie in Smoobu: „Update Buchung“ meldet dir, wenn sich eine Buchung ändert. Anfragen auf Airbnb oder Booking.com beantwortest du auf dem Portal, und Smoobu übernimmt die Änderung, sobald sie bestätigt ist. Wie du eigene Buchungen änderst, steht unter Buchung bearbeiten.

4. Gästenachrichten vor der Anreise

• Worum es geht: Fragen von Gästen zur Unterkunft, zum Parken, zu Haustieren oder zur Anfahrt vor dem Check-in.
• Beispiel: Ein Gast schreibt vom Flughafen und fragt, wie er mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Unterkunft kommt.
• Folgen für Gäste: Eine schnelle, hilfreiche Antwort sorgt schon vor der Ankunft für einen guten Eindruck.
• Folgen für dich: Wer früh antwortet, vermeidet Missverständnisse, etwa zu Haustieren oder Hausregeln, bevor sie vor Ort zum Problem werden.
• So bekommst du sie in Smoobu: Nachrichten von deinen verbundenen Portalen landen im Smoobu-Posteingang, und du kannst in der App antworten. Für Nachrichten von Airbnb und Booking.com schickt Smoobu keine eigene Benachrichtigung, also lass die Benachrichtigungen ihrer Apps eingeschaltet. Automatische Gästenachrichten beantworten die häufigsten Fragen für dich.

5. Smart-Lock- und Check-in-Meldungen

• Worum es geht: Meldungen deines Smart Locks oder Check-in-Systems, etwa wenn ein Gastcode zum ersten Mal benutzt wird oder eine Batterie schwach ist.
• Beispiel: Die App deines Schlosses zeigt, dass der Code des Gastes um 16:00 Uhr benutzt wurde.
• Folgen für Gäste: Weißt du, dass der Gast angekommen ist, kannst du im richtigen Moment eine kurze Willkommensnachricht schicken.
• Folgen für dich: Siehst du bis zum späten Abend keinen Zutritt, kannst du dich beim Gast melden, bevor aus einem kleinen Problem ein großes wird. Eine Warnung bei schwacher Batterie gibt dir Zeit, die Batterien zu wechseln, bevor jemand vor verschlossener Tür steht.
• So bekommst du sie in Smoobu: Mit Smoobu Smart Devices erstellt Smoobu für jede Buchung einen Türcode und fügt ihn in deine Gästenachrichten ein. Zutrittsmeldungen kommen aus der App deines Schlosses; in Smoobu kannst du die Meldung „Smart Lock Low Battery“ einschalten.

6. Reinigungs- und Wartungs-Updates

• Worum es geht: Meldungen deines Teams, dass eine Reinigung fertig oder eine Reparatur erledigt ist.
• Beispiel: Deine Reinigungskraft meldet die Unterkunft um 13:00 Uhr als fertig, zwei Stunden vor dem Check-in um 15:00 Uhr.
• Folgen für Gäste: Ein Angebot zum früheren Check-in freut Gäste nach einer langen Anreise mit Gepäck.
• Folgen für dich: Verpasst du die Meldung, kannst du keinen früheren Check-in anbieten und übersiehst vielleicht ein Problem, das die Reinigungskraft gemeldet hat.
• So bekommst du sie in Smoobu: Smoobu selbst verwaltet keine Reinigungsaufgaben. Reinigungstools aus dem Smoobu-Marketplace wie Turno ergänzen Smoobu um Auftragsvergabe, Checklisten und Fertigmeldungen.

7. Auszahlungen und Zahlungen

• Worum es geht: Meldungen, dass ein Portal eine Auszahlung veranlasst hat oder eine Zahlung eingegangen ist.
• Beispiel: Airbnb bestätigt, dass die Auszahlung für den Aufenthalt der letzten Woche auf dem Weg zu deinem Konto ist.
• Folgen für Gäste: Gäste bekommen davon kaum etwas mit, aber ein früh erkanntes Zahlungsproblem erspart später ein unangenehmes Gespräch.
• Folgen für dich: Wer Auszahlungen im Blick behält, hat eine einfachere Buchhaltung und erkennt fehlende Zahlungen oder Portalfehler früh.
• So bekommst du sie in Smoobu: Auszahlungsmeldungen kommen von den Portalen selbst. In Smoobu zeigen die Statistiken deine Umsätze und Zahlungen, und die Benachrichtigung „Orders“ meldet dir, wenn ein Gast ein Extra bucht.

Wie sich die Portale bei Benachrichtigungen unterscheiden

Jedes Portal geht anders mit Benachrichtigungen um. Airbnb misst, wie schnell du auf neue Anfragen und Buchungsanfragen reagierst. Die App-Benachrichtigungen dafür solltest du deshalb eingeschaltet lassen.

Booking.com schickt Buchungs- und Nachrichtenmeldungen per E-Mail, in der eigenen App und im Extranet. Wenn du dich auf E-Mails verlässt, richte einen Filter ein, damit sie nicht im Spam- oder Werbeordner landen.

So hast du deine Benachrichtigungen an einem Ort

Mit dem Channelmanager von Smoobu laufen Buchungen und Gästenachrichten deiner verbundenen Portale in einem Kalender und einem Posteingang zusammen. Die Verfügbarkeiten bleiben abgeglichen, was Doppelbuchungen vorbeugt. Mehr dazu liest du in unserem Beitrag Airbnb- und Booking.com-Kalender synchronisieren.

In den Benachrichtigungs-Einstellungen legst du fest, welche Ereignisse dich per E-Mail und welche als Push in der Smoobu-App erreichen. Die Einstellungen gelten für dein ganzes Konto. Manche Meldungen kommen weiterhin aus anderen Apps, wie die Tabelle zeigt:

Benachrichtigung	In Smoobu	Aus anderen Apps
Neue Buchung	E-Mail (immer an), Push in der App optional	Nicht nötig
Stornierung	E-Mail (immer an), Push in der App optional	Nicht nötig
Buchungsänderung	E-Mail (immer an), Push in der App optional	Anfragen beantwortest du auf dem Portal
Gästenachricht	Alle Nachrichten im Smoobu-Posteingang	Meldungen der Airbnb- und Booking.com-Apps
Smart Lock	Warnung bei schwacher Batterie	Zutrittsmeldungen in der App deines Schlosses
Reinigung	Belegungsplan für Teamkonten mit Lesezugriff	Fertigmeldungen in deinem Reinigungstool
Auszahlung	Umsätze und Zahlungen in den Statistiken	Auszahlungsmeldungen des Portals

Häufige Fragen zu Buchungsbenachrichtigungen

Fazit: Benachrichtigungen einmal richtig einrichten

Die sieben Benachrichtigungen decken die Momente ab, in denen eine schnelle Reaktion am meisten zählt. Leg einmal fest, wo dich welche Meldung erreicht, und prüf die Einstellungen, wenn du ein neues Portal oder Tool hinzufügst.

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