Πώς βρίσκω τα απλήρωτα τιμολόγια στον πίνακα ελέγχου μου;

Τα απλήρωτα τιμολόγια βρίσκονται στον πίνακα ελέγχου του Smoobu μέσω της ενότητας τιμολογίων, στην οποία μπορείτε να μεταβείτε από το κύριο μενού του λογαριασμού σας. Κάθε τιμολόγιο φέρει μια σαφή ένδειξη κατάστασης, ώστε να βλέπετε με μια ματιά ποιες πληρωμές εκκρεμούν. Σε αυτό το άρθρο απαντάμε στις πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον εντοπισμό, την αναγνώριση και την παρακολούθηση των εκκρεμών τιμολογίων.

Πού βρίσκονται τα τιμολόγιά μου στον πίνακα ελέγχου;

Τα τιμολόγιά σας βρίσκονται κεντρικά στην ενότητα τιμολογίων του πίνακα ελέγχου. Μεταβείτε από το κύριο μενού στην κράτηση με την οποία συνδέεται το τιμολόγιο, ή ανοίξτε απευθείας τη λίστα τιμολογίων μέσω της οικονομικής ενότητας του λογαριασμού σας. Εκεί βλέπετε όλα τα δημιουργημένα τιμολόγια, μαζί με την κατάστασή τους, την ημερομηνία και το αντίστοιχο ποσό.

Η λίστα τιμολογίων εμφανίζει τιμολόγια ανά κράτηση. Κάθε τιμολόγιο συνδέεται με μια συγκεκριμένη κράτηση, ώστε να ανακτάτε γρήγορα το πλαίσιο: ποιος επισκέπτης, ποια περίοδος και ποιο συνολικό ποσό. Από αυτή τη λίστα μπορείτε να ανοίξετε τιμολόγια, να τα κατεβάσετε ως pdf ή να τα στείλετε απευθείας στον επισκέπτη.

Αν διαχειρίζεστε πολλά ακίνητα, μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα ανά κατάλυμα. Έτσι διατηρείτε την εποπτεία ολόκληρου του χαρτοφυλακίου σας χωρίς να αναμειγνύονται τα επιμέρους τιμολόγια. Η ενότητα είναι επίσης διαθέσιμη μέσω της εφαρμογής για κινητά, ώστε να μπορείτε να βλέπετε και να διαχειρίζεστε εκκρεμή τιμολόγια και εν κινήσει.

Πώς αναγνωρίζω ένα απλήρωτο τιμολόγιο στο Smoobu;

Ένα απλήρωτο τιμολόγιο αναγνωρίζεται από την ένδειξη κατάστασης που εμφανίζεται στη λίστα τιμολογίων. Τα τιμολόγια που δεν έχουν εξοφληθεί φέρουν μια σαφώς διακριτή κατάσταση σε σχέση με αυτά που έχουν ήδη πληρωθεί ή ακυρωθεί. Δεν χρειάζεται λοιπόν να ανοίγετε κάθε τιμολόγιο χωριστά για να ελέγξετε την κατάσταση πληρωμής.

Οι καταστάσεις που μπορείτε να συναντήσετε είναι μεταξύ άλλων:

Απλήρωτο ή εκκρεμές: το τιμολόγιο έχει αποσταλεί, αλλά δεν έχει ληφθεί ακόμη πληρωμή.
Πληρωμένο: η πληρωμή έχει επιβεβαιωθεί και καταχωρηθεί.
Πρόχειρο: το τιμολόγιο έχει δημιουργηθεί, αλλά δεν έχει ακόμη αποσταλεί στον επισκέπτη.

Σαρώνοντας τη στήλη κατάστασης, βλέπετε αμέσως ποια τιμολόγια χρειάζονται προσοχή. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν διαχειρίζεστε πολλές κρατήσεις ταυτόχρονα και θέλετε να εναλλάσσεστε γρήγορα μεταξύ εκκρεμών και ολοκληρωμένων πληρωμών.

Πώς φιλτράρω τα απλήρωτα τιμολόγια στον πίνακα ελέγχου;

Στη λίστα τιμολογίων μπορείτε να φιλτράρετε βάσει κατάστασης πληρωμής, ώστε να εμφανίζονται μόνο τα εκκρεμή τιμολόγια. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές φίλτρου στην κορυφή της λίστας και επιλέξτε την κατάσταση «απλήρωτο» ή «εκκρεμές». Η λίστα προσαρμόζεται αμέσως και εμφανίζει μόνο τα τιμολόγια που απαιτούν ενέργεια.

