Jak znaleźć niezapłacone faktury w moim panelu?

Niezapłacone faktury znajdziesz w panelu Smoobu za pośrednictwem modułu faktur, do którego możesz przejść z głównego menu swojego konta. Każda faktura ma wyraźną etykietę statusu, dzięki której od razu widzisz, które płatności są jeszcze otwarte. W tym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące znajdowania, rozpoznawania i obsługi niezapłaconych faktur.

Gdzie w panelu znajdę moje faktury?

Twoje faktury są centralnie zgromadzone w module faktur w panelu. Przejdź w głównym menu do rezerwacji, z którą powiązana jest faktura, lub otwórz bezpośrednio przegląd faktur w sekcji finansowej swojego konta. Tam zobaczysz wszystkie utworzone faktury wraz z ich statusem, datą i odpowiadającą kwotą.

Przegląd faktur wyświetla je według rezerwacji. Każda faktura jest powiązana z konkretną rezerwacją, dzięki czemu szybko odnajdziesz kontekst: który gość, jaki okres i jaka łączna kwota. Z tego widoku możesz otwierać faktury, pobierać je jako PDF lub wysyłać bezpośrednio do gościa.

Jeśli zarządzasz kilkoma nieruchomościami, możesz filtrować przegląd według obiektu. Dzięki temu zachowasz pełną kontrolę nad całym swoim portfolio, a poszczególne faktury nie będą się ze sobą mieszać. Moduł jest również dostępny w aplikacji mobilnej, dzięki czemu możesz przeglądać otwarte faktury i zarządzać nimi także w podróży.

Jak rozpoznać niezapłaconą fakturę w Smoobu?

Niezapłaconą fakturę rozpoznasz po etykiecie statusu widocznej w przeglądzie faktur. Faktury, które nie zostały jeszcze uregulowane, otrzymują wyraźnie odróżniający się status w porównaniu z fakturami już opłaconymi lub anulowanymi. Nie musisz więc otwierać każdej faktury osobno, aby sprawdzić status płatności.

Statusy, które możesz napotkać, to między innymi:

• Nieopłacona lub otwarta: faktura została wysłana, ale nie odnotowano jeszcze żadnej płatności.
• Opłacona: płatność została potwierdzona i przetworzona.
• Wersja robocza: faktura została utworzona, ale nie została jeszcze wysłana do gościa.

Przeglądając kolumnę statusów, od razu widzisz, które faktury wymagają uwagi. Jest to szczególnie przydatne, gdy zarządzasz wieloma rezerwacjami jednocześnie i chcesz szybko przełączać się między otwartymi a zakończonymi płatnościami.

Jak filtrować niezapłacone faktury w panelu?

W przeglądzie faktur możesz filtrować według statusu płatności, aby wyświetlić wyłącznie otwarte faktury. Skorzystaj z opcji filtrowania na górze przeglądu i wybierz status „nieopłacona" lub „otwarta". Widok natychmiast się dostosuje i pokaże tylko faktury wymagające działania.

Oprócz filtrowania według statusu możesz również filtrować według:

1. Daty: ogranicz przegląd do określonego okresu, na przykład bieżącego miesiąca lub ostatniego kwartału.
2. Obiektu: przeglądaj otwarte faktury dla każdej nieruchomości osobno, jeśli zarządzasz kilkoma obiektami.
3. Gościa: wyszukaj według imienia i nazwiska lub numeru rezerwacji, aby szybko znaleźć konkretną fakturę.

Łącząc filtry, pracujesz wydajniej. Jeśli na przykład chcesz zobaczyć wszystkie niezapłacone faktury z ostatnich trzydziestu dni dla jednego konkretnego obiektu, ustaw jednocześnie datę, status i obiekt. Przefiltrowany widok możesz następnie wyeksportować jako plik CSV do użycia w arkuszu kalkulacyjnym lub na potrzeby księgowości.

Co zrobić po znalezieniu niezapłaconej faktury?

