Warum Reinigung und Wartung das Wachstum deiner Ferienwohnung bremsen – und was du dagegen tun kannst

Auf dem Papier sieht der Aufbau eines Kurzzeitvermietungsgeschäfts vielversprechend aus, bis die operativen Herausforderungen auftauchen.

Frag mal einen x-beliebigen Gastgeber, der mehr als ein paar Unterkünfte anbietet, und er wird dir wahrscheinlich dasselbe sagen: Die eigentliche Herausforderung besteht nicht darin, mehr Buchungen zu bekommen, sondern die Unterkünfte sauber, funktionsfähig und gastfreundlich zu halten, ohne dabei Burnout zu bekommen.

Während sich Marketing, Preisgestaltung und Gästekommunikation in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt haben, sorgt der „Offline“-Bereich des Geschäfts – Reinigung und Instandhaltung – nach wie vor für die größten Reibungsverluste. Für viele wachsende STR-Betreiber ist dies der stille Engpass, der alles bremst.

Wachstum deckt operative Schwächen auf

Bei ein oder zwei Unterkünften kann man den Wechsel der Gäste noch manuell verwalten. Du kennst deine Reinigungskräfte beim Namen. Du weißt vielleicht noch, dass in Zimmer 4A die Klimaanlage manuell zurückgesetzt werden muss. Du kannst Lieferanten direkt anschreiben und Sonderwünsche im Blick behalten.

Aber mit Wachstum steigt auch die Komplexität.

Bei 5, 10, 20 oder gar 50 Einheiten schrumpft die Fehlerquote drastisch. Plötzlich koordinierst du die Reinigung in mehreren Inseraten, verwaltest mehrere Lieferantenteams, kümmerst dich um Wartungsnotfälle am Wochenende und jagst Rechnungen und Bestätigungen hinterher.

Und während ein Preisfehler dich vielleicht nur einen kleinen Teil deines Einkommens kostet, können versäumte Reinigungen oder verspätete Reparaturen deinen Ruf ruinieren.

Die Reinigung entscheidet über die Zufriedenheit der Gäste

Sauberkeit wird immer wieder als einer der wichtigsten Faktoren für die Zufriedenheit der Gäste genannt und ist einer der Faktoren, bei denen es am leichtesten zu Fehlern kommt, wenn das dahinterstehende System nicht solide ist.

Betreiber gehen oft davon aus, dass der Reinigungsprozess beginnt, sobald ein Gast auscheckt. In Wirklichkeit können jedoch kurzfristige Änderungen des Zeitplans, Probleme mit der Verfügbarkeit von Lieferanten, unklare Anweisungen oder versäumte Benachrichtigungen zu verspäteten Übergaben, unvollständigen Arbeiten oder gar Nichterscheinen führen.

Und wenn ein Gast ein schmutziges Zimmer betritt, kann der schlechte erste Eindruck während des restlichen Aufenthalts kaum noch wettgemacht werden.

Wartung skaliert nicht von selbst

Wartung ist schwieriger, weil sie oft erst dann als Notwendigkeit erkennbar wird, wenn sie am dringendsten erforderlich ist. Undichte Rohre, eine defekte Heizung oder ein kaputtes Schloss bleiben möglicherweise unbemerkt, bis der Gast darauf hinweist – oder, schlimmer noch, eine negative Bewertung darüber abgibt.

Mit wachsendem Portfolio steigt die Wahrscheinlichkeit, dass irgendwann etwas schiefgeht. Trotzdem verfolgen viele FeWo-Unternehmen immer noch einen reaktiven Ansatz bei der Instandhaltung. Sie kümmern sich um Probleme, wenn sie auftreten, anstatt Systeme zu entwickeln, um sie proaktiv zu erkennen, zu delegieren und zu lösen.

Das führt zu höheren Kosten, mehr Notfallreparaturen und vermeidbarer Frust bei den Gästen.

Der wahre Engpass: Zeitmangel

Das Problem ist nicht, dass FeWo-Betreiber sich nicht um Qualität kümmern. Das Problem ist, dass ein Tag nur begrenzt Zeit bietet und Reinigung und Wartung zwei der koordinationsintensivsten Bereiche des Geschäfts sind.

Die Aufgaben stapeln sich. Ausnahmen werden in WhatsApp-Chats geklärt. Reinigungskräfte vergessen, Fotos zu schicken. Ein Lieferant schreibt „Erledigt!“, aber es gibt keinen Nachweis dafür. Du verbringst mehr Zeit mit Nachkontrollen als mit dem Ausbau deines Geschäfts.

Das ist der Moment, in dem viele STR-Unternehmen stagnieren – nicht weil die Nachfrage fehlt, sondern weil das Betriebssystem eine weitere Skalierung nicht unterstützt.

Das Unsichtbare automatisieren

Die STR-Branche hat Automatisierung auf der Gästeseite eingeführt – mit intelligenten Schlössern, Messaging-Plattformen und Preisgestaltungstools. Wenn es jedoch um den Betrieb geht, verlassen sich viele Gastgeber immer noch auf Patchwork-Systeme: eine Buchungsplattform hier, ein gemeinsamer Kalender dort, einige Tabellenkalkulationen und eine erhebliche mentale Belastung.

Aber wenn dein Portfolio wächst, brauchst du mehr als Erinnerungen und gute Vorsätze. Du brauchst einen Workflow, der im Hintergrund läuft und weiß, was zu tun ist, ohne dass du ihn dazu auffordern musst.

Überwinden Sie Engpässe mit TIDY & Smoobu

Hier kommt TIDY ins Spiel.

TIDY ist eine innovative Plattform zur Automatisierung und Verwaltung von Reinigungs- und Wartungsaufgaben für Anbieter von Kurzzeitvermietungen. Durch die direkte Integration mit Smoobu werden Buchungen in Echtzeit mit operativen Funktionen verknüpft, sodass bei jedem Check-out automatisch die richtige Reinigung für die richtige Immobilie ausgelöst und dem richtigen Anbieter zugewiesen wird.

So hilft es dir:

• Automatisierte Planung: Aufgaben werden auf Basis der Buchungsdaten erstellt und aktualisiert – ohne manuelle Übergaben.
• Individuelle Anweisungen pro Objekt: Reinigungskräfte erhalten genau das, was sie brauchen, zugeschnitten auf jede Einheit.
• Fotoüberprüfung und -bewertung: Jeder Auftrag umfasst Vorher-Nachher-Fotos, die auf ihre Qualität überprüft werden.
• Wartungs-Workflows: Probleme werden protokolliert, zugewiesen und bis zur Lösung verfolgt.
• Automatische Nachbestellung: Halte deine Objekte immer gut mit Vorräten versorgt, ohne manuelles Nachverfolgen oder Notfallbesorgungen.

Es ist ein System, das Property Manager unterstützt und Betreibern Klarheit verschafft, ohne dass sie sich um Kleinigkeiten kümmern müssen.

Wachstum erfordert bessere Systeme.

Ein Short-Term-Rental-Unternehmen zu skalieren bedeutet, über Buchungen hinauszudenken. Es bedeutet, eine Grundlage zu schaffen, auf der der Betrieb auch in stressigen Zeiten reibungslos läuft.

Reinigung und Wartung werden immer wichtig sein, aber sie müssen nicht überwältigend sein.

Mit der richtigen Infrastruktur, wie der Integration zwischen Smoobu und TIDY, kannst du Engpässe beseitigen, die Kontrolle übernehmen und selbstbewusst wachsen.