Hoe vind ik onbetaalde facturen in mijn dashboard?

Onbetaalde facturen vind je in het Smoobu-dashboard via de facturenmodule, die je bereikt via het hoofdmenu van je account. Elke factuur heeft een duidelijk statuslabel waarmee je in één oogopslag ziet welke betalingen nog openstaan. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het terugvinden, herkennen en opvolgen van openstaande facturen.

Waar in het dashboard staan mijn facturen?

Je facturen staan centraal in de facturenmodule van je dashboard. Navigeer in het hoofdmenu naar de reservering waaraan de factuur is gekoppeld, of open direct het facturenoverzicht via de financiële sectie van je account. Daar zie je alle aangemaakte facturen, inclusief hun status, datum en het bijbehorende bedrag.

Het facturenoverzicht toont facturen per reservering. Elke factuur is gekoppeld aan een specifieke boeking, zodat je snel de context terugvindt: welke gast, welke periode en welk totaalbedrag. Vanuit dit overzicht kun je facturen openen, downloaden als pdf of direct versturen naar de gast.

Heb je meerdere panden in beheer, dan kun je het overzicht filteren per woning. Zo behoud je overzicht over je gehele portfolio zonder dat losse facturen door elkaar lopen. De module is ook beschikbaar via de mobiele app, zodat je openstaande facturen ook onderweg kunt bekijken en beheren.

Hoe herken ik een onbetaalde factuur in Smoobu?

Een onbetaalde factuur herken je aan het statuslabel dat zichtbaar is in het facturenoverzicht. Facturen die nog niet zijn voldaan, krijgen een duidelijk onderscheidende status ten opzichte van facturen die al zijn betaald of geannuleerd. Je hoeft dus niet elke factuur afzonderlijk te openen om de betalingsstatus te controleren.

De statussen die je kunt tegenkomen zijn onder andere:

• Onbetaald of openstaand: de factuur is verzonden, maar er is nog geen betaling ontvangen.
• Betaald: de betaling is bevestigd en verwerkt.
• Concept: de factuur is aangemaakt, maar nog niet verstuurd naar de gast.

Door de statuskolom te scannen, zie je direct welke facturen aandacht vereisen. Dit is vooral handig als je meerdere boekingen tegelijk beheert en snel wilt schakelen tussen openstaande en afgeronde betalingen.

Hoe filter ik op onbetaalde facturen in het dashboard?

Je kunt in het facturenoverzicht filteren op betalingsstatus om uitsluitend de openstaande facturen te tonen. Gebruik de filteropties bovenaan het overzicht en selecteer de status "onbetaald" of "openstaand". Het overzicht past zich direct aan en toont alleen de facturen die nog actie vereisen.

Naast filteren op status kun je ook filteren op:

1. Datum: beperk het overzicht tot een specifieke periode, bijvoorbeeld de lopende maand of het afgelopen kwartaal.
2. Pand: bekijk openstaande facturen per woning als je meerdere accommodaties beheert.
3. Gast: zoek op naam of reserveringsnummer om een specifieke factuur snel terug te vinden.

Door filters te combineren, werk je efficiënter. Wil je bijvoorbeeld alle onbetaalde facturen van de afgelopen dertig dagen voor één specifiek pand zien, dan stel je datum, status en pand tegelijk in. Het gefilterde overzicht kun je vervolgens exporteren als csv-bestand voor gebruik in een spreadsheet of voor je boekhouding.

Wat doe ik nadat ik een onbetaalde factuur heb gevonden?

Zodra je een openstaande factuur hebt gevonden, zijn er drie directe acties die je kunt ondernemen: de factuur opnieuw versturen naar de gast, een betalingsherinnering toevoegen of de betaling handmatig als ontvangen markeren. Welke actie je kiest, hangt af van de situatie en de communicatie die al heeft plaatsgevonden.

Open de betreffende factuur en controleer eerst of de juiste betalingsgegevens zijn opgenomen in de voettekst. Denk aan een bankrekeningnummer, een PayPal-link of andere betaalmethoden die je hebt ingesteld. Een veelvoorkomende reden voor een openstaande factuur is dat de gast de betaalgegevens niet duidelijk heeft ontvangen.

Verstuur de factuur opnieuw als pdf of via een directe link. Je kunt in de begeleidende boodschap een vriendelijke herinnering opnemen met de vervaldatum en de geaccepteerde betaalmethoden. Zodra de betaling is ontvangen, markeer je de factuur als betaald, zodat je overzicht up-to-date blijft en je administratie klopt.

Voor je eigen administratie en belastingaangifte is het verstandig om alle facturen digitaal op te slaan. Bewaarplichten voor zakelijke documenten verschillen per land. Raadpleeg de website van de Belastingdienst in jouw land voor de geldende termijnen en vereisten in jouw specifieke situatie.

Waarom verschijnt een factuur niet in mijn dashboard?

Een factuur verschijnt niet in je dashboard als deze nog niet is aangemaakt voor de betreffende reservering. In tegenstelling tot de boeking zelf wordt een factuur niet automatisch gegenereerd: je maakt deze handmatig aan via de reservering. Als je dus geen factuur ziet, is de kans groot dat de stap "Factuur aanmaken" nog niet is uitgevoerd.

Er zijn een paar andere redenen waarom een factuur mogelijk niet zichtbaar is:

• Actieve filters: controleer of je een filter hebt ingesteld dat bepaalde facturen uitsluit, zoals een datumfilter of een statusfilter.
• Verkeerd pand geselecteerd: als je filtert op een specifieke woning, zie je alleen de facturen van dat pand. Zet het filter op "alle panden" om het volledige overzicht te zien.
• Concept-status: een factuur in conceptstatus is aangemaakt, maar nog niet zichtbaar als verzonden document. Controleer of de factuur al is afgerond en verstuurd.
• Technische vertraging: wijzigingen in boekingen worden automatisch verwerkt, maar controleer of de pagina volledig is geladen of vernieuw het overzicht.

Als de factuur na het controleren van bovenstaande punten nog steeds ontbreekt, ga dan naar de betreffende reservering en maak de factuur opnieuw aan. Gastgegevens en reserveringstotalen worden automatisch ingevuld, zodat je snel klaar bent.

Hoe Smoobu helpt met het beheren van onbetaalde facturen

Het bijhouden van openstaande facturen kost tijd, zeker als je meerdere panden en boekingskanalen beheert. Smoobu centraliseert je volledige facturatie in één overzichtelijk dashboard, zodat je nooit een onbetaalde factuur over het hoofd ziet.

Met het geïntegreerde factuurbeheersysteem van Smoobu kun je:

• In één klik een professionele factuur aanmaken op basis van de reserveringsdata
• Facturen filteren op status, pand en periode voor een helder overzicht
• Betaalmethoden zoals PayPal-links en bankoverschrijving direct in de factuur opnemen
• Facturen als pdf versturen of downloaden, ook via de mobiele app
• Gegevens exporteren als csv voor gebruik in je boekhouding

Wil je zelf ervaren hoe eenvoudig facturatiebeheer kan zijn? Probeer Smoobu gratis gedurende 14 dagen, zonder creditcard. Heb je vragen of wil je persoonlijk advies? Neem contact op met het Smoobu-team.