E-Rechnung: Was FeWo-Vermieter in Deutschland wissen müssen

Wenn du eine Ferienwohnung oder andere Kurzzeitvermietung professionell betreibst, wirst du in den nächsten Jahren unweigerlich mit dem Thema elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Berührung kommen. Ab 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle B2B-Geschäfte verpflichtend. Schon seit 2020 gilt sie für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).

Doch was bedeutet das konkret für dich als Gastgeber?

• Wann genau musst du eine E-Rechnung erstellen?
• Gilt die Pflicht auch für Buchungen von Privatgästen?
• Und wie stellst du sicher, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen?

In diesem Guide bekommst du eine klare Übersicht über die aktuellen und kommenden Pflichten rund um die E-Rechnung – und erfährst, wie du deine Rechnungsprozesse für deine Ferienunterkunft zukunftssicher gestaltest.

Was ist eine "E-Rechnung"?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Wichtig: Ein einfaches PDF oder Word-Dokument per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung.

Damit eine Rechnung als echte E-Rechnung anerkannt wird, muss sie maschinell auslesbar und automatisch weiterverarbeitbar sein. In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:

• XRechnung – das von der öffentlichen Verwaltung bevorzugte Standardformat
• ZUGFeRD 2.1 – ein hybrides Format, das sowohl ein menschenlesbares PDF als auch die strukturierte XML-Datei enthält

Beide Formate erfüllen die europäischen Vorgaben (EN 16931) und sind in Deutschland zugelassen.

👉 Für dich als Gastgeber bedeutet das: Wenn du eine E-Rechnung erstellen musst, kannst du dich an diesen Standards orientieren – je nachdem, ob dein Kunde ein Unternehmen oder eine Behörde ist.

Warum ist die E-Rechnung wichtig für Ferienwohnungsvermieter?

Auch wenn die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland erst ab 2025 für B2B-Rechnungen gilt, lohnt es sich für Gastgeber, schon jetzt umzusteigen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Rechtssicherheit und Steuerkonformität
  Mit der E-Rechnung bist du ab 2025 automatisch auf der sicheren Seite und erfüllst alle gesetzlichen Anforderungen für Rechnungen an Unternehmen oder Behörden.
• Mehr Effizienz
  Digitale Rechnungen lassen sich einfacher erstellen, übermitteln und in deine Buchhaltung integrieren. Das reduziert manuelle Arbeit, spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko.
• Professionalität gegenüber Gästen und Geschäftskunden
  Gerade Geschäftsreisende, die im Auftrag ihres Unternehmens buchen, erwarten eine rechtskonforme Rechnung. Mit einer E-Rechnung zeigst du dich professionell und modern.
• Zukunftssicherheit
  Die Umstellung auf elektronische Formate ist Teil der Digitalisierung im Rechnungswesen. Wer frühzeitig umstellt, hat später weniger Anpassungsaufwand.

👉 Kurz gesagt: Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, deine Abläufe schlanker und professioneller zu gestalten.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht in Deutschland?

In Deutschland wird die Einführung der E-Rechnung schrittweise umgesetzt:

• Seit 27. November 2020
  Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Business-to-Government, B2G). Rechnungen an Behörden dürfen seitdem nur noch in einem zugelassenen E-Rechnungs-Format gestellt werden (z. B. XRechnung).
• Ab 1. Januar 2025
  E-Rechnungen werden für den gesamten B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Das betrifft also auch dich als Gastgeber, wenn du Rechnungen an Geschäftskunden, Firmen oder Reisebüros stellst.
• Übergangsregelung bis Ende 2026
  Für Unternehmen gibt es Erleichterungen: In bestimmten Fällen dürfen bis dahin noch klassische Rechnungen (z. B. PDF per E-Mail) genutzt werden. Spätestens ab 1. Januar 2027 müssen jedoch alle B2B-Rechnungen in elektronischem Format erstellt werden.

👉 Wichtig für Gastgeber:
Für private Gäste (B2C) gilt die Pflicht nicht. Hier kannst du auch nach 2025 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der Kunde keine E-Rechnung verlangt.

Wann muss ein Gastgeber eine E-Rechnung ausstellen?

