Un check-in ben organizzato dà il tono al soggiorno, ma il check-out è uno degli ultimi momenti che gli ospiti assoceranno alla tua casa vacanze. Istruzioni poco chiare, attività eccessive o dubbi sulla restituzione delle chiavi possono creare stress proprio prima della partenza.
Airbnb permette agli host di indicare direttamente nell’annuncio l’orario di uscita e le operazioni da completare prima di lasciare l’alloggio. Gli ospiti possono consultare queste informazioni nei dettagli del viaggio e ricevere un promemoria il giorno precedente al check-out.
Una procedura semplice aiuta a ridurre i messaggi dell’ultimo minuto, favorire il rispetto dell’orario di partenza e organizzare meglio le pulizie. Permette inoltre di chiarire in anticipo come gestire chiavi, codici di accesso, porte, finestre e dispositivi presenti nella struttura, evitando incomprensioni e richieste ripetitive.
Questo non significa trasformare gli ospiti in personale addetto alle pulizie. Le istruzioni dovrebbero limitarsi alle operazioni davvero necessarie, come chiudere l’alloggio, spegnere determinati dispositivi e restituire le chiavi nel punto indicato.
In questa guida vediamo come funziona il check-out su Airbnb, dove inserire le istruzioni e quali richieste includere in una checklist semplice, chiara e ragionevole.
Per una panoramica più generale sulla fase di partenza, puoi leggere anche i 6 consigli Smoobu per migliorare il check-out degli ospiti.
Come funziona il check-out su Airbnb
Il check-out è il momento in cui termina il soggiorno e gli ospiti devono lasciare l’alloggio entro l’orario indicato nella prenotazione.
A differenza del check-in, non è normalmente necessario che l’host sia presente. La partenza può essere gestita in autonomia, purché le istruzioni chiariscano:
- entro che ora lasciare la struttura;
- dove restituire le chiavi;
- come chiudere porte e finestre;
- quali luci o dispositivi spegnere;
- dove lasciare i rifiuti;
- come comunicare che l’alloggio è stato liberato.
Le modalità possono variare in base alla struttura. Un appartamento con portineria, una villa con cancello automatico e un monolocale dotato di serratura smart richiederanno indicazioni differenti.
L’obiettivo non è creare una lunga procedura, ma consentire agli ospiti di trovare rapidamente le informazioni necessarie senza dover contattare l’host la mattina della partenza.
Dove trovano le istruzioni gli ospiti
Dopo la conferma della prenotazione, gli ospiti possono consultare le istruzioni nella sezione Viaggi del proprio account Airbnb.
Da computer, la piattaforma indica questo percorso:
- aprire la sezione Viaggi;
- selezionare la prenotazione;
- cliccare su Da sapere;
- consultare la sezione Prima della partenza.
Airbnb può inoltre inviare una notifica automatica con l’orario e le istruzioni il giorno precedente al check-out. Per riceverla sul telefono, l’ospite deve avere installato l’app e attivato le notifiche push.
Le istruzioni di check-out possono essere visibili anche prima della prenotazione. Questo permette a chi sta valutando l’alloggio di conoscere in anticipo le attività richieste alla partenza.
È quindi importante evitare richieste inattese o diverse da quelle indicate nell’annuncio. Una checklist molto impegnativa, comunicata soltanto alla fine del soggiorno, può creare incomprensioni e influire negativamente sull’esperienza.
Come aggiungere le istruzioni di check-out su Airbnb
Airbnb consente di aggiungere o modificare le istruzioni dall’editor dell’annuncio.
Da computer, il percorso indicato dalla piattaforma è:
- apri la sezione Annunci;
- seleziona l’alloggio da modificare;
- entra nell’Editor annunci;
- apri la Guida per l’arrivo;
- seleziona Istruzioni per il check-out;
- clicca su Aggiungi istruzioni;
- inserisci le informazioni e salva.
Le categorie predisposte da Airbnb comprendono:
- restituzione delle chiavi;
- chiusura di porte e finestre;
- spegnimento di luci, riscaldamento e dispositivi;
- gestione dei rifiuti;
- raccolta degli asciugamani usati;
- richieste aggiuntive specifiche dell’alloggio.
Per ogni attività puoi inserire un breve dettaglio. Airbnb prevede inoltre uno spazio limitato per le indicazioni opzionali, quindi è importante utilizzare frasi semplici e concrete.
Un’istruzione generica come:
Gestisci correttamente i rifiuti.
è meno utile di:
Lascia i sacchetti chiusi nei contenitori sotto il lavello. Separa vetro, carta e plastica seguendo le etichette.
Allo stesso modo, invece di scrivere:
Restituisci le chiavi.
specifica:
Prima di partire, lascia entrambe le chiavi nella cassetta accanto al portone e modifica la combinazione dopo averla richiusa.
