Registro de viajeros en el alquiler vacacional

El registro o parte de entrada de los viajeros es un trámite obligatorio para todos aquellos que se hospeden en un alquiler vacacional. Como anfitrión, tendrás que llevar a cabo una serie de trámites, bien con la Guardia Civil o la Policía Nacional, para informar sobre los huéspedes alojados en la vivienda. Te contamos en esta guía todo lo relativo al registro de viajeros y qué debes hacer.

Desde principios de 2023 se podrá realizar el registro de viajeros en una nueva plataforma centralizada para todo el ámbito nacional llamada SES.HOSPEDAJES. Sin embargo, esta nueva plataforma aún está en fase de prueba y no será hasta octubre de 2024 cuando se habilite para todos los usuarios. Hasta entonces, el registro podrá seguir haciéndose en las plataformas de la Guardia Civil y la Policía Nacional, en los Mossos d’Esquadra en Cataluña y la Ertzaintza en el País Vasco. (Actualizado a enero de 2024). 

¿Es obligatorio el registro de viajeros?

La obligación de registro viene dada por la normativa vigente, que considera realizar el parte de entrada de viajeros como un trámite obligatorio para todos aquellos establecimientos de hostelería y alojamiento turístico en España, con el fin de preservar la seguridad ciudadana y tener constancia de otras actividades relevantes. El proceso de registro es relativamente sencillo, pero deberás prestar atención a diversos detalles.

Las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado son los organismos encargados del proceso de registro de viajeros. Una vez que tus huéspedes hayan realizado el check-in, deberás presentar la hoja de registro en uno de estos cuerpos, bien en la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra o la Ertzaintza, estos últimos si te ubicas en Cataluña o el País Vasco. El primer paso del registro documental, por tanto, dependerá de tu ubicación y del cuerpo de seguridad operativo en la zona.

Sin embargo, desde principios de 2023 y mediante un nuevo decreto ley, la intención del Gobierno es centralizar el registro de viajeros en una única plataforma. La nueva SES.HOSPEDAJES pretende así unificar el envío de datos al Ministerio del Interior, a excepción de Cataluña y País Vasco, que seguirán el procedimiento actual. No obstante, debido a un retraso en la fase de pruebas de la plataforma, los anfitriones podrán seguir haciendo el registro de huéspedes de la manera habitual, hasta nuevo anuncio.

¿Qué se necesita para hacer el registro de viajeros?

El BOE dispuso un modelo oficial de parte de entrada de viajeros (descárgalo aquí), que es el más usado para realizar el trámite. Simplemente tendrás que rellenar la hoja de registro con los datos personales de los huéspedes, como el documento de identidad, nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad y fecha de entrada, firmado por cada uno de los huéspedes que se alojen. También tendrás que incluir los datos de identificación de la vivienda vacacional en la hoja del registro. Esta obligación de registro atañe a todos los huéspedes mayores de 14 años.

Otra de las obligaciones de registro es comunicar la entrada de los viajeros en las primeras 24 horas tras el check-in en el alquiler turístico. El proceso puede hacerse de 4 formas actualmente:

1. Presencialmente: puede hacerse en la Dirección General de Policía Nacional o en una Comandancia de la Guardia Civil, aportando 2 copias. La transmisión de ficheros vía USB también se permite.
2. Por correo: esta opción solo está permitida si no existe ninguna dependencia policial en el municipio.
3. Por fax: debido a los avances informáticos es un proceso que ya ha quedado obsoleto.
4. Online: es la forma más sencilla y cómoda de presentar los partes de entrada de viajeros, y puede hacerse mediante las Hospederías de la Guardia Civil, la Webpol de la Policía Nacional o a través de aplicaciones desarrolladas para tal fin.

Para saber más sobre cómo realizar el registro de viajeros a través de la Guardia Civil y la Policía Nacional, consulta nuestras guías al respecto:

• Registro de viajeros en las Hospederías de la Guardia Civil.
• Registro de viajeros en Webpol de la Policía Nacional.

En cualquiera de los medios que elijas para enviar el registro, es importante de que los formularios cuenten con la firma del viajero.

Libro de registro: ¿qué es y por qué es importante tenerlo?

Puede resultar un poco anacrónico tener un libro de registro, cuando a día de hoy la informática ha reemplazado en estos procesos a cualquier registro documental en formato físico. Sin embargo, la normativa apicable insiste en que los anfitriones cuenten con un libro-registro, con entre 100 y 500 entradas, a ser conservado hasta 3 años después del último parte de entrada. La principal razón para conservar estos libros de registro es que sean objeto de requerimiento por parte de las autoridades competentes, por ejemplo para ciertas comprobaciones de seguridad.

Por tanto, no deseches estos partes de registro de viajeros. Consérvalos en formato físico y también electrónico.

Datos necesarios para el registro de viajeros y partes de entrada según cada Comunidad Autónoma

Aunque la normativa vigente es de carácter estatal, cada Comunidad Autónoma es libre de requerir información extra en el registro documental de los viajeros.

Por ejemplo, Andalucía requiere que un contrato de alquiler vacacional sea entregado junto con el parte de entrada de viajeros. Es recomendable informarse sobre qué otros documentos de carácter complementario hay que aportar junto al registro de viajeros, ya que variará según la Comunidad Autónoma, ya que algunas son más flexibles respecto a los trámites, mientras que otras exigen más anexos.

Smoobu puede ayudarte con tu registro de viajeros

Realizar estas tareas de registro requiere bastante tiempo y puede resultar un proceso complejo para aquellos anfitriones que, quizás como tú, acaban de iniciarse en el mundo del alquiler vacacional. Por eso desde Smoobu intentamos ofrecerte soluciones modernas y asequibles en sintonía con las necesidades de nuestros anfitriones.

Nuestra herramienta nativa de check-In online te permite recopilar toda la información necesaria para el cumplimiento de la normativa de registro de viajeros. Además, tus huéspedes podrán firmar los partes de entrada electrónicamente y adjuntar otros archivos relevantes.

Además, Smoobu te permite integrar otras herramientas pensadas para facilitar el registro de huéspedes, como Chekin, de forma que puedas incorporar estos trámites burocráticos a tus tareas diarias sin que ello te tome demasiado tiempo y energías. Aprovecha la prueba gratuita de 14 días para descubrir en primera persona todo lo que Smoobu puede hacer por ti y tu negocio de viviendas turísticas.

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