Ob du als Gastgeber eine E-Rechnung schreiben musst, hängt in Deutschland vor allem davon ab, an wen du die Rechnung stellst:

• An Privatgäste (B2C):
  Hier besteht keine Pflicht zur E-Rechnung – weder jetzt noch ab 2025. Du kannst also weiterhin klassische Rechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.
• An Geschäftskunden (B2B):
  Ab 1. Januar 2025 musst du Rechnungen an Unternehmen, Agenturen oder Selbstständige in einem zugelassenen E-Rechnungs-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen. Das gilt auch dann, wenn der Gast im Namen seines Unternehmens eine Unterkunft bei dir bucht.
• An öffentliche Auftraggeber (B2G):
  Schon seit 2020 bist du verpflichtet, E-Rechnungen zu stellen, wenn deine Kunden öffentliche Institutionen sind (z. B. Universitäten, Behörden oder staatliche Einrichtungen).
• Als Kleinunternehmer (§19 UStG):
  Auch wenn du von der Umsatzsteuer befreit bist, musst du ab 2025 E-Rechnungen erstellen, wenn dein Kunde ein Unternehmen oder eine Behörde ist.

👉 Für dich heißt das:
E-Rechnungen betreffen dich vor allem bei Geschäftsreisenden, Firmenbuchungen oder Kooperationen mit Reisebüros. Für Urlaubsgäste im Privatbereich bleibt alles wie gewohnt.

Wie funktioniert die E-Rechnung?

Die E-Rechnung folgt denselben Grundprinzipien wie eine klassische Rechnung – mit dem entscheidenden Unterschied, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird.

So läuft der Prozess in Deutschland:

1. Erstellung
   • Du erstellst deine Rechnung in einem zugelassenen Format (XRechnung oder ZUGFeRD).
   • Alle Pflichtangaben müssen enthalten sein: Name und Anschrift von dir und dem Gast/Firmenkunden, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Entgelt, ggf. Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung).
2. Übermittlung
   • Die E-Rechnung darf nicht einfach als PDF verschickt werden.
   • Sie muss in strukturierter Form übermittelt werden – entweder über eine Plattform (z. B. das ZRE/OZG-RE-Portal für Behörden) oder per Übertragungsnetzwerk wie PEPPOL, das europaweit genutzt wird.
3. Prüfung durch den Empfänger
   • Geschäftskunden und Behörden können die E-Rechnung automatisch in ihre Buchhaltungssysteme einspielen.
4. Archivierung
   • Wie bei allen Rechnungen gilt in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
   • Die Rechnungen müssen elektronisch, unveränderbar und GoBD-konform archiviert werden.

👉 Anders als in Italien gibt es in Deutschland keine Pflicht zur digitalen Signatur. Entscheidend ist allein das richtige Format und die korrekte Übermittlung.

E-Rechnung und steuerliche Regelungen für Gastgeber

• Bei der E-Rechnung gelten dieselben steuerlichen Regeln wie bei klassischen Rechnungen. Entscheidend ist dein Umsatzsteuer-Status:
• Regelbesteuerung (Umsatzsteuerpflichtig):
  Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Das gilt selbstverständlich auch für E-Rechnungen. Die Umsatzsteuer wird dabei im strukturierten Datenformat automatisch mit übermittelt.
• Kleinunternehmerregelung (§19 UStG):
  Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Stattdessen musst du den Hinweis aufnehmen:
  „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  Auch diese Angabe gehört in deine E-Rechnung.

👉 Wichtig: Die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 für B2B gilt unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer bist oder der Regelbesteuerung unterliegst. Der einzige Unterschied ist die Behandlung der Umsatzsteuer.

Wie stellst du sicher, dass deine E-Rechnung korrekt ist?

Damit deine E-Rechnung rechtlich gültig ist und von deinem Geschäftskunden oder einer Behörde verarbeitet werden kann, solltest du auf folgende Punkte achten:

1. Vollständige Pflichtangaben
   • Name und Anschrift von dir (Rechnungsaussteller) und deinem Kunden
   • Rechnungsnummer und -datum
   • Leistungszeitraum (z. B. Übernachtungsdaten)
   • Entgelt, ggf. Umsatzsteuer oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
   • Zahlungsbedingungen
2. Richtige Umsatzsteuer-Behandlung
   • Bei Regelbesteuerung: korrekter Steuersatz und ausgewiesene Umsatzsteuer
   • Bei Kleinunternehmerregelung: Pflicht-Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
3. Format & Übertragung
   • Die Rechnung muss im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen.
   • Achte darauf, dass die Übertragung über den richtigen Kanal erfolgt:
     • B2B: z. B. per PEPPOL-Netzwerk oder über eine kompatible Softwarelösung
     • B2G: über das zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE oder OZG-RE)
4. Technische Validierung
   • Viele Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramme prüfen automatisch, ob deine E-Rechnung den Spezifikationen entspricht.
   • So stellst du sicher, dass sie vom Empfänger eingelesen werden kann.