Come scegliere l’orario di check-out
L’orario dovrebbe lasciare tempo sufficiente per preparare la struttura prima dell’arrivo successivo.
Prima di stabilirlo, considera:
- dimensioni dell’alloggio;
- tempo necessario per la pulizia;
- cambio di lenzuola e asciugamani;
- eventuali interventi di manutenzione;
- distanza percorsa dal personale;
- orario di check-in successivo;
- presenza di più partenze nello stesso giorno.
Un intervallo troppo breve aumenta il rischio di ritardi, soprattutto durante l’alta stagione o quando gestisci più proprietà.
L’orario deve essere indicato chiaramente:
- nell’annuncio;
- nei dettagli della prenotazione;
- nella guida digitale;
- nel messaggio inviato prima della partenza.
Quando una persona chiede un check-out posticipato, verifica prima il calendario e la disponibilità del personale. Se puoi accettare, conferma per iscritto il nuovo orario e aggiorna chi si occupa delle pulizie.
Perché è importante semplificare la partenza
Una procedura standardizzata rende il check-out più facile sia per chi gestisce la struttura sia per chi vi soggiorna.
Non è necessario eliminare ogni richiesta. È invece importante distinguere tra le operazioni necessarie per chiudere l’alloggio in sicurezza e le attività di pulizia che spettano all’host o al personale incaricato.
Airbnb consiglia di spiegare soltanto ciò che è essenziale, come chiudere la porta o spegnere determinati dispositivi, e invita gli host a valutare se richieste come raccogliere gli asciugamani o portare fuori i rifiuti siano davvero necessarie.
Vantaggi per chi gestisce l’alloggio
Istruzioni uniformi riducono la necessità di scrivere ogni volta le stesse informazioni e aiutano a mantenere organizzato il cambio tra una prenotazione e la successiva.
Una checklist chiara può aiutarti a:
- limitare le partenze oltre l’orario;
- organizzare i turni di pulizia;
- verificare la restituzione delle chiavi;
- ridurre luci e climatizzazione lasciate accese;
- evitare porte o finestre aperte;
- ricevere una comunicazione in caso di danni;
- preparare più rapidamente l’alloggio per i nuovi arrivi.
Quando gestisci annunci su più piattaforme, è importante che orari e disponibilità restino coerenti. Il Channel Manager Airbnb di Smoobu permette di sincronizzare prenotazioni e calendario e di gestire i messaggi Airbnb da una casella centralizzata.
Vantaggi per gli ospiti
La mattina della partenza può essere frenetica. Gli ospiti devono chiudere i bagagli, verificare gli orari dei trasporti e assicurarsi di non aver dimenticato nulla.
Una procedura breve permette loro di sapere:
- quando lasciare l’alloggio;
- dove depositare le chiavi;
- quali dispositivi spegnere;
- come chiudere la porta;
- dove lasciare asciugamani e rifiuti;
- come avvisare l’host della partenza.
Le richieste dovrebbero essere comunicate prima e raccolte in un unico luogo. In questo modo gli ospiti non devono cercare informazioni tra messaggi diversi o tra numerosi cartelli presenti nella casa.
Un’esperienza di partenza ordinata non garantisce una recensione positiva, ma può contribuire all’impressione complessiva del soggiorno. Per approfondire il funzionamento delle valutazioni sulla piattaforma, consulta la guida Smoobu alle recensioni Airbnb. Per capire invece come valutare chi ha soggiornato nella tua struttura, trovi esempi e suggerimenti nella guida dedicata alle recensioni degli ospiti. Airbnb concede generalmente 14 giorni dalla partenza per pubblicare una recensione.
Cosa chiedere agli ospiti al check-out
Le richieste devono essere semplici, proporzionate e coerenti con quanto comunicato nell’annuncio.
Airbnb distingue tra il normale riordino richiesto agli ospiti e le pulizie profonde, che non dovrebbero far parte della procedura di partenza. La piattaforma raccomanda di limitare le attività al minimo e concentrarsi sugli elementi essenziali.
Per rendere la checklist più equilibrata, puoi dividere le richieste in tre categorie.
Attività essenziali
Sono le operazioni direttamente collegate all’orario, alla sicurezza e alla riconsegna dell’alloggio.
Puoi chiedere agli ospiti di:
- lasciare la struttura entro l’orario indicato;
- restituire tutte le chiavi;
- chiudere porte e finestre;
- spegnere luci e dispositivi specifici;
- comunicare eventuali danni;
- segnalare oggetti dimenticati;
- informarti quando hanno lasciato la proprietà.
Le istruzioni devono essere specifiche. Ad esempio:
Chiudi a chiave la porta principale e lascia le due chiavi nella cassetta grigia accanto all’ingresso.
è più efficace di:
Chiudi bene la casa.
