Com o check-in online, os seus convidados podem fazer o check-in antes de chegarem. Os formulários de registo (ou de entrada) e a papelada são coisas do passado. Aqui pode descobrir como funciona o check-in digital e quais as vantagens que lhe traz enquanto anfitrião.

O que é o check-in em linha?

Com o check-in em linha, todos os dados de check-in necessários são transmitidos em formato digital, ou seja, sem quaisquer formulários em papel. Isto pode ser feito por correio eletrónico, através de um navegador Web ou de uma aplicação.

Origem: Check-in em linha para viagens aéreas

O termo check-in em linha tem origem nas viagens aéreas e surgiu na década de 2000. Este processo permite que os passageiros transmitam eles próprios os seus dados pessoais, como a data de nascimento, a nacionalidade ou o número do documento, à companhia aérea. Isto não só poupa tempo no aeroporto, como também garante a proteção de informações confidenciais.

Desde o início da pandemia de SARS-COV-2 (Covid 19), o check-in sem contacto também conquistou muitas empresas por razões de higiene. Além disso, a digitalização do processo de check-in é uma medida ambientalmente correta.

Check-in sem contacto em propriedades de férias

O check-in em linha está agora disponível não só para viagens aéreas, mas também para hotéis, restaurantes, alugueres para férias, etc. Particularmente no caso de apartamentos e casas de férias, pode ser combinado muito bem com a transferência de chaves sem contacto (também conhecido como self check-in) através de uma caixa de chaves, uma fechadura eletrónica ou uma fechadura inteligente.

Isto elimina muito stress para os anfitriões e viajantes, porque já não têm de estar no mesmo sítio ao mesmo tempo. Especialmente à chegada, é frequente haver atrasos devido a engarrafamentos e atrasos nos voos. Com uma combinação de check-in em linha e transferência de chaves sem contacto, a chegada e a partida tornam-se flexíveis em termos de tempo.

Proteção e segurança dos dados

Para além da higiene e do fator tempo, a questão da proteção de dados é também uma vantagem do check-in em linha. Aquando da reserva, muitas vezes só são recolhidos os dados mais necessários, como o nome, a morada e os dados de contacto. No entanto, por vezes, as autoridades exigem informações adicionais. Neste caso, o check-in em linha oferece uma boa oportunidade para transferir dados sensíveis de forma segura e em conformidade com os regulamentos de proteção de dados. Uma vez que tudo é feito em linha, os hóspedes podem efetuar o check-in comodamente a partir de casa ou em viagem com o seu smartphone antes de chegarem.

Como é que a ferramenta de check-in online funciona na Smoobu?

Com a funcionalidade de check-in em linha, a Smoobu expandiu ainda mais a sua Channel Manager para alugueres de férias. Os anfitriões podem agora recolher dados adicionais dos hóspedes e transmiti-los às autoridades. A transmissão é simples, sem contacto e está em conformidade com os requisitos legais. O preenchimento irritante de formulários de registo à chegada é agora uma coisa do passado. Se desejar, pode até configurar uma recolha de pagamentos de terceiros (depósitos) e automatizar o envio do formulário online aos seus hóspedes. Por exemplo, pode enviar automaticamente um e-mail dois dias antes da chegada. Aqui vais aprender passo a passo como configurar o check-in online na Smoobu:

1. Que dados são recolhidos?

Em primeiro lugar, define quais os dados dos seus convidados que pretende solicitar. Podes distinguir entre o hóspede principal e os hóspedes adicionais. Para o fazer, vai a Definições -> Check-in online na Smoobu.

Pode escolher entre diferentes campos padrão como nome, sexo, nacionalidade, número de identificação, etc. Selecione as informações de que necessita. Além disso, pode acrescentar mais campos, exigir uma assinatura eletrónica ou permitir que os hóspedes carreguem documentos.

Em seguida, pode especificar o texto que aparecerá na página do formulário.

Por exemplo:

"Caro hóspede, Aguardamos com expetativa a sua visita. Para preparar a sua estadia, pedimos-lhe que preencha o formulário de check-in online e que o envie para nós.

Obrigado pelo vosso esforço,

Família XY"

2. Preparar a sua mensagem

Agora tem de escrever uma mensagem curta para o seu convidado. Também pode guardar o texto como um modelo de mensagem para outros hóspedes. Em seguida, envia a ligação para o check-in em linha.

Podes encontrar a função de mensagem na Smoobu em Definições -> Mensagens -> Criar mensagem. Personaliza a tua mensagem e certifica-te que adicionas o espaço reservado [onlineCheckInLink] ao teu modelo de e-mail.

Agora pode escolher se quer enviar sempre a mensagem manualmente ou se quer automatizá-la. Para o fazer, clique em "Enviar esta mensagem automaticamente" e defina a hora (por exemplo, sempre dois dias antes da chegada).

3. Enviar a mensagem de correio eletrónico

Ao lado de cada reserva, encontrará a opção "Enviar correio eletrónico". Clique nesta opção e selecione o modelo de e-mail adequado. Se quiser, pode personalizar ainda mais o e-mail aqui. Se escolheu o envio automático no passo 3, não precisa de fazer nada agora.

4. Aguardar a reação do hóspede

O seu convidado preenche agora o formulário e envia-o de volta para si, premindo um botão. Assim que isso acontecer, receberá uma notificação por correio eletrónico.

5. Aceder e gerir dados

Agora pode aceder aos dados através do menu ao lado da reserva, editá-los ou descarregá-los como um ficheiro TXT.

Conclusão

• O check-in online poupa tempo e protege o ambiente. Os seus hóspedes podem efetuar o check-in antes de chegarem.
• Se quiser, pode automatizar a notificação para o check-in online e não tem de se preocupar com nada.
• O check-in é sem contacto e cumpre as diretrizes sanitárias.
• Pode recolher e reunir todos os dados dos seus hóspedes (transmitidos de forma encriptada e não podem ser vistos por terceiros).