Se hai iniziato da poco nel mondo degli affitti brevi, probabilmente ti starai chiedendo: cosa cos'è una ricevuta affitti brevi? Come e quando devo emetterla? In questa guida completa ti spiegheremo tutto quello che devi sapere per emettere ricevute chiare, semplici ed efficaci agli ospiti delle tue strutture ricettive.
Che cos'è una ricevuta per affitti brevi?
Una ricevuta per affitti brevi è un documento che serve a certificare il pagamento dell'affitto di una struttura ricettiva per un periodo inferiore a 30 giorni. È un documento non fiscale, diverso quindi da una ricevuta fiscale o da una fattura, emesso generalmente da un privato che affitta la sua casa vacanze, B&B o affittacamere in modo occasionale.
I gestori di affitti brevi spesso emettono una ricevuta di affitto come garanzia verso l'ospite che ha pagato in contanti. Questo documento attesta l'avvenuta transazione tra l'ospite e il gestore, anche in caso di un versamento non tracciabile.
La ricevuta di affitto turistico contiene gli elementi fondamentali per tutelare sia l'host che l'ospite: dati delle parti, indirizzo della struttura, periodo dell’affitto, e importo pagato (sia per l'affitto casa vacanze che per potenziali servizi aggiuntivi).
Qual è la differenza tra ricevuta e fattura?
La ricevuta per locazione turistica non va confusa con la fattura per affitti brevi, un documento apparentemente simile ma in realtà molto diverso.
Vediamo le principali differenze:
- La ricevuta è un documento non fiscale, usato soprattutto da privati che affittano una struttura ricettiva e non hanno partita IVA. Serve a dimostrare l’avvenuto pagamento di un soggiorno e relativi costi aggiuntivi, non è obbligatoria a fini fiscali e contiene solo le informazioni essenziali su chi ospita, chi è ospitato e la transazione.
- La fattura è un documento fiscale vero e proprio, usato da chi gestisce un'attività di affitti brevi professionale, per cui titolari di partita IVA. Oltre ad essere spesso obbligatorie per legge, le fatture di affitto aiutano chi ospita a tenere traccia delle transazioni. Devono includere elementi obbligatori come l’IVA (se applicabile), la partita IVA del locatore e altri dettagli richiesti dalla normativa fiscale.
Anche se la ricevuta di affitto non è obbligatoria, ti permette di garantire trasparenza e fiducia. Inoltre, può essere fondamentale per l'ospite che vuole richiedere eventuali rimborsi spese, per esempio in caso di viaggi d'affari.
Ricevuta semplice vs ricevuta fiscale
Hai mai sentito parlare della cosiddetta ricevuta fiscale? Si tratta di un documento ormai poco in uso, più simile a una fattura che a una ricevuta di affitto (non fiscale).
La ricevuta fiscale è un documento fiscale semplificato rispetto alla fattura per affitti turistici, utilizzato soprattutto in attività commerciali come bar, negozi, e bed&breakfast. La principale differenza risiede nel fatto che, nella ricevuta fiscale, i proprietari di immobili non devono dettagliare l'IVA separatamente dall'importo totale. In ogni caso, dal 2019 questo documento è stato sostituito nella maggior parte dei casi dalla fattura elettronica.
Quando è obbligatorio emettere una ricevuta di affitto?
Se affitti delle strutture ricettive per brevi periodi (inferiori ai 30 giorni), la legge italiana non prevede un obbligo generale di rilasciare una ricevuta. Questo vale sia per i gestori privati senza partita IVA che per i property manager professionali.
Tuttavia, consigliamo vivamente di emettere una ricevuta quando:
- L'ospite lo richiede, quale documento che attesti il pagamento del soggiorno.
- Il pagamento è in contanti, per ragioni sia di trasparenza che di tutela delle parti in caso di controversie
In ogni caso, è sempre buona prassi emettere una ricevuta di affitto, anche se il pagamento avviene con metodi tracciabili, come carta di credito o tramite piattaforme online (ad esempio Airbnb). Queste piattaforme, infatti, si occupano già delle ritenute previste dalla cedolare secca. La ricevuta rimane però un documento utile per dare prova dell’avvenuto pagamento e rendere chiara e sicura la locazione, sia per chi affitta che per chi soggiorna.