Εκτός από το φιλτράρισμα βάσει κατάστασης, μπορείτε επίσης να φιλτράρετε βάσει:

Ημερομηνίας: περιορίστε τη λίστα σε συγκεκριμένη χρονική περίοδο, για παράδειγμα τον τρέχοντα μήνα ή το τελευταίο τρίμηνο.
Ακινήτου: δείτε εκκρεμή τιμολόγια ανά κατάλυμα αν διαχειρίζεστε πολλά ακίνητα.
Επισκέπτη: αναζητήστε με βάση το όνομα ή τον αριθμό κράτησης για να εντοπίσετε γρήγορα ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο.

Συνδυάζοντας φίλτρα, εργάζεστε πιο αποδοτικά. Αν θέλετε, για παράδειγμα, να δείτε όλα τα απλήρωτα τιμολόγια των τελευταίων τριάντα ημερών για ένα συγκεκριμένο ακίνητο, ορίστε ταυτόχρονα ημερομηνία, κατάσταση και ακίνητο. Τη φιλτραρισμένη λίστα μπορείτε στη συνέχεια να την εξάγετε ως αρχείο csv για χρήση σε υπολογιστικό φύλλο ή για τη λογιστική σας.

Τι κάνω αφού εντοπίσω ένα απλήρωτο τιμολόγιο;

Μόλις εντοπίσετε ένα εκκρεμές τιμολόγιο, υπάρχουν τρεις άμεσες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε: να αποστείλετε εκ νέου το τιμολόγιο στον επισκέπτη, να προσθέσετε υπενθύμιση πληρωμής ή να επισημάνετε χειροκίνητα την πληρωμή ως ληφθείσα. Η ενέργεια που θα επιλέξετε εξαρτάται από την κατάσταση και την επικοινωνία που έχει ήδη πραγματοποιηθεί.

Ανοίξτε το συγκεκριμένο τιμολόγιο και ελέγξτε πρώτα αν τα σωστά στοιχεία πληρωμής περιλαμβάνονται στο υποσέλιδο. Σκεφτείτε αριθμό τραπεζικού λογαριασμού, σύνδεσμο PayPal ή άλλες μεθόδους πληρωμής που έχετε ορίσει. Μια συνηθισμένη αιτία εκκρεμούς τιμολογίου είναι ότι ο επισκέπτης δεν έλαβε ξεκάθαρα τα στοιχεία πληρωμής.

Αποστείλετε εκ νέου το τιμολόγιο ως pdf ή μέσω απευθείας συνδέσμου. Στο συνοδευτικό μήνυμα μπορείτε να συμπεριλάβετε μια φιλική υπενθύμιση με την ημερομηνία λήξης και τις αποδεκτές μεθόδους πληρωμής. Μόλις ληφθεί η πληρωμή, επισημάνετε το τιμολόγιο ως πληρωμένο, ώστε η λίστα σας να παραμένει ενημερωμένη και η λογιστική σας να είναι σωστή.

Για τη δική σας λογιστική και φορολογική δήλωση, είναι συνετό να αποθηκεύετε ψηφιακά όλα τα τιμολόγια. Οι υποχρεώσεις τήρησης αρχείων για επαγγελματικά έγγραφα διαφέρουν ανά χώρα. Συμβουλευτείτε τον ιστότοπο της φορολογικής αρχής της χώρας σας για τις ισχύουσες προθεσμίες και απαιτήσεις στη δική σας συγκεκριμένη περίπτωση.

Γιατί δεν εμφανίζεται ένα τιμολόγιο στον πίνακα ελέγχου μου;

Ένα τιμολόγιο δεν εμφανίζεται στον πίνακα ελέγχου αν δεν έχει ακόμη δημιουργηθεί για τη συγκεκριμένη κράτηση. Σε αντίθεση με την ίδια την κράτηση, ένα τιμολόγιο δεν δημιουργείται αυτόματα: το δημιουργείτε χειροκίνητα μέσω της κράτησης. Αν λοιπόν δεν βλέπετε κανένα τιμολόγιο, είναι πιθανό το βήμα «Δημιουργία τιμολογίου» να μην έχει ακόμη εκτελεστεί.

Υπάρχουν μερικοί ακόμη λόγοι για τους οποίους ένα τιμολόγιο ενδέχεται να μην είναι ορατό:

Ενεργά φίλτρα: ελέγξτε αν έχετε ορίσει κάποιο φίλτρο που αποκλείει ορισμένα τιμολόγια, όπως φίλτρο ημερομηνίας ή φίλτρο κατάστασης.
Λανθασμένο ακίνητο επιλεγμένο: αν φιλτράρετε βάσει συγκεκριμένου καταλύματος, βλέπετε μόνο τα τιμολόγια εκείνου του ακινήτου. Ορίστε το φίλτρο σε «όλα τα ακίνητα» για να δείτε τη συνολική λίστα.
Κατάσταση πρόχειρου: ένα τιμολόγιο σε κατάσταση πρόχειρου έχει δημιουργηθεί, αλλά δεν είναι ακόμη ορατό ως αποσταλμένο έγγραφο. Ελέγξτε αν το τιμολόγιο έχει ήδη οριστικοποιηθεί και αποσταλεί.
Τεχνική καθυστέρηση: οι αλλαγές στις κρατήσεις επεξεργάζονται αυτόματα, αλλά ελέγξτε αν η σελίδα έχει φορτωθεί πλήρως ή ανανεώστε τη λίστα.