Quando sono presenti dispositivi particolari, spiega solo i passaggi necessari. Non è utile descrivere il funzionamento completo del riscaldamento o dell’allarme nella checklist di partenza.
Richieste semplici e facoltative
Alcune attività possono facilitare il lavoro del personale, purché richiedano poco tempo e siano facili da eseguire.
Tra queste rientrano:
- lasciare gli asciugamani usati in un punto preciso;
- raccogliere i propri rifiuti;
- separare carta, vetro, plastica e organico;
- lasciare i piatti nella lavastoviglie;
- svuotare il frigorifero dagli alimenti personali;
- riposizionare telecomandi e chiavi dove indicato.
Queste richieste dovrebbero essere adattate alla struttura.
Per esempio, chiedere di portare i rifiuti nei contenitori esterni può essere ragionevole quando questi si trovano nello stesso edificio. Lo è meno se gli ospiti devono percorrere una lunga distanza, rispettare complessi giorni di raccolta o partire prima dell’apertura dell’area ecologica.
Per rendere le indicazioni più accessibili:
- usa colori e simboli;
- aggiungi fotografie dei contenitori;
- indica chiaramente dove si trovano;
- traduci almeno le categorie principali;
- evita istruzioni comunali troppo lunghe;
- specifica cosa fare quando il giorno della partenza non coincide con quello di raccolta.
Attività di pulizia da evitare
Il check-out non dovrebbe trasformarsi in un turno di pulizia non retribuito.
È preferibile non chiedere agli ospiti di:
- lavare i pavimenti;
- passare l’aspirapolvere;
- pulire bagno e sanitari;
- cambiare o lavare la biancheria;
- piegare lenzuola e asciugamani;
- rifare i letti;
- pulire a fondo il forno;
- lavare vetri e superfici;
- completare una lunga lista di mansioni.
Anche quando applichi un costo per le pulizie, puoi chiedere che l’alloggio non venga lasciato in condizioni eccezionalmente disordinate. Questo è diverso dal pretendere che la persona completi le attività normalmente affidate al personale.
Airbnb sottolinea che gli ospiti si aspettano una partenza semplice e consiglia agli host di valutare se anche attività comuni, come raccogliere gli asciugamani o buttare la spazzatura, possano essere incluse nella normale routine di pulizia.
Checklist di check-out Airbnb per gli ospiti
Una buona checklist contiene soltanto le informazioni necessarie e utilizza verbi chiari.
Ecco un esempio da adattare:
Prima di partire:
- Lascia l’alloggio entro le 10:00.
- Spegni le luci e la climatizzazione.
- Chiudi tutte le finestre.
- Lascia gli asciugamani usati nel cesto del bagno.
- Deposita le chiavi nella cassetta accanto all’ingresso e modifica la combinazione.
- Chiudi la porta e scrivici nella chat Airbnb per confermare la partenza.
Grazie per aver soggiornato da noi e buon viaggio!
La checklist deve rispecchiare realmente le caratteristiche della struttura. Evita di inserire:
- operazioni non necessarie;
- dispositivi che non sono presenti;
- indicazioni contraddittorie;
- attività già svolte dal personale;
- regole diverse da quelle comunicate nell’annuncio.
Prima di pubblicarla, prova a seguirla personalmente partendo dall’interno dell’alloggio. Questo permette di individuare passaggi poco chiari, come una cassetta difficile da trovare o una porta che richiede una manovra particolare.
Come gestire chiavi e codici di accesso
La restituzione delle chiavi è una delle informazioni che non dovrebbero mai mancare.
Indica sempre:
- quante chiavi sono state consegnate;
- dove devono essere lasciate;
- se occorre chiudere la porta dall’esterno;
- se esistono chiavi separate per portone, garage o cancello;
- cosa fare in caso di smarrimento;
- come confermare la riconsegna.
La procedura dipende dal sistema utilizzato.
Restituzione delle chiavi tradizionali
Puoi chiedere agli ospiti di lasciare le chiavi:
- direttamente a te o a un co-host;
- al personale della reception;
- in una cassetta predisposta;
- in un punto interno, quando la porta si chiude automaticamente;
- secondo un’altra modalità chiaramente indicata.
Evita istruzioni ambigue come:
Lascia le chiavi sul tavolo e chiudi la porta.
Questa indicazione potrebbe non essere adatta se la porta non si blocca automaticamente o se, una volta chiusa, non è possibile verificare che le chiavi siano state lasciate all’interno.
Meglio specificare:
Lascia entrambe le chiavi sul tavolo dell’ingresso. Accosta la porta senza chiuderla a chiave e inviaci un messaggio appena sei fuori.
Se utilizzi una cassetta, indica:
- posizione esatta;
- modalità di apertura;
- scomparto corretto;
- necessità di modificare la combinazione;
- numero di chiavi da depositare.
