Dzięki odprawie online goście mogą zameldować się przed przyjazdem. Formularze rejestracyjne (lub wejściowe) i papierkowa robota należą już do przeszłości. Tutaj dowiesz się, jak działa cyfrowa odprawa i jakie korzyści przynosi gospodarzowi.
Czym jest odprawa online?
Dzięki odprawie online wszystkie niezbędne dane do odprawy są przesyłane w formie cyfrowej - tj. bez żadnych formularzy papierowych. Można to zrobić za pośrednictwem poczty elektronicznej, przeglądarki internetowej lub aplikacji.
Pochodzenie: Odprawa online dla podróży lotniczych
Termin odprawa online wywodzi się z podróży lotniczych i pojawił się w 2000 roku. Proces ten umożliwia gościom samodzielne przekazywanie linii lotniczej swoich danych osobowych, takich jak data urodzenia, narodowość czy numer dokumentu. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas na lotnisku, ale także zapewnia ochronę poufnych informacji.
Od początku pandemii SARS-COV-2 (Covid 19), bezdotykowa odprawa zyskała również uznanie wielu firm ze względów higienicznych. Ponadto cyfryzacja procesu odprawy jest przyjazna dla środowiska.
Bezdotykowe zameldowanie w obiektach wakacyjnych
Odprawa online jest obecnie dostępna nie tylko w przypadku podróży lotniczych, ale także w hotelach, restauracjach, domach wakacyjnych itp. Szczególnie w przypadku apartamentów wakacyjnych i domów wakacyjnych można go bardzo dobrze połączyć z bezdotykowym przekazywaniem kluczy (inaczej samodzielną odprawą) za pomocą skrzynki na klucze, zamka elektronicznego lub inteligentnego zamka.
Eliminuje to wiele stresu dla gospodarzy i podróżnych, ponieważ nie muszą już być w tym samym miejscu w tym samym czasie. Zwłaszcza podczas przyjazdu często występują opóźnienia spowodowane korkami i opóźnieniami lotów. Dzięki połączeniu odprawy online i bezdotykowego transferu kluczy, przyjazd i wyjazd stają się elastyczne pod względem czasu.
Ochrona i bezpieczeństwo danych
Oprócz higieny i czynnika czasu, zaletą odprawy online jest również kwestia ochrony danych. Podczas rezerwacji często zbierane są tylko najbardziej niezbędne dane, takie jak imię i nazwisko, adres i dane kontaktowe. Czasami jednak władze wymagają dodatkowych informacji. W takim przypadku zameldowanie online oferuje dobrą okazję do bezpiecznego przesyłania wrażliwych danych zgodnie z przepisami o ochronie danych. Ponieważ wszystko odbywa się online, goście mogą wygodnie zameldować się z domu lub w podróży za pomocą smartfona przed przyjazdem.
Jak działa narzędzie do odprawy online w Smoobu?
Dzięki funkcji zameldowania online Smoobu jeszcze bardziej rozszerzyło swój Channel Manager dla wynajmu wakacyjnego. Gospodarze mogą teraz zbierać dodatkowe dane od gości i przekazywać je władzom. Transmisja jest prosta, bezdotykowa i zgodna z wymogami prawnymi. Irytujące wypełnianie formularzy rejestracyjnych po przyjeździe należy już do przeszłości. Jeśli chcesz, możesz nawet skonfigurować pobieranie płatności (depozytów) przez stronę trzecią i zautomatyzować wysyłanie formularza online do swoich gości. Możesz na przykład automatycznie wysłać wiadomość e-mail na dwa dni przed przyjazdem. Tutaj dowiesz się krok po kroku, jak skonfigurować zameldowanie online w Smoobu:
1. Jakie dane są gromadzone?
Najpierw należy określić, które dane gości mają być dostępne. Możesz rozróżnić głównego gościa i dodatkowych gości. Aby to zrobić, przejdź do Ustawienia -> Odprawa online w Smoobu.
Do wyboru są różne standardowe pola, takie jak imię i nazwisko, płeć, narodowość, numer identyfikacyjny itp. Wybierz potrzebne informacje. Dodatkowo możesz dodać więcej pól, wymagać podpisu elektronicznego lub zezwolić gościom na przesyłanie dokumentów.
Następnie możesz określić tekst, który pojawi się na stronie formularza.
Na przykład:
"Drogi Gościu, z niecierpliwością czekamy na Twoją wizytę. W ramach przygotowań do pobytu uprzejmie prosimy o wypełnienie formularza zameldowania online i odesłanie go do nas.
Dziękujemy za włożony wysiłek,
Rodzina XY"
2. Przygotuj wiadomość
Teraz musisz napisać krótką wiadomość dla swojego gościa. Możesz również zapisać tekst jako szablon wiadomości dla innych gości. Następnie wyślij link do odprawy online.
Funkcję wiadomości można znaleźć w Smoobu w Ustawienia -> Wiadomości -> Utwórz wiadomość. Dostosuj swoją wiadomość i pamiętaj, aby dodać symbol zastępczy [onlineCheckInLink] do szablonu wiadomości e-mail.
Teraz możesz wybrać, czy zawsze chcesz wysyłać wiadomość ręcznie, czy chcesz ją zautomatyzować. Aby to zrobić, kliknij "Wyślij ten e-mail automatycznie" i ustaw czas (np. zawsze dwa dni przed przyjazdem).
3. Wyślij wiadomość e-mail
Obok każdej rezerwacji znajduje się opcja "Wyślij e-mail". Kliknij tę opcję i wybierz odpowiedni szablon wiadomości e-mail. Jeśli chcesz, możesz tutaj dodatkowo dostosować wiadomość e-mail. Jeśli wybrałeś automatyczne wysyłanie w kroku 3, nie musisz teraz nic robić.
4. Poczekaj na informację zwrotną od gościa
Twój gość wypełni teraz formularz i odeśle go do Ciebie, naciskając przycisk. Gdy tylko to nastąpi, otrzymasz powiadomienie e-mailem.
5. Dostęp do danych i zarządzanie nimi
Teraz możesz uzyskać dostęp do danych za pośrednictwem menu obok rezerwacji, edytować je lub pobrać jako plik TXT.
Wnioski
- Odprawa online oszczędza czas i chroni środowisko. Twoi goście mogą zameldować się przed przyjazdem.
- Jeśli chcesz, możesz zautomatyzować powiadomienie o odprawie online i nie musisz się o nic martwić.
- Odprawa jest bezdotykowa i zgodna z wytycznymi sanitarnymi.
- Możesz zbierać i gromadzić wszystkie dane swoich gości (przesyłane w formie zaszyfrowanej i nie mogą być przeglądane przez osoby trzecie).