Cosa deve contenere la ricevuta della tua casa vacanze?
Una ricevuta per case vacanza completa deve includere:
- Dati del locatore: nome e cognome, indirizzo e codice fiscale (facoltativo).
- Dati dell’ospite: nome, cognome e indirizzo di residenza (facoltativo).
- Descrizione del servizio: affitto breve o locazione turistica, indirizzo della struttura ricettiva, periodo della locazione, numero di notti e, se rilevante, numero di persone.
- Metodo di pagamento: contanti, carta di credito, assegno, operazioni bancarie, ecc.
- Intero importo incassato: totale pagato sia al netto che al lordo delle tasse.
- Servizi aggiuntivi: eventuale tassa di soggiorno, colazione inclusa, affitto biciclette, tour guidato, pulizia dell'affitto turistico, ecc.
- Data e luogo di emissione della ricevuta.
- Firma del locatore.
Se hai bisogno di aiuto per creare la ricevuta dei tuoi affitti turistici, scarica qui il nostro modello di ricevuta personalizzabile.
Marca da bollo per ricevuta di pagamento
Importante: se le ricevute di affitto delle tue strutture ricettive presentano importi superiori ai 77,47€, dovrai applicare una marca da bollo dal valore di 2€.
Ecco come:
- Ricevuta in formato cartaceo: compra la marca da bollo in posta o in tabaccheria e applicala fisicamente sul documento.
- Ricevuta in formato elettronico: acquista la marca da bollo tramite F24 o sulla piattaforma dedicata dell’Agenzia delle Entrate.
Ti consigliamo di tenere sempre a portata di mano delle marche da bollo, per evitare di doverti recare in tabaccheria o in posta di volta in volta.
Ricevuta affitti brevi: domande frequenti
La ricevuta serve per tutti i tipi di affitti?
Nel caso di affitti brevi, la ricevuta non è obbligatoria per legge, ma è consigliata come prova del pagamento.
Questo vale sia per un soggiorno in hotel (attività professionale) sia, ad esempio, per l’affitto di una casa vacanze al mare disponibile solo ad agosto (attività occasionale senza partita IVA). Ricorda comunque che per le attività professionali è obbligatorio emettere una fattura di affitto.
Infine, per affitti di lungo periodo (oltre 30 giorni), la ricevuta di affitto può essere rilasciata per confermare il pagamento. Tuttavia, in questo caso, sarà il contratto di affitto ad avere valore legale.
Quante copie della fattura devo emettere?
In generale, ti consigliamo di redigere la fattura del tuo affitto turistico in duplice copia: una per te e una per l'ospite.
All'ospite va la versione originale, quella su cui devi applicare la marca da bollo. La copia per te è più che altro una formalità, per tenere traccia delle tue ricevute e avere sempre a portata di mano la documentazione utile.
Cosa succede se non rilascio la ricevuta quando richiesta?
Non esiste una legge che obblighi i gestori di strutture ricettive a rilasciare la ricevuta su richiesta, quindi la mancata emissione non comporta sanzioni penali o finanziarie. Tuttavia, potresti generare malintesi e discussioni con i tuoi ospiti.
Per evitare problemi (e recensioni negative alla fine del soggiorno), scarica il nostro modello di ricevuta per affitti brevi e offri ai tuoi ospiti un’esperienza professionale e trasparente.
Meglio emettere una ricevuta elettronica o cartacea?
Visto che la legge non impone un formato specifico per la ricevute di affitto, sta a te scegliere se utilizzare la versione cartacea o quella elettronica.
Ecco le differenze principali:
- Ricevuta cartacea: soluzione più semplice e tradizionale. Può essere scritta a mano o stampata, l'importante è che la versione originale venga firmata dal locatore.
- Ricevuta elettronica: versione in PDF o in altro formato digitale, pratica ed ecologica. Può essere firmata digitalmente e inviata all'ospite via email.
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