Le modalità di accesso e identificazione degli ospiti devono comunque essere gestite secondo le regole applicabili alla struttura. La cassetta può essere uno strumento per la restituzione delle chiavi, ma non sostituisce gli obblighi previsti nella fase di arrivo.
Serrature smart e codici temporanei
Le serrature smart e i tastierini numerici permettono di gestire gli accessi senza riconsegnare una chiave fisica.
Quando il sistema lo consente, puoi impostare un codice personale collegato alla prenotazione e programmarne la scadenza dopo l’orario di check-out. La disattivazione limita gli accessi successivi, ma non dimostra che la persona abbia effettivamente lasciato l’alloggio.
Nelle istruzioni indica:
- l’orario di validità del codice;
- come chiudere correttamente la porta;
- se bisogna premere un pulsante o attendere il blocco automatico;
- come verificare che la serratura sia chiusa;
- chi contattare in caso di malfunzionamento;
- come comunicare l’avvenuta partenza.
Esempio:
Il codice resterà attivo fino alle 10:15. Prima di uscire, accosta completamente la porta e tieni premuto il pulsante con il lucchetto finché non senti il segnale acustico. Controlla che la porta sia bloccata e conferma la partenza nella chat.
Quando utilizzi un software gestionale, verifica se il fornitore della serratura può essere collegato alle prenotazioni per creare e disattivare automaticamente i codici. Le integrazioni disponibili possono cambiare, quindi è preferibile controllare la compatibilità prima di acquistare un dispositivo.
Airbnb include smart lock, tastierino e cassetta di sicurezza tra i metodi configurabili nella Guida per l’arrivo, precisando che il self check-in potrebbe non essere disponibile in tutti i Paesi.
Come automatizzare il messaggio di check-out
Inviare le istruzioni manualmente prima di ogni partenza richiede tempo e aumenta il rischio di dimenticare informazioni importanti.
Un messaggio automatico permette invece di comunicare sempre:
- l’orario di uscita;
- la checklist finale;
- la procedura per chiavi o codici;
- le indicazioni sui rifiuti;
- il canale da utilizzare in caso di problemi;
- un ringraziamento per il soggiorno.
L’automazione è particolarmente utile quando gestisci più alloggi o ricevi prenotazioni da canali diversi.
Le istruzioni salvate direttamente su Airbnb e i messaggi programmati tramite un software gestionale possono lavorare insieme. La piattaforma raccoglie le indicazioni essenziali legate alla prenotazione, mentre la tua comunicazione può aggiungere dettagli specifici sulla struttura.
Evita però di inviare più messaggi quasi identici. Se l’ospite riceve le stesse informazioni tramite Airbnb, email, SMS e guida digitale, potrebbe non capire quale versione seguire.
Una soluzione efficace è distribuire i contenuti in questo modo:
- Annuncio Airbnb: orario e regole essenziali;
- messaggio automatico: promemoria sintetico prima della partenza;
- Guida per ospiti: istruzioni dettagliate, immagini e informazioni pratiche;
- messaggio successivo: ringraziamento ed eventuale invito a lasciare una recensione.
Quando inviare il messaggio
Il momento più adatto è generalmente il tardo pomeriggio o la prima serata del giorno precedente alla partenza.
In questo modo, gli ospiti hanno il tempo di:
- leggere le istruzioni senza fretta;
- organizzare i bagagli;
- pianificare il trasporto;
- fare eventuali domande;
- richiedere un check-out posticipato, quando disponibile;
- prepararsi alla restituzione delle chiavi.
L’orario esatto può dipendere dal tipo di soggiorno.
Per esempio:
- per un check-out alle 10:00, puoi inviare il messaggio tra le 17:00 e le 20:00 del giorno precedente;
- per partenze molto presto, può essere utile anticiparlo;
- per soggiorni lunghi, un primo promemoria può essere inviato uno o due giorni prima;
- per prenotazioni di una sola notte, evita di sovraccaricare l’ospite con troppe comunicazioni ravvicinate.
Non inviare il promemoria la mattina stessa, salvo integrazioni molto brevi. A quel punto, chi viaggia potrebbe essere già impegnato con bagagli, trasporti e ultimi controlli.
Quali informazioni includere
Il messaggio dovrebbe essere breve e facilmente leggibile da smartphone.
Inserisci:
- nome dell’ospite;
- orario massimo di check-out;
- luogo in cui lasciare le chiavi;
- tre o cinque attività essenziali;
- eventuale link alla Guida per ospiti;
- indicazione su come comunicare la partenza;
- contatto da utilizzare in caso di imprevisto;
- ringraziamento e augurio di buon viaggio.
Evita invece:
- spiegazioni molto lunghe;
- regole non comunicate in precedenza;
- richieste di pulizia profonde;
- avvisi formulati in tono minaccioso;
- riferimenti generici a penali non previste;
- istruzioni contraddittorie rispetto all’annuncio.