Αν το τιμολόγιο εξακολουθεί να λείπει μετά τον έλεγχο των παραπάνω σημείων, μεταβείτε στη συγκεκριμένη κράτηση και δημιουργήστε εκ νέου το τιμολόγιο. Τα στοιχεία επισκέπτη και τα σύνολα κράτησης συμπληρώνονται αυτόματα, οπότε θα είστε έτοιμοι σε χρόνο μηδέν.

Πώς βοηθά το Smoobu στη διαχείριση απλήρωτων τιμολογίων

Η παρακολούθηση εκκρεμών τιμολογίων απαιτεί χρόνο, ιδιαίτερα όταν διαχειρίζεστε πολλά ακίνητα και κανάλια κρατήσεων. Το Smoobu συγκεντρώνει τη συνολική τιμολόγησή σας σε έναν ενιαίο, ευδιάκριτο πίνακα ελέγχου, ώστε να μην σας ξεφεύγει ποτέ κανένα απλήρωτο τιμολόγιο.

Με το ενσωματωμένο σύστημα διαχείρισης τιμολογίων του Smoobu μπορείτε:

Να δημιουργείτε με ένα κλικ επαγγελματικό τιμολόγιο βάσει των δεδομένων κράτησης
Να φιλτράρετε τιμολόγια βάσει κατάστασης, ακινήτου και περιόδου για σαφή εποπτεία
Να συμπεριλαμβάνετε μεθόδους πληρωμής όπως συνδέσμους PayPal και τραπεζική μεταφορά απευθείας στο τιμολόγιο
Να αποστέλλετε ή να κατεβάζετε τιμολόγια ως pdf, ακόμη και μέσω της εφαρμογής για κινητά
Να εξάγετε δεδομένα ως csv για χρήση στη λογιστική σας

Θέλετε να δείτε οι ίδιοι πόσο απλή μπορεί να είναι η διαχείριση τιμολογίων; Δοκιμάστε το Smoobu δωρεάν για 14 ημέρες, χωρίς πιστωτική κάρτα. Έχετε ερωτήσεις ή θέλετε προσωπική συμβουλή; Επικοινωνήστε με την ομάδα του Smoobu.

Συχνές Ερωτήσεις

Μπορώ να ορίσω αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής για εκκρεμή τιμολόγια;

Το Smoobu προσφέρει τη δυνατότητα αποστολής υπενθυμίσεων κατά την εκ νέου αποστολή τιμολογίου, ωστόσο οι πλήρως αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις εξαρτώνται από τις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας και το πρόγραμμα συνδρομής που χρησιμοποιείτε. Ως προσωρινή λύση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φιλτραρισμένο αρχείο εξαγωγής csv για να παρακολουθείτε τα εκκρεμή τιμολόγια και να προγραμματίζετε μόνοι σας μια σταθερή ρουτίνα παρακολούθησης, για παράδειγμα εβδομαδιαία σε σταθερή ώρα. Επικοινωνήστε με την ομάδα του Smoobu για να συζητήσετε ποιες επιλογές αυτοματισμού είναι διαθέσιμες για τη δική σας περίπτωση.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός τιμολογίου σε «πρόχειρο» και ενός «εκκρεμούς» τιμολογίου, και πότε χρησιμοποιώ ποιο;

Ένα τιμολόγιο σε πρόχειρο έχει δημιουργηθεί αλλά δεν έχει ακόμη αποσταλεί στον επισκέπτη — μπορείτε ακόμη να το επεξεργαστείτε, να το τροποποιήσετε ή να το διαγράψετε χωρίς ο επισκέπτης να το αντιληφθεί. Ένα εκκρεμές τιμολόγιο έχει ήδη αποσταλεί και είναι επίσημο, αλλά δεν έχει ακόμη πληρωθεί. Χρησιμοποιήστε την κατάσταση πρόχειρου για να ετοιμάζετε τιμολόγια εκ των προτέρων, για παράδειγμα για κρατήσεις που βρίσκονται ακόμη μακριά στο μέλλον, και αποστείλετέ τα μόνο όταν η πληρωμή αναμένεται πραγματικά.