Po znalezieniu otwartej faktury możesz podjąć trzy bezpośrednie działania: ponownie wysłać fakturę do gościa, dodać przypomnienie o płatności lub ręcznie oznaczyć płatność jako otrzymaną. Wybór działania zależy od sytuacji i dotychczasowej komunikacji z gościem.

Otwórz daną fakturę i najpierw sprawdź, czy w stopce zawarte są prawidłowe dane płatności. Chodzi o numer konta bankowego, link do PayPal lub inne metody płatności, które skonfigurowałeś. Częstą przyczyną otwartej faktury jest to, że gość nie otrzymał wyraźnie danych do płatności.

Wyślij fakturę ponownie jako PDF lub za pomocą bezpośredniego linku. W wiadomości towarzyszącej możesz zamieścić przyjazne przypomnienie z datą płatności i akceptowanymi metodami płatności. Gdy płatność zostanie otrzymana, oznacz fakturę jako opłaconą, aby Twój przegląd był aktualny i dokumentacja była prawidłowa.

Na potrzeby własnej księgowości i rozliczeń podatkowych warto przechowywać wszystkie faktury w formie cyfrowej. Okresy przechowywania dokumentów firmowych różnią się w zależności od kraju. Sprawdź stronę internetową urzędu skarbowego w swoim kraju, aby poznać obowiązujące terminy i wymagania dotyczące Twojej konkretnej sytuacji.

Dlaczego faktura nie pojawia się w moim panelu?

Faktura nie pojawi się w panelu, jeśli nie została jeszcze utworzona dla danej rezerwacji. W przeciwieństwie do samej rezerwacji faktura nie jest generowana automatycznie — tworzysz ją ręcznie w ramach rezerwacji. Jeśli więc nie widzisz faktury, istnieje duże prawdopodobieństwo, że krok „Utwórz fakturę" nie został jeszcze wykonany.

Istnieje kilka innych powodów, dla których faktura może nie być widoczna:

• Aktywne filtry: sprawdź, czy nie masz ustawionego filtra wykluczającego określone faktury, na przykład filtra daty lub filtra statusu.
• Wybrany niewłaściwy obiekt: jeśli filtrujesz według konkretnej nieruchomości, widzisz tylko faktury dla tego obiektu. Ustaw filtr na „wszystkie obiekty", aby zobaczyć pełny przegląd.
• Status wersji roboczej: faktura w statusie wersji roboczej została utworzona, ale nie jest jeszcze widoczna jako wysłany dokument. Sprawdź, czy faktura została już sfinalizowana i wysłana.
• Opóźnienie techniczne: zmiany w rezerwacjach są przetwarzane automatycznie, ale sprawdź, czy strona została w pełni załadowana lub odśwież przegląd.

Jeśli faktura nadal nie pojawia się po sprawdzeniu powyższych punktów, przejdź do danej rezerwacji i utwórz fakturę ponownie. Dane gościa i sumy rezerwacji są uzupełniane automatycznie, dzięki czemu szybko skończysz.

Jak Smoobu pomaga w zarządzaniu niezapłaconymi fakturami

Śledzenie otwartych faktur zajmuje czas, szczególnie gdy zarządzasz kilkoma obiektami i kanałami rezerwacji. Smoobu centralizuje całą Twoją fakturację w jednym przejrzystym panelu, dzięki czemu nigdy nie przeoczysz niezapłaconej faktury.

Dzięki zintegrowanemu systemowi zarządzania fakturami Smoobu możesz:

• Jednym kliknięciem utworzyć profesjonalną fakturę na podstawie danych rezerwacji
• Filtrować faktury według statusu, obiektu i okresu, aby mieć przejrzysty widok
• Dołączać do faktury metody płatności, takie jak linki do PayPal i przelewy bankowe
• Wysyłać lub pobierać faktury jako PDF, również za pośrednictwem aplikacji mobilnej
• Eksportować dane jako plik CSV do użycia w księgowości

Chcesz sam przekonać się, jak proste może być zarządzanie fakturami? Wypróbuj Smoobu bezpłatnie przez 14 dni, bez karty kredytowej. Masz pytania lub chcesz uzyskać osobistą poradę? Skontaktuj się z zespołem Smoobu.