Scrivi frasi dirette come:
Il check-out è previsto entro le 10:00.
invece di:
Ti ricordiamo gentilmente che sarebbe preferibile riuscire a lasciare l’alloggio non oltre l’orario stabilito.
Modello di messaggio per la sera prima
Puoi utilizzare questo testo come base e adattarlo alle caratteristiche della tua struttura.
Ciao [Nome],
speriamo che il soggiorno stia procedendo bene.
Ti ricordiamo che domani il check-out è previsto entro le [orario].
Prima di partire, ti chiediamo di:
- spegnere luci e climatizzazione;
- chiudere porte e finestre;
- lasciare gli asciugamani usati nel [punto indicato];
- depositare le chiavi [istruzioni per la restituzione];
- inviarci un breve messaggio quando hai lasciato l’alloggio.
Puoi trovare tutte le indicazioni nella nostra Guida per ospiti: [link].
Per qualsiasi imprevisto, scrivici direttamente qui.
Grazie per aver scelto la nostra struttura e buon viaggio!
Il modello mantiene un tono cordiale senza trasformare la partenza in una lista di obblighi.
Se la procedura è ancora più semplice, puoi ridurlo:
Ciao [Nome],
ti ricordiamo che domani il check-out è previsto entro le [orario]. Prima di partire, spegni le luci, chiudi le finestre e lascia le chiavi [luogo]. Scrivici appena hai lasciato l’alloggio. Grazie e buon viaggio!
Modello per una serratura smart
Quando non sono presenti chiavi fisiche, il messaggio può concentrarsi sulla chiusura della porta e sulla scadenza del codice.
Ciao [Nome],
il check-out di domani è previsto entro le [orario].
Prima di partire:
- spegni luci e climatizzazione;
- chiudi tutte le finestre;
- accosta completamente la porta;
- attiva la chiusura premendo [pulsante o procedura];
- verifica che la porta sia bloccata;
- scrivici per confermare la partenza.
Il codice di accesso resterà valido fino alle [orario].
Grazie per il soggiorno e buon viaggio!
Modello per la restituzione in una cassetta
Ciao [Nome],
ti ricordiamo che domani il check-out è previsto entro le [orario].
Prima di partire, lascia entrambe le chiavi nella cassetta [posizione], richiudila e modifica la combinazione.
Spegni le luci, chiudi le finestre e inviaci un breve messaggio quando hai lasciato l’alloggio.
Grazie e buon rientro!
Come spiegare la raccolta differenziata agli ospiti
La gestione dei rifiuti può creare confusione, soprattutto per chi non conosce le regole del Comune.
Colori, categorie e modalità di raccolta non sono identici in tutta Italia. Per questo motivo, una frase generica come:
Fai correttamente la raccolta differenziata.
non è sufficiente.
Fornisci invece indicazioni visive e facili da seguire.
Puoi:
- applicare etichette ai contenitori;
- usare lo stesso colore dei bidoni comunali;
- inserire fotografie nella Guida per ospiti;
- tradurre le categorie principali;
- specificare dove lasciare i sacchetti;
- indicare soltanto i giorni di raccolta rilevanti;
- spiegare come gestire i rifiuti in caso di partenza anticipata.
Un esempio:
Separa carta, plastica, vetro e rifiuti indifferenziati utilizzando i contenitori sotto il lavello. Prima della partenza, chiudi i sacchetti e lasciali nel locale rifiuti al piano terra. L’organico può restare nel contenitore marrone.
Evita di chiedere agli ospiti di seguire procedure troppo complesse, come raggiungere isole ecologiche lontane o rispettare calendari difficili da comprendere.
Quando la raccolta porta a porta non coincide con la data di partenza, indica un punto interno in cui lasciare i sacchetti. Sarà poi il personale incaricato a gestirli correttamente.
Per approfondire aspetti organizzativi, costi e regole locali, consulta la guida Smoobu sulla raccolta differenziata e la TARI per le case vacanze.
Cosa fare dopo la partenza degli ospiti
Il check-out non termina quando l’ospite restituisce le chiavi.
Dopo la partenza, è utile verificare rapidamente lo stato dell’alloggio prima che inizino le normali operazioni di pulizia.
La procedura dovrebbe prevedere il controllo di:
- chiavi e dispositivi di accesso;
- porte e finestre;
- oggetti dimenticati;
- danni visibili;
- elettrodomestici;
- telecomandi;
- biancheria;
- rifiuti;
- scorte da reintegrare;
- eventuali interventi di manutenzione.
Una checklist interna permette di assegnare sempre gli stessi controlli, anche quando le attività vengono svolte da persone diverse.
Conferma della partenza
Puoi chiedere agli ospiti di inviare un breve messaggio una volta usciti.