Πώς επεξεργάζομαι μια μερική πληρωμή σε τιμολόγιο, για παράδειγμα σε περίπτωση προκαταβολής;

Σε περίπτωση προκαταβολών ή τμηματικών πληρωμών, είναι συνετό να δημιουργείτε χωριστά τιμολόγια για κάθε στιγμή πληρωμής, για παράδειγμα ένα για την προκαταβολή και ένα για το υπόλοιπο ποσό. Έτσι η λίστα σας παραμένει ευδιάκριτη και μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση κάθε τιμολογίου χωριστά. Φροντίστε επίσης οι ημερομηνίες λήξης και στα δύο τιμολόγια να αναφέρονται ξεκάθαρα, ώστε ο επισκέπτης να γνωρίζει ακριβώς πότε αναμένεται κάθε ποσό.

Τι κάνω αν ένας επισκέπτης ισχυρίζεται ότι έχει ήδη πληρώσει, αλλά το τιμολόγιο εξακολουθεί να εμφανίζεται ως «απλήρωτο»;

Ζητήστε από τον επισκέπτη απόδειξη πληρωμής, όπως στιγμιότυπο οθόνης της τραπεζικής μεταφοράς ή επιβεβαίωση PayPal, και συγκρίνετέ το με τα δικά σας τραπεζικά αντίγραφα ή την επισκόπηση πληρωμών. Αν η πληρωμή έχει όντως ληφθεί αλλά δεν έχει ακόμη καταχωρηθεί, μπορείτε να επισημάνετε χειροκίνητα το τιμολόγιο ως πληρωμένο στον πίνακα ελέγχου. Ελέγξτε επίσης αν η πληρωμή ενδέχεται να έχει πιστωθεί σε διαφορετικό λογαριασμό ή να έχει έρθει μέσω διαφορετικού καναλιού από το αναμενόμενο.

Πώς εξάγω εκκρεμή τιμολόγια για τον λογιστή μου ή τη φορολογική μου δήλωση;

Προσαρμόστε τα φίλτρα στη λίστα τιμολογίων ώστε να εμφανίζονται μόνο τα επιθυμητά τιμολόγια — για παράδειγμα βάσει κατάστασης «απλήρωτο» και συγκεκριμένης περιόδου — και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τη λειτουργία εξαγωγής για να κατεβάσετε τη φιλτραρισμένη λίστα ως αρχείο csv. Αυτό το αρχείο μπορείτε να το εισάγετε απευθείας σε λογιστικά προγράμματα όπως Excel, Google Sheets ή εξωτερικό λογιστικό λογισμικό. Αποθηκεύστε επίσης ψηφιακά τα επιμέρους τιμολόγια pdf, καθώς πολλές φορολογικές αρχές απαιτούν πρωτότυπα έγγραφα τιμολογίων ως αποδεικτικά στοιχεία.

Μπορώ να δημιουργήσω τιμολόγια για κρατήσεις που ήρθαν μέσω εξωτερικών καναλιών όπως Airbnb ή Booking.com;

Ναι, και οι κρατήσεις που надходять μέσω συνδεδεμένων καναλιών κρατήσεων εμφανίζονται στον πίνακα ελέγχου του Smoobu και μπορούν να συνοδευτούν από τιμολόγιο. Λάβετε υπόψη ότι πλατφόρμες όπως Airbnb και Booking.com διαθέτουν δικές τους ροές πληρωμών και δημιουργούν οι ίδιες τιμολόγια ή επισκοπήσεις πληρωμών. Ελέγξτε ανά πλατφόρμα ποια έγγραφα παρέχονται ήδη, ώστε να αποφύγετε διπλή τιμολόγηση που μπορεί να προκαλέσει σύγχυση σε επισκέπτες ή στη λογιστική σας.

Πώς διασφαλίζω ότι τα τιμολόγιά μου έχουν επαγγελματική εμφάνιση με το δικό μου λογότυπο και τα στοιχεία της επιχείρησής μου;

Στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας στο Smoobu μπορείτε να διαμορφώσετε τα στοιχεία της επιχείρησής σας, το λογότυπο και τα στοιχεία πληρωμής, ώστε αυτά να συμπεριλαμβάνονται αυτόματα σε κάθε νέο τιμολόγιο που δημιουργείτε. Ελέγξτε αυτές τις ρυθμίσεις μια φορά διεξοδικά — συμπεριλαμβανομένου του αριθμού ΑΦΜ, του αριθμού ΦΠΑ και των στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού — ώστε τα τιμολόγιά σας να είναι άμεσα συμμορφωμένα με τις νομικές απαιτήσεις της χώρας σας. Ένα τιμολόγιο με επαγγελματική εμφάνιση και πλήρη στοιχεία επιχείρησης αυξάνει επίσης την πιθανότητα οι επισκέπτες να προχωρήσουν γρηγορότερα και χωρίς ερωτήσεις στην πληρωμή.