👉 Tipp: Teste frühzeitig den Rechnungsversand in E-Formaten, damit du ab 2025 keine bösen Überraschungen erlebst.

Archivierung von E-Rechnungen: Was Gastgeber beachten müssen

Wie bei klassischen Rechnungen gilt auch für E-Rechnungen in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Dabei musst du sicherstellen, dass deine Rechnungen:

• unveränderbar gespeichert sind (kein einfaches Editieren möglich),
• jederzeit lesbar abrufbar sind,
• GoBD-konform archiviert werden (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Wichtige Punkte:

• Format: Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) archiviert werden, nicht nur als PDF.
• Speicherort: Du darfst sie lokal, in einer Cloud oder über eine Buchhaltungssoftware archivieren – entscheidend ist die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
• Sicherung: Es empfiehlt sich, Backups zu erstellen, um Datenverlust zu vermeiden.

👉 Praktische Lösungen für Gastgeber:
Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme (z. B. DATEV, Lexoffice, sevDesk oder FastBill) übernehmen die Archivierung automatisch GoBD-konform. Auch Property-Management-Systeme wie Smoobu können dich beim Rechnungsmanagement unterstützen – für die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung empfiehlt sich aber oft eine zusätzliche Buchhaltungssoftware.

Wie kannst du E-Rechnungen mit Smoobu verwalten?

Smoobu unterstützt dich dabei, deine Rechnungsprozesse effizient zu gestalten – auch im Hinblick auf die kommenden E-Rechnungspflichten.

• Automatisierte Rechnungserstellung:
  Für jede Buchung kannst du in Smoobu automatisch Rechnungen erstellen lassen. Alle relevanten Daten wie Gastname, Aufenthaltsdauer, Preise und Steuern werden direkt übernommen.
• Individuelle Anpassung:
  Du kannst Rechnungen an dein Geschäft anpassen – zum Beispiel dein Logo hinzufügen oder Pflichtangaben für Kleinunternehmer (§19 UStG) integrieren.
• Integration mit Buchhaltungstools:
  Da die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 ein strukturiertes Format erfordert (XRechnung/ZUGFeRD), empfiehlt es sich, Smoobu mit einer passenden Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware zu kombinieren. Diese übernimmt den Export ins richtige Format und die Übermittlung an Geschäftskunden oder Behörden.
• Zentrale Dokumentenverwaltung:
  Deine Rechnungen bleiben in Smoobu gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Für die gesetzeskonforme 10-jährige Archivierung solltest du zusätzlich ein GoBD-konformes Archivierungssystem nutzen.

👉 Kurz gesagt: Mit Smoobu kannst du den gesamten Rechnungsprozess abwickeln – und durch die Anbindung an externe Tools stellst du sicher, dass deine E-Rechnungen ab 2025 alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung für Gastgeber?

Auch wenn die Einführung der E-Rechnung für viele Gastgeber zunächst nach zusätzlichem Aufwand klingt – sie bietet dir klare Vorteile:

1. Mehr Effizienz:
   Rechnungen lassen sich schneller erstellen und automatisch in deine Buchhaltungssoftware übertragen. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
2. Weniger Fehler:
   Da E-Rechnungen standardisiert sind, sinkt das Risiko von Tippfehlern oder fehlenden Pflichtangaben.
3. Einfache Steuererklärung:
   Durch die digitale Struktur sind deine Rechnungsdaten leichter in deine Buchhaltung und Steuererklärung zu integrieren.
4. Professioneller Auftritt:
   Geschäftskunden und Behörden erwarten zunehmend rechtskonforme E-Rechnungen. Mit ihrer Nutzung trittst du professioneller auf – ein Pluspunkt vor allem bei Geschäftsreisenden.
5. Zukunftssicherheit:
   Die E-Rechnung ist Teil der Digitalisierung im Rechnungswesen. Wer frühzeitig umstellt, vermeidet Stress, wenn die Pflicht 2025 verbindlich wird.

👉 Fazit: Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine Chance, deine Abläufe schlanker, moderner und professioneller zu gestalten.