Como enviar instruções de check-out automaticamente?

Pode enviar instruções de checkout automaticamente através da funcionalidade de mensagens automatizadas de um PMS de alojamento local. Configura um modelo de mensagem, associa-o a um gatilho como uma hora específica antes da data de saída, e o sistema envia a mensagem automaticamente para cada hóspede. Assim, nunca mais precisas de enviar manualmente uma mensagem de checkout.

Isto é especialmente valioso para proprietários que gerem vários imóveis ou que estão ativos em diferentes plataformas de reserva. Neste artigo, respondemos às perguntas mais frequentes sobre a automatização de instruções de checkout, desde o conteúdo até ao timing e os erros mais comuns.

Quais são as melhores instruções de checkout para alojamento local?

As melhores instruções de checkout para alojamento local são concretas, concisas e orientadas para a ação. Dizem ao hóspede exatamente o que deve fazer antes de partir, sem margem para ambiguidades. Boas instruções evitam mal-entendidos, protegem o seu imóvel e garantem uma transição tranquila.

Considere os seguintes elementos que pode incluir em quase qualquer situação:

• Hora de checkout: Indique a hora exata em que os hóspedes devem deixar o imóvel.
• Chaves ou códigos de acesso: Explique o que fazer com a chave ou como trancar a fechadura inteligente.
• Lixo e resíduos: Indique onde depositar o lixo e se deve ser separado.
• Janelas e portas: Peça aos hóspedes para fechar as janelas e trancar as portas.
• Aquecimento e ar condicionado: Indique se os aparelhos devem ser desligados.
• Louça e cozinha: Indique se a louça deve ser lavada ou colocada na máquina de lavar louça.
• Passos adicionais eventuais: Como repor móveis no lugar ou esvaziar o frigorífico.

Mantenha um tom amigável mas claro. Os hóspedes que sabem o que se espera deles partem de forma mais organizada e satisfeita. Isso tem um impacto positivo direto nas avaliações e no estado do seu imóvel após cada estadia.

Como funciona o envio automático de mensagens para hóspedes?

O envio automático de mensagens para hóspedes funciona através de um sistema de mensagens integrado num Property Management System (PMS). Cria um modelo de mensagem, define um gatilho com base no estado da reserva ou numa data, e o sistema envia a mensagem automaticamente no momento configurado, sem qualquer intervenção da sua parte.

O sistema utiliza os chamados marcadores de posição, variáveis que são preenchidas automaticamente com informações específicas do hóspede, como o nome, a data de chegada, a morada ou o código de acesso. Assim, cada hóspede recebe uma mensagem personalizada, enquanto só precisa de a configurar uma vez.

A maioria dos sistemas suporta vários gatilhos, incluindo:

1. Após confirmação da reserva para uma mensagem de boas-vindas ou confirmação de reserva
2. Alguns dias antes da chegada para informações de check-in e instruções de como chegar
3. No dia da chegada para códigos de acesso ou uma mensagem de boas-vindas
4. Durante a estadia para informações intermédias ou uma mensagem de acompanhamento
5. Um dia antes da partida para as instruções de checkout
6. Após a partida para uma mensagem de agradecimento ou pedido de avaliação

Isto torna a comunicação automatizada com hóspedes uma das ferramentas mais poderosas para a automatização de alojamento local. Poupa horas de trabalho manual, enquanto os hóspedes recebem sempre a informação certa no momento certo.

Quando deve enviar automaticamente as instruções de checkout?

O melhor momento para enviar automaticamente as instruções de checkout é na noite anterior ao dia de partida, por exemplo, por volta das 18h00 ou 20h00. Nesse momento, o hóspede ainda tem tempo suficiente para ler as instruções com calma, mas a mensagem também fica fresca na memória quando parte na manhã seguinte.

Uma alternativa é um lembrete na manhã do próprio dia de partida, uma a duas horas antes da hora de checkout acordada. Isto funciona bem como complemento à mensagem da noite anterior, mas é menos adequado como única mensagem, pois os hóspedes já estão ocupados a fazer as malas.

Ao definir o timing, tenha em conta os seguintes fatores:

• Duração da estadia: Para uma estadia de uma noite, uma mensagem no próprio dia é suficiente. Para estadias mais longas, um lembrete na noite anterior funciona melhor.
• Horários de checkout antecipados: Se os hóspedes tiverem de sair antes das 10h00, envie as instruções na noite anterior.
• Fusos horários: Tenha em conta a diferença horária se receber hóspedes internacionais.
• Plataforma: Verifique se as mensagens são enviadas através da plataforma de reserva ou diretamente por e-mail ou SMS.

Uma combinação de duas mensagens, uma na noite anterior e um lembrete curto na manhã da partida, oferece os melhores resultados em termos de cumprimento e satisfação dos hóspedes.

Que ferramentas pode usar para automatizar as instruções de checkout?

Para automatizar as instruções de checkout, precisa de um PMS de alojamento local com automatização de mensagens integrada. Este tipo de software permite configurar modelos de mensagens com gatilhos baseados em datas de reserva, para que as mensagens sejam enviadas automaticamente sem intervenção manual.

