Como encontrar faturas não pagas no meu painel?
Faturas não pagas podem ser encontradas no painel do Smoobu através do módulo de faturas, acessível pelo menu principal da sua conta. Cada fatura possui um rótulo de estado bem visível que permite identificar, de relance, quais os pagamentos que ainda estão em aberto. Neste artigo respondemos às perguntas mais frequentes sobre como localizar, identificar e acompanhar faturas em aberto.
Onde estão as minhas faturas no painel?
As suas faturas encontram-se centralizadas no módulo de faturas do painel. No menu principal, navegue até à reserva à qual a fatura está associada, ou aceda diretamente ao resumo de faturas através da secção financeira da sua conta. Aí verá todas as faturas criadas, incluindo o respetivo estado, data e valor correspondente.
O resumo de faturas apresenta as faturas por reserva. Cada fatura está associada a uma reserva específica, permitindo recuperar rapidamente o contexto: qual o hóspede, qual o período e qual o valor total. A partir deste resumo pode abrir faturas, descarregá-las em pdf ou enviá-las diretamente ao hóspede.
Se gerir vários imóveis, pode filtrar o resumo por alojamento. Desta forma mantém uma visão geral de todo o seu portefólio sem que as faturas individuais se misturem. O módulo está também disponível na aplicação móvel, para que possa consultar e gerir faturas em aberto mesmo quando está fora de casa.
Como identifico uma fatura não paga no Smoobu?
Uma fatura não paga é identificada pelo rótulo de estado visível no resumo de faturas. As faturas que ainda não foram liquidadas recebem um estado claramente distinto das que já foram pagas ou canceladas. Não é necessário abrir cada fatura individualmente para verificar o estado do pagamento.
Os estados que pode encontrar incluem, entre outros:
- Não paga ou em aberto: a fatura foi enviada, mas ainda não foi recebido qualquer pagamento.
- Paga: o pagamento foi confirmado e processado.
- Rascunho: a fatura foi criada, mas ainda não foi enviada ao hóspede.
Ao percorrer a coluna de estados, identifica imediatamente quais as faturas que requerem atenção. Isto é especialmente útil quando gere várias reservas em simultâneo e precisa de alternar rapidamente entre pagamentos em aberto e pagamentos concluídos.
Como filtro faturas não pagas no painel?
No resumo de faturas pode filtrar por estado de pagamento para apresentar exclusivamente as faturas em aberto. Utilize as opções de filtro no topo do resumo e selecione o estado "não paga" ou "em aberto". O resumo atualiza-se imediatamente e mostra apenas as faturas que ainda requerem ação.
Para além de filtrar por estado, pode também filtrar por:
- Data: limite o resumo a um período específico, por exemplo o mês em curso ou o trimestre anterior.
- Imóvel: consulte as faturas em aberto por alojamento se gerir várias propriedades.
- Hóspede: pesquise por nome ou número de reserva para localizar rapidamente uma fatura específica.
Combinar filtros torna o trabalho mais eficiente. Se pretender, por exemplo, ver todas as faturas não pagas dos últimos trinta dias para um imóvel específico, defina simultaneamente a data, o estado e o imóvel. O resumo filtrado pode depois ser exportado como ficheiro csv para utilização numa folha de cálculo ou para a sua contabilidade.
O que faço depois de encontrar uma fatura não paga?
Assim que localizar uma fatura em aberto, existem três ações imediatas que pode tomar: reenviar a fatura ao hóspede, adicionar um lembrete de pagamento ou marcar manualmente o pagamento como recebido. A ação a escolher depende da situação e da comunicação que já teve lugar.
Abra a fatura em questão e verifique primeiro se os dados de pagamento corretos estão incluídos no rodapé. Certifique-se de que constam o número de conta bancária, um link do PayPal ou outros métodos de pagamento que configurou. Uma razão frequente para uma fatura em aberto é o hóspede não ter recebido os dados de pagamento de forma clara.
Reenvie a fatura em pdf ou através de um link direto. Na mensagem que acompanha o envio pode incluir um lembrete amigável com a data de vencimento e os métodos de pagamento aceites. Assim que o pagamento for recebido, marque a fatura como paga para que o seu resumo fique atualizado e a sua contabilidade esteja correta.
Para a sua própria contabilidade e declaração fiscal, é aconselhável guardar todas as faturas em formato digital. Os prazos de conservação de documentos comerciais variam consoante o país. Consulte o site da Autoridade Tributária do seu país para conhecer os prazos e requisitos aplicáveis à sua situação específica.
Por que razão uma fatura não aparece no meu painel?
Uma fatura não aparece no painel se ainda não tiver sido criada para a reserva em questão. Ao contrário da própria reserva, uma fatura não é gerada automaticamente: é criada manualmente através da reserva. Se não vir nenhuma fatura, é muito provável que o passo "Criar fatura" ainda não tenha sido executado.
Existem algumas outras razões pelas quais uma fatura pode não estar visível:
- Filtros ativos: verifique se tem algum filtro definido que esteja a excluir determinadas faturas, como um filtro de data ou de estado.
- Imóvel incorreto selecionado: se estiver a filtrar por um alojamento específico, verá apenas as faturas desse imóvel. Defina o filtro para "todos os imóveis" para ver o resumo completo.
- Estado de rascunho: uma fatura em estado de rascunho foi criada, mas ainda não está visível como documento enviado. Verifique se a fatura já foi concluída e enviada.
- Atraso técnico: as alterações às reservas são processadas automaticamente, mas verifique se a página carregou completamente ou atualize o resumo.
Se a fatura ainda não aparecer após verificar os pontos acima, aceda à reserva em causa e crie a fatura novamente. Os dados do hóspede e os totais da reserva são preenchidos automaticamente, pelo que o processo é rápido.
Como o Smoobu ajuda a gerir faturas não pagas
Acompanhar faturas em aberto consome tempo, especialmente quando gere vários imóveis e canais de reserva. O Smoobu centraliza toda a sua faturação num único painel organizado, para que nunca perca uma fatura não paga.
Com o sistema integrado de gestão de faturas do Smoobu pode:
- Criar uma fatura profissional com um único clique, com base nos dados da reserva
- Filtrar faturas por estado, imóvel e período para uma visão clara
- Incluir métodos de pagamento como links do PayPal e transferência bancária diretamente na fatura
- Enviar ou descarregar faturas em pdf, também através da aplicação móvel
- Exportar dados em csv para utilização na sua contabilidade
Quer experimentar como a gestão de faturação pode ser simples? Experimente o Smoobu gratuitamente durante 14 dias, sem cartão de crédito. Tem alguma dúvida ou pretende aconselhamento personalizado? Entre em contacto com a equipa do Smoobu.