Mit Smoobu einfach fuer deine Fewo daten fuer den meldeschein per online check-in sammeln

Online Check-In für Gäste für deine Ferienwohnung

September 10th, 2018 Posted by Vermieter-Infos 8 thoughts on “Online Check-In für Gäste für deine Ferienwohnung”

Online Check-In für Gäste

Um Vermieter von Ferienwohnungen das Leben leichter zu machen hat Smoobu eine neue Funktion entwickelt, den Online Check-in. Häufig müssen für Behörden oder offizielle Anlässe Gästedaten gesammelt werden, die über die Daten aus dem normalen Buchungsprozess hinausgehen. So beispielweise das Geburtsdatum oder die Nationalität. Jetzt ist es ganz leicht diese Daten automatisiert von deinen Gästen einzufordern, schon bevor diese bei dir ankommen. Kein lästiges Ausfüllen von Papierkram vor Ort.

Durch die neue Funktion „Online Check-In“ bei Smoobu ist das Einsammeln von Meldescheindaten bzw. der Online Check-in schnell erledigt. Das alles natürlich verschlüsselt und sicher vor Zugriffen Dritter. Hier erfährst du wie dabei vorzugehen ist.

Wie funktioniert die Funktion „Online Check-In?“

Schritt 1: Welche Daten werden erhoben?

Zunächst geht es darum zu definieren, welche Daten deiner Gäste du abfragen möchtest. Gehe dazu in die Kategorie Online Check-In. Diese findest du in Smoobu unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Online Check-in.

Du kannst hier zwischen dem Hauptgast und den zusätzlichen Gästen differenzieren.

 

Mit Smoobu deine Gaeste automatisiert einchecken fuer meldeschein

Unten legst du dann noch den Text fest, der auf der Seite des Formulars erscheinen soll. Ein Beispiel:

Lieber Gast,

wir freuen uns auf deinen Besuch bei uns. Zur Vorbereitung deines Aufenthaltes bitten wir dich das Formular zum Online Check-In auszufüllen und uns zuzusenden.

Vielen Dank für eure Mühen.

Eure Familie XY

Schritt 2: Vorbereitung des Versands

Du kannst dem Gast jetzt den Link zum Online Check-In zukommen lassen. Hierfür musst du allerdings noch eine Nachrichtenvorlage erstellen. Dafür kannst du einen individuellen Text für deinen Gast schreiben und anschließend die Vorlage speichern.

Wahrscheinlich kennst du schon die Nachrichtenfunktion in Smoobu. Gehe zu Einstellungen -> Nachrichten und klicke Nachricht erstellen. Individualisiere deine Nachricht und füge – WICHTIG – den Platzhalter [onlineCheckInLink] in deine Mailvorlage ein.

Lege noch fest ob diese manuell verschickt werden soll oder wähle „Diese Mail automatisiert versenden“ und definiere den Zeitpunt, z.B. 4 Tage vor Anreise.

Schritt 3: Versand der Mail

Neben jeder Buchung findest du die Option „Mail versenden“. Klicke auf diese Option und wähle die entsprechende Mailvorlage aus. Auf Wunsch kannst du diese Mail hier nochmal anpassen. Solltest du in Schritt 3 den automatisierten Versand gewählt haben kannst du dich zurücklehnen und auf die Antwort deines Gastes warten.

Schritt 4: Warten auf den Gast und Benachrichtigung

Dein Gast muss nun nur noch das Formular ausfüllen und an dich per Knopfdruck senden. Sobald dieses geschehen ist bekommst du von uns eine Mailbenachrichtigung.

Schritt 5:

Ab diesem Zeitpunkt kannst du die Daten über das Menü, neben der Buchung aufrufen, bearbeiten oder als TXT Datei runterladen.

Hier über Smoobu informieren und registrieren

Hier mehr über automatisierten Mailversand erfahren

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8 thoughts on “Online Check-In für Gäste für deine Ferienwohnung”

  1. Marc sagt:

    Und wäre lieber eine PDF als Meldeschein, den man Online konfigurieren kann, Logo etc.

    1. Philipp Reuter sagt:

      Hallo Marc,
      danke für deine Rückmeldung. Du meinst ein PDF, das man dann den Gästen vorlegen kann oder die Daten als PDF download?
      Viele Grüße

  2. Christian sagt:

    Im Moment sende ich dem Gast einen Link unter dem er sich ein Meldeschein-PNG ausdrucken kann, vorab ausfüllt, und dann mitbringt.
    Keinerlei Arbeit für mich.

    Ein Rückschritt ist es wenn ich seine Daten nur roh bekomme und sie dann per Hand auf einen Meldeschein übertragen muss.
    Ein Fortschritt wäre es wenn der Gast seine Daten online eingibt, und ich daraus direkt einen gültigen Meldeschein drucken könnte.

    1. Philipp Reuter sagt:

      Hallo Christian,
      der Online Check-In dient vor Allem dazu die Daten im Vorhinein einzusammeln. Leider sind die Meldescheine überall anders, deswegen haben wir uns ganz bewusst für diesen schlanken Weg entschieden. Anders ist es wenn du z.B. das AVS System nutzt, dafür gibt es eine vollständig separate Anwendung.
      Viele Grüße

  3. Hallo Philipp, für ein PDF, das man dann den Gästen vorlegen kann, wäre ich auch dankbar. Viele Grüße, Jochen

    1. Philipp Reuter sagt:

      Hallo Jochen, danke für den Hinweis. Wir werden die Funktion erweitern. Leider sind Meldescheine überall anders und wir haben diese deshalb individualisierbar gemacht und komplett online abgebildet. Für das AVS System z.B. haben wir eine separate Anbindung.

  4. Kersten Wirth sagt:

    Wird das Formular sprich auch der selbst eingegebene Text in die jeweilige Sprache des Gastest übersetzt?

    Danke im Voraus für die Antwort

    1. Philipp Reuter sagt:

      Es gibt für zahlreiche Sprachen angepasste Online-Check-Ins

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