Per esempio:
Abbiamo lasciato l’alloggio e depositato le chiavi nella cassetta.
Questa comunicazione aiuta a coordinare pulizie e manutenzione, ma non dovrebbe sostituire le verifiche interne.
Se utilizzi codici digitali, la loro scadenza non conferma automaticamente che la struttura sia vuota. Allo stesso modo, la restituzione delle chiavi non garantisce che tutte le finestre siano state chiuse o che non siano rimasti oggetti personali.
Controllo iniziale dell’alloggio
Prima di spostare o pulire gli oggetti, chi entra dovrebbe effettuare un controllo rapido.
È utile:
- verificare lo stato generale delle stanze;
- controllare eventuali danni;
- fotografare anomalie rilevanti;
- cercare oggetti dimenticati;
- controllare che le dotazioni siano presenti;
- segnalare eventuali problemi;
- iniziare successivamente la pulizia ordinaria.
Questa sequenza è importante perché, una volta riordinato l’alloggio, può essere più difficile documentare le condizioni lasciate dagli ospiti.
Come gestire gli oggetti dimenticati
Se trovi un oggetto personale:
- fotografalo;
- mettilo in un luogo sicuro;
- contatta rapidamente l’ospite;
- descrivilo senza chiedere dati non necessari;
- concorda eventuale spedizione o ritiro;
- chiarisci in anticipo chi sostiene i costi di consegna;
- conserva una prova della spedizione.
Non inviare immediatamente oggetti di valore a un indirizzo non verificato. Chiedi all’ospite di confermare i dati di consegna nella chat della piattaforma o tramite il canale già utilizzato per la prenotazione.
Per oggetti di scarso valore, definisci una politica interna sul periodo di conservazione. Comunicala in modo trasparente, soprattutto quando gestisci numerosi alloggi.
Come documentare eventuali danni
Se noti un danno dopo il check-out:
- scatta fotografie chiare;
- registra la data;
- conserva messaggi e comunicazioni;
- raccogli preventivi, fatture o ricevute;
- segnala il problema attraverso il canale di prenotazione;
- rispetta le scadenze previste dalla piattaforma;
- evita accuse prima di aver verificato i fatti.
Distingui tra:
- normale usura;
- necessità di manutenzione;
- pulizia ordinaria;
- pulizia straordinaria;
- danno vero e proprio.
Un oggetto consumato nel tempo non dovrebbe essere automaticamente attribuito all’ultima prenotazione.
Quando il soggiorno proviene da Airbnb, consulta le condizioni applicabili e le procedure previste dalle protezioni della piattaforma prima di inviare una richiesta.
Come gestire un check-out in ritardo
Un piccolo ritardo può compromettere le pulizie e l’arrivo successivo. Per questo motivo, l’orario deve essere visibile fin dalla prenotazione e ricordato prima della partenza.
Se l’ospite comunica in anticipo una necessità, valuta:
- presenza di un nuovo arrivo;
- disponibilità del personale;
- tempo necessario per la preparazione;
- eventuali interventi programmati;
- durata del ritardo richiesto.
Quando puoi accettare, conferma sempre il nuovo orario per iscritto.
Esempio:
Possiamo confermare il check-out alle 12:00 invece che alle 10:00. Ti chiediamo di lasciare l’alloggio entro il nuovo orario, perché il personale inizierà le pulizie subito dopo.
Se è previsto un costo aggiuntivo, deve essere comunicato chiaramente e gestito secondo le condizioni della piattaforma utilizzata.
Quando invece non puoi accettare:
Purtroppo domani abbiamo un nuovo arrivo e dobbiamo iniziare le pulizie alle 10:00. Ti chiediamo quindi di rispettare l’orario di check-out indicato. Possiamo suggerirti un deposito bagagli nelle vicinanze.
Offrire un’alternativa, quando disponibile, rende il rifiuto più utile e meno brusco.
Cosa fare se l’ospite non risponde
Se l’orario è stato superato:
- invia un messaggio attraverso la piattaforma;
- prova a contattare l’ospite al recapito disponibile;
- informa il personale di non entrare senza aver verificato la situazione;
- documenta le comunicazioni;
- contatta l’assistenza della piattaforma;
- valuta le azioni successive in base al caso e alle regole locali.
Non improvvisare interventi potenzialmente rischiosi, come rimuovere beni personali o bloccare fisicamente l’uscita.
Quando la permanenza continua oltre la prenotazione, consulta la guida Smoobu su cosa fare se un ospite non lascia la casa vacanze dopo il check-out.
Check-out e recensioni Airbnb
La partenza è uno degli ultimi momenti del soggiorno, ma non determina da sola il contenuto della recensione.
Pulizia, precisione dell’annuncio, comunicazione, posizione e qualità complessiva dell’esperienza restano fattori centrali.