Além de um PMS, existem ferramentas complementares que melhoram ainda mais a experiência dos hóspedes:

• Guia digital para hóspedes: Um guia digital com regras da casa, instruções de checkout e dicas locais que partilha através de um único link. Pode atualizar o conteúdo a qualquer momento sem enviar uma nova mensagem.
• Fechaduras inteligentes: As smartlocks permitem que os hóspedes façam check-in e checkout de forma autónoma, sem entrega física de chaves. O código de acesso pode ser incluído automaticamente na mensagem de checkout.
• Channel Manager: Um channel manager garante que os dados das suas reservas estão sincronizados em todas as plataformas, para que as mensagens automáticas sejam sempre baseadas na reserva correta e se evitem reservas duplicadas.

A escolha da ferramenta certa depende da escala das suas atividades de alojamento e das plataformas em que está ativo. Para proprietários em múltiplos canais, um PMS all-in-one com automatização de mensagens integrada é a opção mais eficiente.

Como configurar uma mensagem de checkout automática com o Smoobu?

Com o Smoobu, configura uma mensagem de checkout automática através da automatização de mensagens no painel de controlo. Cria um modelo, adiciona marcadores de posição para dados específicos do hóspede e define um gatilho com base na data de partida. A partir desse momento, o sistema envia a mensagem automaticamente para cada hóspede na hora configurada.

Siga estes passos para começar:

1. Inicie sessão no seu painel Smoobu e aceda à secção Comunicação com Hóspedes.
2. Crie um novo modelo de mensagem e dê-lhe um nome reconhecível, como "Instruções de Checkout".
3. Escreva a sua mensagem e utilize marcadores de posição como o nome do hóspede, a hora de checkout e a morada. O Smoobu preenche-os automaticamente para cada reserva.
4. Configure o gatilho: escolha "antes da data de partida" e indique com quantas horas ou dias de antecedência a mensagem deve ser enviada.
5. Escolha o canal: defina se a mensagem é enviada por e-mail, SMS ou através da plataforma de reserva.
6. Guarde a automatização e teste-a com uma reserva de teste para verificar se tudo funciona corretamente.

O Smoobu também suporta um guia digital para hóspedes que pode associar à sua mensagem de checkout. Os hóspedes recebem assim numa única mensagem tanto as instruções como um link para toda a informação adicional sobre o imóvel.

Quais são os erros mais comuns nas instruções de checkout automatizadas?

O erro mais comum nas instruções de checkout automatizadas é o uso de mensagens demasiado vagas ou extensas. Uma mensagem com dez pontos que os hóspedes têm de cumprir raramente é lida na totalidade. Outros erros frequentes são um timing incorreto, marcadores de posição em falta e nunca atualizar o modelo após alterações no imóvel.

Evite os seguintes erros para manter a sua automatização eficaz:

• Demasiada informação numa única mensagem: Limite-se às ações essenciais. Para informações mais detalhadas, remeta para um guia digital para hóspedes.
• Falta de personalização: Uma mensagem que começa com "Caro hóspede" parece impessoal. Use sempre o nome do hóspede através de um marcador de posição.
• Timing incorreto: Uma mensagem que chega a meio da noite passa despercebida. Configure cuidadosamente a hora de envio com base nos padrões habituais de partida dos seus hóspedes.
• Instruções desatualizadas: Se alterar fechaduras, regras da casa ou horários de checkout, atualize também imediatamente o seu modelo de mensagem.
• Não enviar uma mensagem de teste: Envie sempre uma versão de teste para si próprio antes de ativar a automatização, para garantir que os marcadores de posição são preenchidos corretamente.
• Falta de informações de contacto: Certifique-se de que os hóspedes sabem a quem recorrer se algo correr mal, mesmo numa mensagem automatizada.

As mensagens automatizadas são poderosas, mas só funcionam bem se estiverem bem configuradas e mantidas atualizadas. Reserve algum tempo a cada trimestre para rever os seus modelos e ajustá-los conforme necessário.

Como o Smoobu ajuda a automatizar as instruções de checkout

O Smoobu oferece uma solução completa para proprietários que pretendem automatizar as instruções de checkout e outras mensagens para hóspedes. Através do painel central, gere toda a comunicação, reservas e imóveis num único lugar, sem ter de alternar entre diferentes plataformas.

Estas são as principais vantagens que o Smoobu oferece para a automatização de instruções de check-out:

• Automatização de mensagens com gatilhos: Configure mensagens com base na chegada, partida ou outros eventos de reserva, de forma totalmente automática.
• Modelos personalizáveis: Utilize marcadores de posição para nomes, datas, moradas e códigos de acesso para que cada mensagem pareça pessoal.
• Guia digital para hóspedes: Partilhe toda a informação sobre o imóvel num único link, incluindo instruções de checkout, regras da casa e dicas locais.
• Sincronização com todos os canais de reserva: O Smoobu sincroniza com Airbnb, Booking.com, Vrbo e mais de 100 outros portais, evitando reservas duplicadas e garantindo que as mensagens são sempre baseadas na reserva correta.
• Aplicação móvel: Gira e ajuste mensagens através da aplicação iOS ou Android, mesmo em movimento.
• 14 dias de teste gratuito: Sem cartão de crédito, sem compromissos.

Quer experimentar como é simples automatizar as instruções de checkout? Contacte o Smoobu e descubra o que a plataforma pode fazer pelo seu negócio de alojamento.