Με το online check-in, οι επισκέπτες σας μπορούν να κάνουν check-in πριν φτάσουν. Οι φόρμες εγγραφής (ή εισόδου) και η γραφειοκρατία ανήκουν στο παρελθόν. Εδώ μπορείτε να μάθετε πώς λειτουργεί το ψηφιακό check-in και ποια πλεονεκτήματα σας προσφέρει ως οικοδεσπότης.
Τι είναι το online check-in;
Με το ηλεκτρονικό check-in, όλα τα απαραίτητα δεδομένα check-in διαβιβάζονται σε ψηφιακή μορφή - δηλαδή χωρίς έντυπα σε χαρτί. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω ενός προγράμματος περιήγησης στο διαδίκτυο ή μιας εφαρμογής.
Προέλευση: Online check-in για αεροπορικά ταξίδια
Ο όρος online check-in προέρχεται αρχικά από τα αεροπορικά ταξίδια και εμφανίστηκε τη δεκαετία του 2000. Η διαδικασία δίνει τη δυνατότητα στους επισκέπτες να μεταφέρουν οι ίδιοι τα προσωπικά τους δεδομένα, όπως η ημερομηνία γέννησης, η εθνικότητα ή ο αριθμός εγγράφου, στην αεροπορική εταιρεία online. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο στο αεροδρόμιο, αλλά διασφαλίζει επίσης ότι οι εμπιστευτικές πληροφορίες παραμένουν προστατευμένες.
Από την έναρξη της πανδημίας SARS-COV-2 (Covid 19), το ανέπαφο check-in κέρδισε επίσης πολλές εταιρείες για λόγους υγιεινής. Επιπλέον, η ψηφιοποίηση της διαδικασίας check-in έχει περιβαλλοντική συνείδηση.
Άμεσο check-in σε καταλύματα διακοπών
Το ηλεκτρονικό check-in είναι πλέον διαθέσιμο όχι μόνο για αεροπορικά ταξίδια, αλλά και για ξενοδοχεία, εστιατόρια, ενοικιαζόμενα δωμάτια κ.ο.κ. Ιδιαίτερα στην περίπτωση των διαμερισμάτων διακοπών και των εξοχικών κατοικιών, μπορεί να συνδυαστεί πολύ καλά με την ανέπαφη μεταφορά κλειδιών (ή αλλιώς αυτοελέγχου) μέσω ενός κλειδοκιβωτίου, μιας ηλεκτρονικής κλειδαριάς ή μιας έξυπνης κλειδαριάς.
Αυτό εξαλείφει πολύ άγχος για τους οικοδεσπότες και τους ταξιδιώτες, επειδή δεν χρειάζεται πλέον να βρίσκονται στο ίδιο μέρος την ίδια στιγμή. Ειδικά κατά την άφιξη, υπάρχουν συχνά καθυστερήσεις λόγω κυκλοφοριακής συμφόρησης και καθυστερήσεων πτήσεων. Με τον συνδυασμό του online check-in και της μεταφοράς κλειδιών χωρίς επαφή, η άφιξη και η αναχώρηση γίνονται ευέλικτες ως προς τον χρόνο.
Προστασία & ασφάλεια δεδομένων
Εκτός από την υγιεινή και τον παράγοντα του χρόνου, το ζήτημα της προστασίας των δεδομένων αποτελεί επίσης πλεονέκτημα του online check-in. Κατά την κράτηση, συχνά συλλέγονται μόνο τα πιο απαραίτητα δεδομένα, όπως το όνομα, η διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας. Ορισμένες φορές, ωστόσο, οι αρχές απαιτούν πρόσθετες πληροφορίες. Σε αυτή την περίπτωση, το online check-in προσφέρει μια καλή ευκαιρία για την ασφαλή και σύμφωνη με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων μεταφορά ευαίσθητων δεδομένων. Δεδομένου ότι όλα γίνονται online, οι επισκέπτες μπορούν να κάνουν check-in άνετα από το σπίτι ή εν κινήσει με το smartphone τους πριν από την άφιξή τους.