Una procedura chiara può comunque evitare che un’esperienza positiva venga penalizzata da:
- istruzioni ricevute troppo tardi;
- attività eccessive;
- difficoltà con le chiavi;
- dubbi sull’orario;
- messaggi poco cordiali;
- richieste inattese.
Dopo la partenza puoi inviare un ringraziamento e ricordare, senza insistere, la possibilità di lasciare una recensione.
Modello di ringraziamento dopo il check-out
Ciao [Nome],
grazie per aver soggiornato nella nostra struttura. Speriamo che il viaggio di rientro proceda bene.
È stato un piacere ospitarvi. Quando avrai un momento, potrai condividere la tua esperienza lasciando una recensione su Airbnb: il tuo feedback ci aiuta a migliorare e può essere utile a chi sta valutando un soggiorno.
Grazie ancora e a presto!
Il messaggio non dovrebbe:
- chiedere esplicitamente cinque stelle;
- offrire vantaggi in cambio della recensione;
- suggerire cosa scrivere;
- esercitare pressione;
- condizionare la recensione lasciata all’ospite.
-> Per approfondire tempi, funzionamento e buone pratiche, consulta la guida Smoobu alle recensioni Airbnb.
Anche gli host possono valutare gli ospiti. Una recensione utile dovrebbe essere breve, pertinente e basata su aspetti concreti come comunicazione, rispetto delle regole e condizioni dell’alloggio. Trovi esempi nella guida Smoobu dedicata alle recensioni degli ospiti.
-> Per ulteriori suggerimenti sull’esperienza complessiva di partenza, puoi leggere anche l’articolo su come migliorare il check-out degli ospiti.
Come semplificare il check-out con Smoobu
Quando gestisci una sola prenotazione occasionale, può essere sufficiente inviare manualmente le indicazioni.
Con più alloggi, portali e collaboratori, diventa invece utile centralizzare:
- calendari;
- prenotazioni;
- messaggi;
- checklist;
- informazioni per gli ospiti;
- attività di pulizia;
- procedure di accesso.
Smoobu permette di organizzare diverse fasi del check-out da un unico account.
Sincronizza prenotazioni e disponibilità
Attraverso il Channel Manager Airbnb di Smoobu puoi collegare Airbnb agli altri canali utilizzati e mantenere allineate prenotazioni e disponibilità.
Una gestione centralizzata riduce il rischio che un errore nel calendario comprometta il tempo disponibile tra partenza e arrivo successivo.
Puoi avere una visione più chiara di:
- partenze della giornata;
- nuovi check-in;
- soggiorni consecutivi;
- giorni disponibili per la manutenzione;
- richieste di prolungamento;
- attività da assegnare.
Programma i messaggi automatici
Puoi preparare in anticipo comunicazioni da inviare in base alle date della prenotazione.
Per esempio:
- istruzioni prima dell’arrivo;
- promemoria la sera precedente al check-out;
- indicazioni per la restituzione delle chiavi;
- richiesta di conferma della partenza;
- ringraziamento successivo al soggiorno.
I modelli devono essere abbastanza generici da funzionare automaticamente, ma anche personalizzati con informazioni come:
- nome dell’ospite;
- nome dell’alloggio;
- orario di partenza;
- link alla guida;
- istruzioni di accesso specifiche.
Controlla periodicamente i messaggi programmati per evitare che contengano orari, procedure o link non più aggiornati.
Condividi le istruzioni nella guida per ospiti
La guida per ospiti di Smoobu consente di riunire in uno spazio digitale:
- regole della casa;
- istruzioni di check-out;
- Wi-Fi;
- contatti;
- raccolta differenziata;
- mappe;
- trasporti;
- servizi locali;
- consigli sulla destinazione.
Puoi inserire fotografie per mostrare:
- posizione dei bidoni;
- cassetta delle chiavi;
- pulsante della serratura;
- quadro elettrico;
- telecomandi;
- percorso verso l’uscita.
Il vantaggio non è soltanto ridurre i promemoria cartacei, ma offrire una fonte unica e aggiornabile.
Organizza le pulizie
Le attività possono essere pianificate in base alla data e all’orario di check-out.
Per ogni soggiorno puoi definire:
- persona incaricata;
- orario previsto;
- alloggio;
- tipo di intervento;
- note specifiche;
- controlli da completare.
Una checklist interna può comprendere:
- verifica delle chiavi;
- controllo iniziale;
- fotografie di eventuali danni;
- oggetti dimenticati;
- pulizia;
- cambio della biancheria;
- reintegro delle scorte;
- verifica finale.
L’automazione aiuta a coordinare il lavoro, ma non conferma materialmente che l’ospite abbia lasciato l’alloggio. Per questo motivo, resta utile richiedere un messaggio di partenza o prevedere una verifica prima dell’ingresso del personale.
