Einfach Rechnungen mit smoobu erstellen und versenden

Rechnungen für Ferienwohnung automatisiert erstellen

November 12th, 2017 Posted by Software 15 thoughts on “Rechnungen für Ferienwohnung automatisiert erstellen”

Oft wird die Zahlungsabwicklung für deine Ferienwohnungen von den Buchungsportalen wie Booking.com, Expedia, Airbnb oder Fewo-Direkt übernommen. Häufig müssen aber Rechnungen erstellt werden, insbesondere bei Direktbuchungen oder wenn die Zahlungen selbst abgewickelt werden müssen verlangen deine Kunden nach Rechnungen.

Standard Rechnungsformat für Rechnungen deiner Ferienwohnungen definieren

Zunächst legst du mit Hilfe von Smoobu eine Rechnungsvorlage an. Hier kannst du verschiedenste Dinge als Standard definieren. Dazu gehören Aspekte wie:

  • Rechnungssteller und Absenderaddresse
  • Rechnungsnummernformat
  • Fälligkeitsdatum
  • Standard Steuersatz (auch Kleinunternehmerregulung möglich)
  • Footer
  • Standardnotizen
  • Zahlungsmöglichkeiten
  • Direkte Zahlungslinks
  • etc.

Deine Standardeinstellungen werden für alle Rechnungen übernommen. Du kannst diese aber auch vor dem Versand nochmal anspassen. Auch werden beispielsweise die Buchung als Standardposition übernommen. Du kannst aber auch weitere Positionen – sogar mit anderem Steuersatz – hinzufügen.

Wie werden die Rechnungen erstellt?

Du kannst deine Rechnungen direkt aus der Buchung erstellen und diese dann auch speichern, ob lokal auf deinem Computer oder automatisch in deiner Smoobu Applikation. Die Berechnung der Gesamtsumme, der Netto und Bruttobeträge etc. funktioniert komplett automatisiert. Einmal fertig klickst du auf Rechnung erstellen und ein perfekt formatiertes pdf wird erstellt. Rechnungen zu erstellen war nie einfacher.

(NEU) Wie kann man die Rechnungen versenden?

Du kannst unter deinen Mailvorlagen deine Rechnungen mit anhängen. Einfach auf Rechnung anhängen / Add invoice klicken und schon wird das von dir erstellte pdf an die Mail angehängt und deinem Kunden zur Verfügung gestellt.

Du kannst diese Mails dann automatisiert versenden oder alternativ auch als Vorlage beim manuellen Mailversand nutzen. Denke nur daran die Rechnung auch vor dem Versandzeitpunkt zu erstellen.

Beachte, um sicherzugehen, dass die Rechnung auch bei dem Kunden ankommt nutze eine Smoobu Mailadresse mit xyz@host.smoobu.com

Mit Smoobu einfach Rechnungen erstellen und versenden

Kann ich die Rechnung individualisieren?

Abgesehen von den Einstellungen wie z.B. Rechnungssteller, Rechnungsnummerformat etc. kannst du dein eigenes Logo hochladen und dadurch deinen Rechnungen deinem Markenauftritt anpassen. Zudem hast du die Möglichkeit deinen individuellen Text in die Rechnungen einzufügen und den Footer nach deinen Vorstellungen zu definieren.

Wie läuft die Zahlung?

Deine Zahlungsinfos findet der Gast im Footer der Rechnung und er kann eine Überweisung durchführen wie du es gewöhnt bist. Du hast aber auch die Möglichkeit auf deinen Rechnungen einen Zahlungslink zu Paypal einzufügen. Dieser enthält automatisch den Gesamtbetrag der Rechnung  und bei Zahlung ist das Geld sofort auf deinem PayPal Konto. Zahlung ist hierbei für deine Gäste auch per Kreditkarte möglich. Die Gäste deiner Ferienwohnungen werden es dir danken.

Erfahre hier wie du PayPal in dein Buchungstool einbindest

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15 thoughts on “Rechnungen für Ferienwohnung automatisiert erstellen”

  1. Hermann sagt:

    Hi Liebes Smoobu Team,

    kann man die ganzen Rechnungen gesammelt als CSV für den Steuerberater exportieren?
    Bezüglich Rechnungsnummer?

    1. Philipp Reuter sagt:

      Hallo Hermann,
      du kannst die Buchungsliste runterladen als CSV. Dort sind auch die meisten Daten der Rechnungen enthalten.
      Viele Grüße
      Philipp

  2. Gottfried Kielau sagt:

    Wir arbeiten mit Anzahlungen, sodass die Rechnung erst später versendet wird. Wird es demnächst eine Erinnerung geben, sofern die Rechnung z. B. 14 Tage vor Anreise nicht versendet wurde? Das wäre dann auch gleichzeitig eine Erinnerung (für uns) für die Restzahlung.

    1. Philipp Reuter sagt:

      Hallo Gottfried,
      eine Erinnerung wird es zunächst nicht geben, wir werden aber grundsätzlich in diesem Jahr viele neue Funktionen rund um die Finanzen entwickeln. Wir arbeiten aber gerade daran Anzahlungen direkt in das Buchungstool zu integrieren. Werden wir im Laufe des Januars vorstellen. Sei gespannt.
      Viele Grüße
      Philipp

      1. Markus sagt:

        Anzahlungen sind für mich eine wesentliche Funktion. D.h. Derzeit gibt es keinen Workaround, aber Ihr arbeitet dran und soll im Januar 19 kommen?

        1. Philipp Reuter sagt:

          Ein wenig Geduld noch, dann gibt es dazu mehr 🙂

          1. Ab wann können wir mit der Funktion für Anzahlungen rechnen?

          2. Philipp Reuter sagt:

            Hallo Jessica,
            die Funktion bereits in den Einstellungen gefunden?
            Viele Grüße
            Philipp

      2. Büttner Thomas sagt:

        Wie ist der Stand mit dem Anzaghlungen? Wo kann ich diese Funtion einstellen? Danke TOM

        1. Philipp Reuter sagt:

          Hallo Tom,
          Anzahlungen kannst du unter Einstellungen – „Buchungstool“ entweder in absoluter Zahl oder als Prozentsatz hinterlegen.
          Viele Grüße

  3. Gottfried Kielau sagt:

    Hallo,

    ich bin gespannt. Noch eine Frage zu den Rechnungen: Diese werden/können nicht automatisch an den Kunden versendet, sondern müssen zunächst heruntergeladen und dann „von Hand“ versendet werden?

    1. Philipp Reuter sagt:

      Ja, das ist derzeit leider noch so. Die Portale schneiden die Info sonst ab und das PDF geht komplett voerloren

  4. Christian sagt:

    Hallo,

    ist es möglich die Rechnungen mit zwei Währungen auszustellen?

    1. Philipp Reuter sagt:

      Hallo Christian,
      eine Rechnung in zwei Währungen ist unüblich bzw. nicht möglich. Macht m.E. aber die Handhabung auch nur kompliziert. Was ist er Hintergrund?

      1. Christian sagt:

        Hallo Philipp,
        Vielen Dank für Deine Antwort. Wir würden die Software in Kroatien einsetzen, d.h. Wir müssen natürlich in Kuna die Rechnung ausstellen, würden aber gerne auch den aktuellen Eurobetrag mit ausweisen. Und gleich noch eine Frage, die sich sicher selbst beantworten würde, wenn ich genauer gelesen hätte…
        Ist es möglich die Rechnung auch in kroatisch zu schreiben, mit den entsprechenden Angaben?

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