Πώς λειτουργεί το εργαλείο online check-in στη Smoobu;
Με τη λειτουργία online check-in, η Smoobu έχει επεκτείνει περαιτέρω το Channel Manager για ενοικιάσεις διακοπών. Οι οικοδεσπότες μπορούν πλέον να συλλέγουν πρόσθετα δεδομένα από τους επισκέπτες και να τα προωθούν στις αρχές. Η διαβίβαση είναι απλή, ανέπαφη και συμμορφώνεται με τις νομικές απαιτήσεις. Η ενοχλητική συμπλήρωση εντύπων εγγραφής κατά την άφιξη ανήκει πλέον στο παρελθόν. Εάν επιθυμείτε, μπορείτε ακόμη και να ρυθμίσετε τη συλλογή πληρωμών από τρίτους (καταθέσεις) και να αυτοματοποιήσετε την αποστολή της ηλεκτρονικής φόρμας στους επισκέπτες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δύο ημέρες πριν από την άφιξη. Εδώ θα μάθετε βήμα προς βήμα πώς να ρυθμίσετε το online check-in στο Smoobu:
1. Ποια δεδομένα συλλέγονται;
Αρχικά, ορίζετε ποια δεδομένα των επισκεπτών σας θέλετε να ζητήσετε. Μπορείτε να κάνετε διάκριση μεταξύ του κύριου επισκέπτη και των πρόσθετων επισκεπτών. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις -> Online check-in στο Smoobu.
Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ διαφόρων τυποποιημένων πεδίων όπως όνομα, φύλο, εθνικότητα, αριθμός ταυτότητας κ.λπ. Επιλέξτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα πεδία, να απαιτήσετε ηλεκτρονική υπογραφή ή να επιτρέψετε στους επισκέπτες να ανεβάσουν έγγραφα.
Στη συνέχεια, μπορείτε να καθορίσετε το κείμενο που θα εμφανίζεται στη σελίδα της φόρμας.
Για παράδειγμα:
"Αγαπητέ επισκέπτη, Ανυπομονούμε για την επίσκεψή σας. Για την προετοιμασία της διαμονής σας, σας παρακαλούμε να συμπληρώσετε την ηλεκτρονική φόρμα check-in και να μας την αποστείλετε.
Σας ευχαριστώ για την προσπάθειά σας,
Οικογένεια XY"
2. Προετοιμάστε το μήνυμά σας
Τώρα πρέπει να γράψετε ένα σύντομο μήνυμα για τον επισκέπτη σας. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε το κείμενο ως πρότυπο μηνύματος για άλλους καλεσμένους. Στη συνέχεια, στέλνετε το σύνδεσμο για το online check-in.
Μπορείτε να βρείτε τη λειτουργία μηνυμάτων στο Smoobu στην ενότητα Ρυθμίσεις -> Μηνύματα -> Δημιουργία μηνύματος. Προσαρμόστε το μήνυμά σας και φροντίστε να προσθέσετε το placeholder [onlineCheckInLink] στο πρότυπο του email σας.
Τώρα μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να στέλνετε το μήνυμα πάντα χειροκίνητα ή αν θέλετε να το αυτοματοποιήσετε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή αυτού του e-mail αυτόματα" και ορίστε τον χρόνο (π.χ. πάντα δύο ημέρες πριν από την άφιξη).
3. Στείλτε το email
Δίπλα σε κάθε κράτηση θα βρείτε την επιλογή "Αποστολή email". Κάντε κλικ σε αυτήν την επιλογή και επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν θέλετε, μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εδώ. Εάν έχετε επιλέξει την αυτοματοποιημένη αποστολή στο βήμα 3, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα τώρα.
4. Περιμένετε ανατροφοδότηση από τον επισκέπτη
Ο επισκέπτης σας συμπληρώνει τώρα τη φόρμα και σας τη στέλνει πίσω πατώντας ένα κουμπί. Μόλις συμβεί αυτό, θα λάβετε μια ειδοποίηση μέσω email.
5. Πρόσβαση και διαχείριση δεδομένων
Τώρα μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα μέσω του μενού δίπλα στην κράτηση, να τα επεξεργαστείτε ή να τα κατεβάσετε ως αρχείο TXT.
Συμπέρασμα
- Το online check-in εξοικονομεί χρόνο και προστατεύει το περιβάλλον. Οι καλεσμένοι σας μπορούν να κάνουν check-in πριν φτάσουν.
- Αν θέλετε, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την ειδοποίηση για το online check-in και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τίποτα.
- Το check-in είναι ανέπαφο και συμμορφώνεται με τις οδηγίες υγιεινής.
- Μπορείτε να συλλέγετε και να συγκεντρώνετε όλα τα δεδομένα των επισκεπτών σας (διαβιβάζονται σε κρυπτογραφημένη μορφή και δεν μπορούν να τα δουν τρίτοι).