Collega strumenti compatibili
A seconda delle integrazioni disponibili, puoi collegare Smoobu a:
- sistemi di controllo degli accessi;
- strumenti per i prezzi dinamici;
- software contabili;
- servizi per i pagamenti;
- applicazioni operative.
Prima di acquistare una serratura o un altro dispositivo, verifica:
- compatibilità con Smoobu;
- funzioni realmente supportate;
- possibilità di creare codici temporanei;
- modalità di gestione in caso di guasto;
- presenza di un accesso di emergenza;
- costi di installazione e abbonamento.
Domande frequenti sul check-out Airbnb
Dove si inseriscono le istruzioni di check-out su Airbnb?
Puoi aggiungerle dall’Editor annunci, nella sezione dedicata alla Guida per l’arrivo e alle istruzioni di check-out. Il percorso preciso può cambiare tra app e sito, quindi è consigliabile seguire le voci mostrate nell’account.
Gli ospiti vedono le istruzioni prima di prenotare?
Airbnb può mostrare le attività di check-out nella pagina dell’annuncio, permettendo alle persone di conoscere in anticipo le principali richieste. Dopo la prenotazione, le istruzioni sono disponibili anche nei dettagli del viaggio.
Airbnb invia automaticamente le istruzioni?
La piattaforma può mostrare un promemoria il giorno precedente alla partenza quando l’host ha configurato le istruzioni. Puoi affiancare questo promemoria con un messaggio programmato contenente dettagli specifici sulla struttura.
Cosa può chiedere un host al check-out?
Può chiedere attività semplici e ragionevoli, come:
- rispettare l’orario;
- chiudere porte e finestre;
- spegnere determinati dispositivi;
- restituire le chiavi;
- comunicare eventuali danni.
Le richieste devono essere proporzionate e comunicate con chiarezza.
L’ospite deve pulire prima di partire?
Non dovrebbe essere incaricato delle normali pulizie necessarie tra due soggiorni. Puoi chiedere che l’alloggio non venga lasciato in condizioni eccessivamente disordinate e indicare alcune attività semplici, ma non trasformare la checklist in una pulizia completa.
È possibile chiedere di portare fuori i rifiuti?
Sì, quando la procedura è semplice, chiaramente indicata e coerente con la struttura. Valuta però la distanza dei contenitori, gli orari di raccolta e la complessità delle regole comunali. In molti casi può essere sufficiente chiedere di chiudere e separare i sacchetti.
Dove devono essere lasciate le chiavi?
Dipende dalla procedura scelta dall’host. Possono essere:
- consegnate di persona;
- lasciate alla reception;
- depositate in una cassetta;
- lasciate all’interno quando la porta si chiude automaticamente.
Le istruzioni devono specificare posizione, numero di chiavi e modalità di chiusura.
Il codice della serratura può scadere al check-out?
Molti sistemi permettono di programmare una scadenza automatica. La disattivazione impedisce successivi accessi con quel codice, ma non conferma da sola che l’ospite sia uscito.
Cosa fare se l’ospite chiede un check-out posticipato?
Controlla prima:
- arrivi successivi;
- disponibilità del personale;
- tempo necessario per le pulizie;
- eventuali attività di manutenzione.
Se accetti, conferma il nuovo orario per iscritto. Se non puoi, comunica il motivo e, quando possibile, suggerisci un deposito bagagli.
Cosa fare se l’ospite non lascia l’alloggio?
Contattalo tramite la piattaforma, documenta i messaggi e informa l’assistenza. Evita iniziative improvvisate. Per una gestione più completa, consulta la guida Smoobu dedicata agli ospiti che non lasciano la casa vacanze dopo il check-out.
Quando chiedere una recensione?
Puoi inviare un ringraziamento dopo aver verificato la partenza o il giorno successivo. Mantieni il messaggio breve e non chiedere una valutazione specifica.
Conclusione
Un check-out Airbnb efficace non richiede una lunga lista di attività. Le indicazioni migliori spiegano con chiarezza:
- entro che ora lasciare l’alloggio;
- come restituire le chiavi;
- quali dispositivi spegnere;
- come chiudere porte e finestre;
- dove lasciare rifiuti e asciugamani;
- come confermare la partenza.
Le richieste devono essere semplici e proporzionate. Pulizia ordinaria, cambio della biancheria e preparazione dell’alloggio restano responsabilità di chi gestisce la struttura e del personale incaricato.
Configurando le istruzioni su Airbnb e affiancandole a messaggi automatici e a una guida digitale, puoi ridurre i dubbi degli ospiti e coordinare meglio le attività successive.
Con Smoobu puoi centralizzare prenotazioni, comunicazioni, informazioni per gli ospiti e attività operative. In questo modo, la partenza diventa una procedura più ordinata sia per chi soggiorna sia per chi prepara la casa vacanze per l’arrivo successivo.
